¿Un software en la nube es mejor que el software de escritorio? Una pregunta que tal vez no hubiese tenido una respuesta sencilla en el contexto de pre pandemia.

A la luz de Covid-19, sí podemos evaluar que tener un software en la nube se convirtió en una ventaja durante la pandemia: quienes usaban este tipo de productos para la gestión administrativa y escolar sostuvieron de inmediato las actividades desde casa.

Mientras que los usuarios de software de escritorio enfrentaron las limitaciones que este tipo de herramientas supone, como poder acceder solo desde el equipo donde estuviera instalado.

Software de Escritorio o Software en la Nube para Colegios ¿Cuál es Mejor?

Comencemos con aclarar qué es cada uno.

El software de escritorio, o software on-premise, está instalado en el equipo donde se va a ejecutar; es decir, para acceder a tu programa de gestión tenés que hacerlo siempre desde esa PC o notebook, por caso.

Además, es necesario tener equipos con características técnicas adecuadas para que funcione correctamente (memoria, placa de video en algunos casos, por nombrar los más inmediatos).

Un software en la nube, o cloud computing, está alojado en una infraestructura digital especializada y desarrollada por un proveedor. Podés ingresar a esta plataforma desde cualquier dispositivo con internet y acceder a la información automáticamente.

Principales Diferencias entre un Software Contable o Administrativo de Escritorio y un Software en la Nube para Colegios

¿Qué es la Nube?

Se llama “la nube”, o cloud, a un grupo de servidores remotos que permiten ofrecer servicios y herramientas en línea, sin necesidad de ocupar el disco duro de una PC o notebook.

Por ejemplo, Gmail, Google Drive, la banca electrónica o Dropbox son algunos servicios reconocidos y confiables que funcionan en la nube.

¿Qué es la Nube de Almacenamiento y/o Nube Informática?

Uno de estos servicios de la nube es el almacenamiento de información: videos, fotos, audios, documentos y hasta bases de datos.

A Qué Nos Referimos con Software Contable o Administrativo de Escritorio

Es un programa que te permite realizar la gestión administrativa efectiva de forma automatizada. Físicamente, está instalado en los equipos del colegio y solo se puede usar desde allí.

Comparativa: Software en la Nube para Colegios vs. de Escritorio

Estas son los principales aspectos que diferencian a un software de escritorio de un software en la nube:

Seguridad

Cuando contratás servicios en línea, toda la infraestructura de servidores, almacenamiento de datos y seguridad en la nube están garantizados por el proveedor. El sistema está preparado para funcionar en todo momento, además previenen posibles pérdidas de datos, por ejemplo, al hacer copias de seguridad.

Con un software de escritorio la seguridad de la información depende del colegio: hacer copias de seguridad, acceso exclusivo de personas autorizadas, cuidar la integridad de los equipos, entre otros. La vulnerabilidad es mayor cuando el personal no está preparado para esas tareas.

Actualizaciones

Si tu software de escritorio expira o salen nuevas versiones, es necesario contactar a tu proveedor y agendar la implementación.

Con los servicios en la nube estos cambios están disponibles inmediatamente para los usuarios, sin necesidad de realizar instalaciones o procesos adicionales, que podrían, incluso, aumentar los costos iniciales de la inversión.

Disponibilidad

Si tu computadora tiene alguna falla, por ejemplo, no podrás acceder a los datos que están registrados en el software de escritorio.

Mientras que con las opciones en la nube, no tenés que preocuparte por la infraestructura: el proveedor garantiza acceso vía web para que puedas revisar tu información en cualquier momento, lugar y con cualquier dispositivo con acceso a internet.

Facilidad de Uso e Implementación

La implementación de un software en la nube se puede realizar de forma remota, solo creando tu perfil de acceso en Internet. Todas las configuraciones ya han sido realizadas por el proveedor y solo te tenés que preocupar por usarlas eficientemente.

En el caso de los software de escritorio el proceso es presencial y más complejo, porque toda la instalación y configuración debe hacerse desde cero en las computadoras del colegio.

Costo de Implementación y Ejecución de un Software de Gestión Administrativa en la Nube

Comprar un software de escritorio puede parecer una inversión única: lo compro, lo instalo y tengo el servicio en el colegio. Sin embargo, es preciso considerar que, si tus equipos están obsoletos, no podrán ejecutar el programa y tendrás que actualizarlos a los requerimientos del software.

Otro aspecto importante es saber que las licencias deben renovarse regularmente, así como las actualizaciones del programa, por lo tenés que considerar estos costos para el futuro próximo.

Contrario a la creencia común, un software de gestión administrativa en la nube no tiene un costo imposible de manejar por empresas más pequeñas. En ocasiones, los servicios están bajo la modalidad “bajo demanda”, así pagás una mensualidad correspondiente al uso que hacés de la plataforma.

Por otro lado, el programa es actualizado constantemente, sin instalaciones adicionales y sin necesidad de comprar equipos más modernos.

Compatibilidad

¿Tenés otros software o herramientas que te ayudan en tu gestión administrativa? Es importante asegurarse si los podrás integrar o poner a trabajar en conjunto con el nuevo programa.

Los software on-premise pueden ser más cerrados en ese aspecto que los software alojados en la nube. Tareas como la integración de nuevos medios y entes de pagos son más sencillas en el caso de los software en la nube, por citar un ejemplo.

Conexión de usuarios

Una de las limitaciones del software de escritorio es que solo una persona puede gestionarlo en la máquina que ha sido instalado. Mientras que los servicios en la nube permiten conexiones multiusuario.

Esto quiere decir que varias personas pueden ingresar a la plataforma, cada una con su usuario y contraseña, para trabajar en paralelo al mismo tiempo. Es una forma de agilizar el trabajo y las tareas sean realizadas en menor tiempo.

Conclusión

La importancia de tener un software en la nube y sus ventajas sobre los software de escritorio se han hecho más evidente durante la pandemia por Covid-19.

Durante esta situación extraordinaria, los software en la nube facilitaron el proceso de trabajar a distancia, gracias a sus características de mayor adaptabilidad, flexibilidad, fácil conexión y uso que comentamos.

Para los colegios usuarios de sistemas en la nube, fue más sencillo retomar la gestión administrativa, mientras que aquellos con programas de escritorio se vieron obligados a pensar nuevas estrategias para poder seguir funcionando en la la distancia, generando retrasos y, posiblemente, nuevos gastos en el departamento administrativo.

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