Consejos para administrar tu Institución en tiempos de Pandemia

por 13, May, 2020Administración, Blog

El momento que está atravesando Argentina no tiene precedentes. Las personas que son la fuerza laboral del país hace más de 50 días que se encuentran cumpliendo el aislamiento obligatorio en sus casas. Algunos, con el privilegio de estar haciendo “home office” y otros, simplemente aguardando con ansias a que todo pase.

Esto acarrea muchísimas consecuencias económicas que afectan a todos los sectores, y aún más a la educación. Los colegios para muchas familias suele ser uno de los últimos servicios a abonar en el orden de prioridades, y cuánto más si el sueldo escasea.

La pandemia está afectando de gran manera a los colegios, es por esto que compartimos algunos consejos de colegas para que puedan consultar en este difícil momento.

Entrevistamos a Fernando Castro, administrador del Instituto Salesiano Domingo Savio de Córdoba y a Cecilia Valente Administradora del Instituto Salesiano San Antonio de Padua de la misma localidad. Compartimos con ustedes lo conversado.

 

¿Cuáles fueron los principales desafíos vinculados a la situación actual que se presentaron en las instituciones que administran?

 

Cecilia: El principal desafío fue la forma de comunicarnos con los padres para enviar la información. No teníamos todos los contactos, pero hasta que logramos obtenerlos nos comunicamos con “Padres Referentes” para que ellos reenvíen al resto.

En el caso de la administración para el envío de cupones de pago, no teníamos todos los mails por lo que tuvimos que recopilar los correos electrónicos para subirlos a AULICA, nuestra herramienta de gestión.

Por otro lado, en lo que respecta a los pagos tuvimos una dificultad con un importante porcentaje de los padres que se manejan por Pago Facil u otros medios de cobro.

Otro desafío fue manejar el tema de la jornada laboral. Terminaba trabajando todo el día y sin un orden por objetivos, pero al tiempo logré organizarme.

Fernando: El principal desafío fue la comunicación. Tanto lo que tiene que ver con el aspecto pedagógico como en el envío de cupones en la parte administrativa.

¿Cómo resolvieron estos desafíos?

 

Cecilia: Utilizando las siguientes herramientas:

  • AULICUM: para comunicarnos con los papás y enviar los cupones de pago.
  • Whatsapp
  • Google Drive: para el personal administrativo
  • Google Form: para obtener información sobre los padres
  • Redes (instagram y facebook) para comunicar

Fernando: Por suerte, desde antes ya veníamos usando algunas herramientas, por lo que el cambio no fue tan abrupto. Las que usamos son:

  • AULICUM: Nos sirvió para enviar los cupones de pago
  • Google Drive facilitó muchas cosas para el trabajo en equipo
  • Y empezamos a utilizar plataformas masivas y gratuitas: whatsapp, instagram, facebook y página web del cole que es un mecanismo formal e institucional.

 

¿Qué medidas internas han tomado en sus colegios que puedan ser replicables para otras instituciones?

 

Cecilia: Los puntos claves son la comunicación, el trabajo en equipo y apoyarse en la tecnología. Es importante que todos manejen la misma información por lo que tenemos reuniones de directores por medio de ZOOM o meet.

La Cobranza automática fue clave para este momento, nos ayudó muchísimo tener débito automático. Tenemos un gran porcentaje de papás que usan ese medio de pago, ya que se ofrece al momento de la inscripción.

Fernando: Se aplicaron cambios en el manejo de información y los mails, cada uno tenía su mail personal e iba recibiendo información de todos lados. Por eso, empezamos con el proceso de crear mails para que cada miembro del personal tenga redes de dominio institucional.

Con esas cuentas, dan acceso a las plataformas virtuales y conferencias. Hay un administrador que da de alta y baja esas cuentas para llevar un control.

Hoy en día, cambió la comunicación que faltaba actualizar hace muchos años en las instituciones. En la institución que administro, se buscó tener un espacio donde se gestione y se filtre el tema de la comunicación, que haya una persona especializada que la gestione y defina por qué canal debería ir.

Antes cada persona que comunicaba usaba su canal preferido y no había nada unificado.

¿Cuáles serían estos “Consejos para Administrar Colegios en Tiempos de Pandemia”?

 

Cecilia:

  • Comunicación fluida pero restringida a horarios, para el bienestar de toda la comunidad.
  • Empezar a trabajar por objetivos.
  • Los Mails ayudan muchísimo
  • Subir todo a la nube (Drive) aporta mucho

Si pudiera dar un consejo a mis colegas sería, ver cómo mantener lo financiero, acomodar los pagos y mantener la cobranza como principal objetivo. Tener buena comunicación con los papás y elaborar una respuesta unánime para todas las personas del equipo (profesores, administradores, directivos) frente a los problemas. Es decir, que haya un mismo mensaje.

Fernando: Ser comunicativos. Es un error que en esta situación el contacto con el papá sea simplemente el hecho de cobrar la cuota. No reducir la gestión administrativa sólo a cobrar, debemos ser receptivos a la realidad que está pasando la familia.

Es importante en la administración poder diferenciar cuales son los casos de deudores crónicos, que no es cuestión de la pandemia, de los padres que pagan siempre y ahora están complicados por la situación.

No meter todos en la misma bolsa, sino segmentar y tratar de acercarse a los padres. Reconocer el esfuerzo de los que SI están pagando. Hacer saber que necesitamos de ese esfuerzo para mantener la economía del cole.

Conclusiones

 

Vemos que las soluciones que se repiten en ambos colegios son la comunicación con las familias, el trabajo en equipo, tener la información en la nube y apoyarse en las herramientas tecnológicas. Esperamos que estos consejos sean útiles para tu institución.

En caso de que seas Administrador o Representante Legal de algún Colegio y quieras compartir tu consejo para administrar instituciones en tiempos de pandemia, te pido que nos escribas a info@aulica.com.ar para que podamos recopilar la información y difundirla al resto de los colegios.

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