¿Realizás control presupuestario en tu colegio?

Si tu respuesta es afirmativa, sabes que la planificación es la base de una gestión administrativa y contable eficiente. Ya sea que estés buscando ideas para optimizarlo o has empezado a pensar en ello, te ayudamos a conocer los beneficios para tu institución.

El Control Presupuestario y la Gestión Escolar: una Materia Pendiente en la Mayoría de los Colegios

Cuentas por pagar, definir estrategias para reducir la morosidad, renovar inscripciones, pagar salarios, realizar mantenimiento del edificio, reuniones con tutores y padres… Son muchas las actividades del día a día que agobian al personal administrativo.

En este contexto, es usual que muchos colegios dejen de lado la planificación a largo plazo, por considerar que no funcionará, que es imposible de lograr y que tienen demasiados problemas que resolver ahora, sin tiempo de pensar en el futuro.

La realidad es que definir cómo será el control presupuestario a largo plazo comenzará a reflejarse en una mejor gestión, de manera inmediata. Entonces, el primer paso es cambiar esa idea de que “vamos a perder tiempo” planificando.

El control presupuestario permite planificar tu presupuesto, así como hacer seguimiento y verificar si tus objetivos contables se están cumpliendo.

¿Qué es el Control Presupuestario? Definición

Se refiere a todas las actividades, herramientas y mecanismos que permiten hacer un seguimiento del presupuesto, en función de identificar el uso adecuado de los recursos y según lo planificado.

¿Cuál es el Objetivo del Control Presupuestario?

¿Cómo sabes si tu balance entre ingresos y egresos se cumple y tu colegio no está en riesgo de entrar en déficit? Gracias al control presupuestario, que además es útil para verificar si los objetivos contables del período en curso se están cumpliendo.

En general, permite verificar y monitorear el estado real de tus finanzas, así como ayudarte a tomar las medidas necesarias al momento de realizar reajustes.

El impacto y los beneficios del control presupuestario se perciben en distintos ámbitos. Repasemos algunos de ellos.
Beneficios del Control Presupuestario

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Control Contable

Tenés la posibilidad de llevar un mejor manejo de tu presupuesto, al definir qué acciones vas a tomar para garantizar el buen uso de los recursos, verificar si estás logrando tus objetivos, comparar con periodos anteriores, corregir desviaciones a tiempo y tomar decisiones con base en datos certeros.

Control de la Gestión de la Escuela

En un plano más general, si sabes en qué estado está tu presupuesto, podrás organizarte y tomar decisiones más acertadas en las distintas áreas de la escuela.
Será posible planificar un mayor bienestar y mejoras entre el personal docente, las áreas administrativas, de mantenimiento, estructura, equipos, entre otros.

Anticipo de Problemas de Gestión Escolar

Al hacer un seguimiento constante del presupuesto y los resultados generados, es más fácil predecir y prever si tus objetivos se van a cumplir o definir qué cambios aplicar para poder alcanzarlos, incluso en relación con cuestiones vinculadas a la calidad educativa (compra de software, viajes educativos, reformas edilicias, etcétera).

Establecimiento de Metas de Gestión Administrativa Escolar

Cuando se elabora un presupuesto es necesario fijar objetivos para asignar adecuadamente esos recursos. Al revisar el comportamiento contable en los últimos periodos, es más sencillo definir metas de gestión alcanzables, realistas y adecuadas a nuestra realidad.

La planificación es clave para las buenas finanzas de tu colegio. Descubrí cómo el control presupuestario puede ayudar a hacer un mejor usos de tus recursos.

El Proceso de Control Presupuestario, Paso a Paso

El control presupuestario puede dividirse en diversas fases, utilizando alguna de las diferentes metodologías de gestión de proyectos. Estas destacan entre las esenciales:

• Planificación: Analizar el periodo anterior, definir nuevos objetivos, las tareas para alcanzarlos y cómo se invertirá el presupuesto.
• Ejecución: Es el momento de poner en práctica el plan.
• Control y monitoreo: para que un control presupuestario sea efectivo, es fundamental revisar constantemente lo que está sucediendo en nuestras finanzas y así tener un panorama claro y tomar decisiones a tiempo.
• Evaluación: Ya sea mensual, trimestral, semestral o anual; es necesario comparar si los resultados están acorde con los objetivos planteados.
• Ajustes: En caso de que los objetivos no se estén alcanzando, se deben realizar ajustes y cambiar algunos aspectos de nuestro plan. Aquí se reinicia el ciclo.

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ALT: El control presupuestario puede dividirse en diversas fases.

Expectativa Vs. Realidad: las Variaciones entre un Presupuesto y la Situación Real

Llevar un control presupuestario no te exime de tener algún problema financiero. Algunos factores internos (errores contables, falta de previsión, fallas en la ejecución) o externos (menor demanda, cambios legales, pandemia) pueden afectar tu gestión escolar.

Lo importante es que estás en capacidad de detectarlos a tiempo y poder ajustar tu plan.

Principales Técnicas y Modalidades de Llevar a Cabo un Control Presupuestario

Existen diferentes formas de llevar a cabo tu control presupuestario, las que varían de acuerdo con tus necesidades y filosofía de trabajo. Sin embargo, la tecnología puede ser tu aliada en esta tarea con un software especializado.

Todo lo que tenés que saber sobre un software administrativo para tu colegio es lo que te permitirá:

• Optimizar las tareas de tu departamento administrativo.
• Mejor seguimiento del presupuesto.
• Centralizar y organizar la información contable y gestión administrativa en un solo lugar.
• Disponer de esa información a un clic de distancia y 24/7.

¿Por Qué es Importante Llevar el Control Presupuestario en la Administración Escolar?

El control presupuestario es la manera más eficiente de gestionar y usar los recursos escolares. Si aún no lo incorporas como parte de tu gestión administrativa, es momento de dar los primeros pasos y comenzar a implementar algunos cambios con tu equipo.

Un software especializado puede ser un gran aliado al momento de llevar tu control presupuestario: automatiza tareas y facilita el monitoreo del departamento administrativo.

Conclusión

Uno de los métodos más recomendados para llevar una gestión contable eficiente es aplicar el control presupuestario. De esta manera, podrás planificar y hacer seguimiento del uso que se está haciendo de las partidas y recursos asignados, para detectar variables a tiempo.

El control presupuestario permite mantener un balance entre los ingresos y egresos, al tiempo que ofrece la oportunidad de tomar mejores decisiones financieras, adecuadas a la realidad de tu colegio.

Además, ya existen software especializados que facilitan esta tarea y potencian mejoras a largo plazo en el manejo de unos recursos siempre acotados.

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