En la actualidad, a los desafíos que habitualmente tiene el trabajo en equipo se le suma la modalidad del trabajo remoto. Y el desafío es mayor en las escuelas, porque la opción del home office no fue elegida, sino que se impuso de un día para el otro.

Cada uno de los equipos escolares, docentes, directivos, administrativos y de gestión, tuvo que hacer frente a una modalidad de trabajo que no estaba incorporada en el ámbito escolar, ni se la había pensado para el mediano plazo.

Así es que de pronto nos encontramos cada uno trabajando desde casa, adaptándonos a una nueva normalidad y procurando mantener estándares de eficiencia y calidad de trabajo.

Unos meses después, con la modalidad de teletrabajo ya funcionando de lleno, nos proponemos pensar juntos en algunas estrategias que pueden servir a la hora de mantener alta la motivación del equipo administrativo.

La Motivación del Equipo Administrativo Escolar en Épocas de Pandemia y Trabajo Remoto

Una vez adaptados a la modalidad del trabajo remoto es tiempo de pensar estrategias que sostengan al equipo de trabajo motivado desde lo individual, para que ese incentivo se traslade a los resultados.

Sin caer en un discurso centrado en la productividad, es necesario buscar estrategias y herramientas que mantengan motivado al equipo administrativo escolar, sobre todo, pensando que el contexto de pandemia y cuarentena ya aporta cierto nivel de zozobra en los estados de ánimo de las personas.

Ideas Prácticas para Mantener a Tu Equipo Administrativo Motivado Aún en Trabajo Remoto

Algunas ideas sencillas, que revisaremos a continuación, permitirán mantener a los integrantes del equipo incentivados de manera tal que no se resientan los objetivos del equipo administrativo, en particular, y de la institución en general.

Propiciá las Reuniones Online

Organizá reuniones semanales con todos los miembros del equipo. Se pueden dedicar algunos minutos a temas más sociales y luego avanzar sobre las cuestiones propias de la administración escolar.

En el mercado hay disponibles gran cantidad de aplicaciones que permiten organizar videollamadas y teleconferencias sin tener que tomar una suscripción de pago. Zoom, Meet, Jitsi son algunas de ellas.

También, es posible organizar reuniones a través de los grupos de WhatsApp o “vivos” desde las cuentas de You Tube, Facebook e Instagram, entre otras redes sociales.
Se trata, en todos los casos, de elegir la aplicación que mejor resulte y convenga, conforme la realidad de tu equipo de trabajo, y seguir algunas pautas que detallamos a continuación.

Trabajo Remoto: Sobre la Frecuencia y Modalidad de las Reuniones

Organizá una agenda para que las reuniones sean efectivas y no generen agotamiento ni sensación de perder el tiempo. El clima debe ser ameno y distendido, pero sin descuidar que se trata de una reunión de equipo con unos objetivos y sentido definidos de antemano.

Organizar reuniones semanales parece la mejor opción. Sin embargo, debes estar atento a las señales del equipo. Quizá tengan que hacer frente a otras cuestiones (estudios, reuniones de padres de las escuelas de sus hijos, etcétera) que también los requieran frente a las pantallas.

En ese caso, puede que organizar reuniones cada quince días resulte más productivo que hacerlo semanalmente.

Reuniones «Cara a Cara», Aunque Sean en Contexto de Trabajo Remoto

Las reuniones “cara a cara” durante la modalidad de trabajo remoto son una manera muy efectiva de mantener alta la motivación del equipo.
Organiza las reuniones con tiempo e invita al equipo a conectarse con la cámara encendida. Es fundamental que todos se sientan a gusto con la idea y se sumen de buena gana.

El respeto en este punto es fundamental. No se debe forzar a nadie a encender la cámara. No olvidemos que cada casa es un mundo y la cuarentena ha obligado a convivir 24/7. Sé respetuoso de los espacios y tiempos personales del equipo.

Seguí de Cerca la Gestión del Rendimiento de tu Equipo Administrativo

Mantente al tanto de lo que sucede caso por caso: ¿un integrante tiene dificultades con el servicio de internet? ¿Todos los miembros cuentan con los equipos necesarios para trabajar adecuadamente?

Seguir de cerca el rendimiento del equipo bajo la modalidad de trabajo remoto provee pistas acerca de lo que puede estar pasando. Y en este sentido mantener todos los canales de comunicación abiertos es, sin dudas, lo que marcará la diferencia. No des nada por sentado: pregunta, pregunta y pregunta.

Apoyá y Alentá a Tu Equipo Administrativo desde la Distancia

Reconoce el trabajo de cada uno de los integrantes, así como los logros alcanzados por el equipo.

Rezoforzá los aspectos positivos y presentá tanto las debilidades como oportunidades. La pandemia por COVID-19 ha inaugurado un tiempo inédito, donde todo está por decirse.

Alentá a tu equipo a aceptar la contingencia como un desafío. Aun con un presupuesto bajo es posible pensar algunas intervenciones:

• Proponé lluvia de ideas sobre algunas cuestiones clave que afecten al equipo.
• Diseñá capacitaciones específicas con algún miembro del equipo que pueda responder sobre un tema en particular.
• Invitalos a alguna conferencia o disertación breve on line con algún experto.
• Habilitá un canal de preguntas y respuestas para dar soluciones rápidas a problemas que se puedan presentar.
• Organizá un panel mensual donde puedan volcar situaciones que los sorprendieron, por ejemplo.

Proponé Actividades Virtuales de Trabajo en Equipo

Organizá con cierta frecuencia actividades virtuales de trabajo en equipo. Pueden utilizar algunas herramientas como Trello o Jira, incluso puede ser el calendario de Gmail. Si el horario disponible para el trabajo coincide, ¿por qué no hacerlo por teleconferencia?

Si bien las áreas administrativas de los colegios suelen implicar tareas que se realizan en solitario, en este contexto de trabajo remoto es fundamental encontrar espacios comunes, con un tipo de liderazgo más cercano, que haga sentir clave a cada integrante del equipo.

Trabajo Remoto: Proporcionales las Herramientas Necesarias para Cumplir sus Tareas y Objetivos

Finalmente, asegurate de que el equipo de administración disponga de las herramientas más adecuadas para llevar a cabo su trabajo. Son tiempos difíciles por la situación económica que ha generado la pandemia, así que más que nunca es clave la administración de los recursos escolares.

Un software de gestión escolar, específico y disponible en la nube, como el de Aulica, es una importante herramienta de teletrabajo. No solo facilita las tareas administrativas, sino que además está vinculado con la gestión de estudiantes por lo que facilita la comunicación institucional externa e interna.

Como está en la nube, no se requiere de mayor inversión en equipos costosos y garantiza que cada uno de los integrantes del equipo acceda a datos siempre disponibles y actualizados, con lo que se gana en eficiencia en el manejo de la información para la toma de decisiones.

Conclusión

Sin dudas, el teletrabajo o trabajo remoto implicó un desafío inmenso para las instituciones escolares que de pronto se vieron obligadas a adaptarse a una realidad de trabajo que les era absolutamente desconocida.

Pasado el impacto inicial, es tiempo de mantener alta la motivación del equipo, sobre todo en las áreas administrativas, ya que son las que a diario deben hacer frente a la situación económica que ha generado la pandemia.

Algunas ideas sencillas, aplicaciones sin cargo y la gestión a través de un software en la nube son herramientas y estrategias sencillas y de bajo costo para mantener el equipo motivado en el largo plazo, aun en el home office.

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