La toma de decisiones estratégicas es de por sí un proceso complejo. En primer lugar, implica un análisis exhaustivo de la situación, que será incluso más profundo si se trata de resolver cuestiones financieras. Aquí, contar con información actualizada y siempre disponible significará un plus de valor.

A nivel individual, las decisiones estratégicas pueden tomarse con la ayuda de una hoja de papel, donde se escriben y visualizan los pros y los contras. Pero a medida que las decisiones son más importantes e involucran organizaciones más complejas, no es tan fácil dirimir qué hacer.

Las decisiones estratégicas son las que nos acercan a los objetivos y las metas institucionales. Pero a la vez, una mala decisión puede conducir a un error cuyas consecuencias sean negativas en diversos planos.

En este artículo, abordaremos 7 claves imprescindibles para que puedas tomar las mejores decisiones en beneficio de tu institución educativa.

Las decisiones estratégicas nos aproximan al cumplimientos de los objetivos y las metas institucionales. Además, previenen errores que tendrían un costo significativo en cuanto a tiempo y dinero.

¿Por qué es importante tomar decisiones estratégicas?

El alcance del impacto positivo que una decisión puede tener sobre la institución educativa da cuenta de su importancia. Ya sea que se trate de invertir o de pedir un crédito financiero, la finalidad es siempre ofrecer una educación de calidad, integral e innovadora.

Por lo general, quien debe tomar las decisiones de orden financiero-económico es la persona (o el equipo de trabajo) que funciona como representante legal. Dichas elecciones deben acercar a la institución educativa al cumplimiento de sus objetivos principales.

Factores que afectan la toma de decisiones estratégicas

Existen múltiples factores que pueden afectar la toma de decisiones en una institución educativa. Algunos son de carácter interno, y están referidos a los procesos que ocurren dentro de la organización.

Entre los fenómenos que pueden conducir a la toma de decisiones poco afines con los objetivos organizacionales, encontramos: la falta de liquidez, los problemas en la gestión comercial, los riesgos operativos y laborales o los errores en la estrategia diseñada para llevar a cabo la decisión tomada.

Pero los factores que afectan el proceso decisional también pueden ser externos, es decir, ajenos a la Institución. Por ejemplo, los conflictos macroeconómicos, de sanidad, políticos o de acceso a un crédito, entre otros.

Existen múltiples factores que pueden afectar la toma de decisiones en una institución educativa. Algunos son internos —propios de la organización— y otros externos.

Recomendaciones imprescindibles para la toma de decisiones estratégicas

A continuación, te dejamos 7 consejos para tener en cuenta a la hora de tomar decisiones estratégicas:

#1 Conocer los datos contables

Foto de Pixabay. Licencia CCO.

Las decisiones estratégicas siempre deben considerar los aspectos financieros básicos de la institución. Para ello, es necesario disponer de datos actualizados y confiables.

Contar con un sistema administrativo y contable que sea moderno y específico —para la gestión de escuelas, por ejemplo— facilita el acceso a los reportes toda vez que sea necesario. De esa forma, cualquier decisión estratégica podrá tener por base datos seguros.

Caso contrario, se puede caer en el error, por ejemplo, de tomar un crédito o hacer una gran compra sin tener en cuenta la situación actual de la institución en cuanto a liquidez o erogaciones imprevistas. Del mismo modo, será necesario considerar la situación que vivirá la institución en los meses siguientes.

Para tomar una decisión financiera acorde con las necesidades de la institución, es imprescindible contar con datos contables actualizados y fiables.

#2 Establecer objetivos específicos

La toma de decisiones estratégicas debe estar abocada a lograr los objetivos específicos de la institución educativa. En este sentido, es importante tener en claro cuáles son las metas actuales y los pasos por seguir a medida que se vayan alcanzando.

Un asunto relevante respecto de los objetivos es que estos deben ser realistas en relación con las posibilidades de la institución. Algunas organizaciones utilizan como criterio de base la técnica de objetivos SMART, es decir, fijan y cumplen objetivos:

• S: específicos
• M: medibles
• A: alcanzables
• R: realistas
• T: temporales

Si quieres descubrir cómo implementar objetivos SMART en tu institución educativa, te invitamos a leer nuestro post “Cómo idear un plan de capacitación para implementar un software en tu colegio”. Allí te contamos cómo diseñar un plan de capacitación que tenga por base la metodología SMART.

#3 Contar con información sobre diferentes alternativas

Establecer unos objetivos específicos y tomar una decisión acorde con ellos requiere contar con la mayor cantidad de información posible y conocer diferentes alternativas.

Mientras más alta sea la calidad de la información y mayor la cantidad disponible, mejores serán las condiciones para definir metas. De este modo, será también más fácil identificar los pasos que se deberán seguir.

Foto de Pixabay. Licencia CCO.

#4 Evitar precipitarse

La toma de decisiones estratégicas es muy importante para una institución, en tanto ellas determinan el camino por seguir y los objetivos por cumplir. Debemos tener en cuenta que una decisión equivocada puede, en ocasiones, desatar un problema mayor que el original.

Por ello, es importante analizar los datos contables de la institución, tener siempre presentes sus objetivos específicos y analizar si son realizables o no. Además, deberán considerarse los plazos requeridos para su cumplimiento. De esta forma se evitará encarar un trabajo quizás inalcanzable para la actualidad institucional.

#5 Ser racional

En ocasiones, ansiamos ver nuestros objetivos cumplidos cuanto antes y nos dejamos llevar por las emociones del momento. Entonces, olvidamos el análisis de los reportes contables o del contexto institucional.

Sin embargo, lo ideal a la hora de tomar una decisión estratégica es poder confiar en pronósticos hechos a partir de los datos verídicos de la institución. De esta forma, las decisiones estarán ancladas en sus posibilidades reales.

Y cuando hablamos de confianza, no solo nos referimos a la credibilidad de unos datos veraces y actualizados sino también a la posibilidad de aceptar que no siempre el momento actual es el mejor momento. Se trata, en este sentido, de esperar y jugar con cartas sólidas.

#6 No dejarse influenciar

Es importante tener en cuenta que cada institución educativa debe analizar su situación financiera particular y tomar sus propias decisiones estratégicas. Estas últimas no deben estar nunca influidas por lo que ocurre en otros colegios.

Por lo tanto, toda inversión, opción financiera y decisión estratégica que asumas deberán tener en cuenta exclusivamente las características, posibilidades y objetivos de tu escuela. De este modo podrán alcanzarse resultados positivos.

La mejor decisión es siempre aquella que parte de y se apoya en la realidad institucional. En este sentido, la experiencia del equipo y los datos que pueda aportar son claves para alcanzar el éxito a partir de cualquier decisión que se tome.

#7 Aprender de los errores

Como sostiene el saber popular, quien no aprende de los errores del pasado está condenado a repetirlos. En materia de toma de decisiones, todo lo que se haya hecho hasta el momento sirve como experiencia. Sea bueno o malo.

Así, debemos tomar nota de aquello que salió mal para evitar repetir esas mismas fallas en nuestras decisiones futuras. Entonces, contar con un sistema de archivos que dé cuenta de las decisiones que se tomaron y de sus resultados es fundamental.

En este sentido, trabajar con métricas e indicadores de gestión facilita las tareas de seguimiento y revisión. Además, este es uno de los puntos clave de los objetivos SMART: medir los resultados a fin de implementar los cambios que sean necesarios.

Gestiona con eficiencia las actividades financieras de tu colegio con Aulica

Aulica es un software de gestión administrativa y contable específicamente diseñado para las escuelas. Entre sus muchos beneficios, te permitirá gestionar con eficiencia las actividades diarias y obtener los reportes necesarios para la toma de decisiones estratégicas.

Con su ayuda, podrás gestionar la facturación masiva y las recaudaciones de tu institución de manera centralizada y fácil y la automatización de la contabilidad. Asimismo, serás capaz de asentar y dar seguimientos a los pagos y los cobros e, incluso, ofrecer diversos medios de pago.

Todas las que acabamos de mencionar son actividades esenciales en vistas a una buena previsión financiera para tu institución. Y como además Aulica garantiza la trazabilidad de cada dato, genera reportes de manera automática, algo de suma importancia para tomar decisiones estratégicas.

Te invitamos a ver nuestro video Aulica para colegios, a fin de que conozcas mejor todas las herramientas de nuestro sistema:

Conclusión

Para tomar decisiones estratégicas en el marco de una institución educativa, y en especial si estas decisiones son financieras, es indispensable contar con reportes contables actualizados. Además, deben considerarse todos los aspectos fundamentales para una buena gestión organizacional:

• tener metas y objetivos claros;
• tomar decisiones racionales con base en la información recabada;
• dar seguimiento a las acciones implementadas con el fin de evitar repetir errores;
• y aplicar los cambios necesarios a la mayor brevedad.

Desde Aulica podemos acompañar el camino de tu institución. Nuestro software garantiza reportes —automáticos y manuales— que te ayudarán en la toma de decisiones financieras y, además, te servirá para gestionar de manera simple y eficiente la administración escolar.

Más de 300 instituciones educativas ya probaron Aulica, y ahora es tu turno de conocernos.

¡Contáctanos! Nuestros asesores podrán ayudarte a despejar todas tus dudas y colocarte un paso más cerca del cumplimiento de tus objetivos.

Para seguir leyendo:

Cómo automatizar la planificación contable mensual de un colegio
Ventajas de llevar la contabilidad integral en tu institución educativa
Problemas frecuentes en el proceso de facturación y cómo optimizarlo
Sistema contable integral: conoce qué es y cómo puede ayudar a tu colegio
Gestión escolar: buenas prácticas y kpis para dar un paso a la modernización