La digitalización de los colegios no tiene porqué limitarse a la incorporación de las llamadas herramientas TICs en los procesos de enseñanza y aprendizaje. Muy por el contrario, el mercado ofrece una amplísima oferta de software para colegios orientados a dar respuestas y soluciones a las muy diversas áreas que componen una institución educativa.

El mercado ofrece una amplísima variedad de soluciones informáticas especialmente diseñadas para colegios y que van mucho más allá de los procesos de enseñanza y aprendizaje.

Tipos de Software para Colegios que Puedes Encontrar

Todas las áreas que componen un colegio se pueden beneficiar mediante la implementación del software adecuado. Vale decir, entonces, que al momento de pensar en software para colegios el panorama es mucho más amplio que el uso de las TICs en los procesos de enseñanza y aprendizaje.

Así es que el mercado ofrece soluciones que optimizan tareas y recursos en las áreas de gestión, contaduría, administración, entre muchas otras quizá poco conocidas.

Sistema de Administración Escolar

Un sistema administrativo escolar está orientado a aportar soluciones que integren la administración y la gestión escolar. Es decir, una solución informática que cruza información administrativa con los legajos de estudiantes y familias.

Se trata de una solución integral que, si ha sido especialmente desarrollada para Colegios, facilita y mejora las tareas del equipo administrativo así como las del representante legal, entre otros muchos beneficios.

Ofrecen información siempre disponible y actualizada que contempla el historial crediticio de un alumno (o familia) en la institución, en relación con cuestiones administrativas como puede ser documentación del legajo, datos personales, entre otros.

Software para Colegios de Gestión Contable

Imagen de Pexels en Pixabay Bajo licencia CCO 1.0[/caption]

Un software de gestión contable simplifica, organiza y facilita las tareas del departamento administrativo-contable. Permite integrar los procesos de cobranzas y gestiona las obligaciones de los padres de familia. A su vez pueden contar con proveedores y tesorería. Todos los movimientos que se realizan, en los sistemas más modernos, generan asientos contables automáticos.

Suelen ser opciones escalables y de bajo costo que, adecuadamente implementadas, mejoran la liquidez y reducen los índices de morosidad de la institución educativa.

Los software de gestión contable pueden ser desarrollos de bajo costo y escalables que aportan soluciones específicas para la liquidez y la gestión de cobranzas de escuelas y colegios.

Software de Facturación

Un software de facturación, por su parte, es un desarrollo informático que trata datos relativos a los procesos de facturación de una organización. Podríamos plantear, por caso, que la implementación de un sistema genérico o software ERP está más orientada a una solución de este tipo.

¿Por qué? Porque si bien hay en el mercado programas de facturación específicos para colegios, su principal función es la facturación y la cobranza, por lo que se descuidan, de alguna manera, otros aspectos claves que permiten entender la realidad económica de la institución como son tesorería, y proveedores, entre otros.

Software de Comunicación Escolar

Los software de comunicación escolar son programas ideados específicamente para el envío de comunicaciones masivas a la comunidad educativa.

No solo funcionan para comunicados a padres de familia, sino que permiten soluciones de comunicación entre el personal docente y no docente, entre grupos de estudiantes organizados con fines específicos, y tantas otras combinaciones como se podría pensar.

En general, los softwares para colegios, ya sea de administración o de cobranzas, incluyen la posibilidad de programar comunicados de forma tal que se pueda seguir con eficiencia las fechas de vencimiento, opciones de pago disponibles y otras cuestiones de interés.

Software de Gestión Académica

Un software de gestión académica es un desarrollo para el control y el seguimiento de notas, inasistencias, conducta, entre otras Es decir que abarcan  el seguimiento del desempeño académico de cada uno de los estudiantes y contribuye a la emisión de las libretas.

En algunos casos, incluyen aulas virtuales y plataformas para el trabajo escolar de estudiantes y docentes.

Software de Cobranza

Un software de cobranzas puede, en alguna medida, compararse con un sistema ERP en el sentido de que si no han sido especialmente diseñados para instituciones educativas ofrecen soluciones generales que, por acto u omisión, dejan de lado un aspecto tan sensible como es priorizar los lazos de la comunidad.

Estos sistemas se ocupan de brindar las herramientas para que las Instituciones Educativas puedan aumentar su recaudación mediante funcionalidades como: comunicados de deudas, segmentación de deudores, botones de pagos, entre otros.

Software para Colegios de Contenido

Pueden ser de dos tipos. Por un lado — también conocidos también como CMS— existen desarrollos que apuntan a mantener actualizado el contenido de un sitio web. Pueden ser útiles en campañas de marketing educativo cuando hay una clara intención de promover acciones que convocan al perfil de estudiante ideal, por ejemplo.

Por el otro, son plataformas que  ofrecen contenidos de las diferentes asignaturas para contribuir a la educación digital y de esa forma complementar, o dejar de lado, los libros impresos. Hay muchas editoriales que están profesionalizando cada vez más sus plataformas ya que la tendencia en educación es, sin dudas, digital.

Aula Virtual

Las aulas virtuales son entornos de aprendizaje digitales, donde se desarrolla todo un diseño que apunta a sostener el procesos de enseñanza aprendizaje a través de un entorno mediado por tecnologías.

Son desarrollos muy específicos que deben garantizar el intercambio entre docentes y estudiantes, de manera tal que las actividades allí propuestas den respuesta a una necesidad de formación específica.

Conoce los Principales Software para Colegios que Puedes Encontrar en el Mercado

Si bien el mercado ofrece una amplísima variedad de software para colegios, esbozamos a continuación una lista con los que más notoriedad han ganado en el último tiempo:

Mi escuela digital

Se trata de un software de gestión académica integral cuya propuesta se basa en tres aspectos: gestionar, organizar y comunicar.

Magnaplus

Es una plataforma de contenidos desarrollada por Magnaverum, que da soluciones a colegios de gestión pública y privada. Gestión integral que optimiza al menos tres áreas: contenido, la comunicación con la comunidad y el espacio de aula virtual.

Aulicum

Es un software de automatización de cobranzas, especialmente diseñado para instituciones educativas. Entre otras utilidades permite el envío de comunicados con botón de pago y la emisión de los conceptos a cobrar. Está pensado para aumentar los ingresos y optimizar los tiempos de trabajo.

CANOPUS Cubo

Se trata de un software especialmente desarrollado para la liquidación de haberes en establecimientos de gestión privada. El nombre de cubo hace mención de la configuración en módulos especializados para cada tema de liquidación a la vez que articulados entre sí.

Aulica

Aulica, finalmente, es un sistema de gestión administrativa y contable para colegios, especialmente desarrollado para ese tipo de organizaciones. Cuenta con el respaldo de un equipo profesional y técnico que lleva más de 15 años en el mercado.

Es un software integral, ideado y concebido para dar respuesta a los equipos administrativos de colegios de todos los tamaños y niveles, que además ofrece alianzas comerciales e integraciones con software de diversos tipos. Aulica optimiza la gestión diaria y ahorra tiempo.

Se trata de un software integral para tareas de administración, contabilidad y presupuesto. Con Aulica podrás:

• Llevar seguimiento de la cartera morosa de la institución.
• Automatizar cobranzas y acceder a convenios exclusivos con algunos entes de pago.
• Administrar inscripciones, cuotas, deudas, becas.
• Facturar de forma masiva
• Gestionar los proveedores y las cuentas corrientes institucionales.
• Automatizar la contabilidad con base en el registro diario administrativo.
• Contar con reportes de tesorería y contables

Al ser un software en la nube, su implementación es muy sencilla y no requiere de erogación en cuanto a equipamiento, por ejemplo. Además, como se asignan perfiles por usuarios se facilita el trabajo remoto y la comunicación entre áreas.

¿Qué Hay de los Software para Colegios Gratis?

Si bien es posible acceder a soluciones informáticas gratis, estas no suelen contar con equipos técnicos que den respuestas inmediatas a los problemas que se puedan presentar.

Y aun, ante situaciones menores, cuando se trata de información sensible y de cuidado como la que se maneja en una institución escolar, es fundamental contar con el asesoramiento pertinente y la garantía de que toda la información estará a muy buen resguardo.

La garantía de seguridad de la información de un colegio es un aspecto fundamental a la hora de considerar la implementación de un software.

Imagen de Anton Sukhinov on Unsplash Bajo licencia CCO 1.0[/caption]

En ese sentido, no solo se debe considerar entonces la seguridad que ofrece el proveedor del software en cuanto al almacenamiento de datos, sino también el tipo de soporte y asistencia técnica que brinda frente a contingencias en la implementación y uso del programa.

Conclusión

Sin duda, este extenso desarrollo nos ha puesto en conocimiento de la amplísima gama de posibilidades y soluciones que ofrece el mercado actual en cuanto a desarrollos de software para colegios.

Sin embargo y en todos los casos hay una aspecto que no se debe descuidar: la mejor solución es siempre la que más se ajusta a las necesidades y características de tu institución escolar.

En ese sentido, es fundamental realizar un diagnóstico inicial y llevar a cabo todas las tareas de averiguación y consulta necesarias hasta dar con la solución perfecta.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

Conocé Cómo un Sistema de Gestión Contable puede Mejorar la Contabilidad en tu Institución Educativa

7 Beneficios de Migrar a un Software de Gestión Contable para Colegios

¿Cómo Implementar un Software en el Ámbito Escolar? Paso a Paso

9 beneficios de trabajar con un presupuesto establecido

Sistema Contable Online: el Complemento de Trabajo Perfecto de un Administrador o Asesor Escolar