Software de Gestión: Consejos para Implementar Tecnología con Éxito

por Lucia Sampaolessi13, Abr, 2020Blog, Tecnología

Cuando escuchás hablar sobre un software de gestión para la escuela, ¿qué es lo primero que imaginás? La tecnología ha llegado a muchas áreas profesionales y en la educación no es diferente.

Pensá en los programas de educación a distancia, el uso de computadoras en las aulas o Internet. Las instituciones educativas también han tenido que implementar herramientas para automatizar sus tareas diarias.

Colegios con modernos sistemas de pago y control financiero ya son una realidad. Seguramente, también deseás estar a la vanguardia, pero no sabés por dónde empezar. Si es tu caso, estos consejos te ayudarán a implementar tecnología de gestión con éxito.

Software de Gestión: Principales Barreras con las que te Podés Encontrar

De acuerdo al ranking IMD World Digital Competitiveness de 2019, Argentina se encontraba en el puesto 59, entre 63 países analizados, dentro de la llamada economía digital. Es decir, ofrecer bienes y servicios a través de plataformas tecnológicas.

Aún son contadas las empresas que han decidido hacer este cambio y no son pocos los retos que se tienen que enfrentar para iniciar la transformación digital. Veamos los principales:

Resistencia al Cambio

En algunas áreas profesionales, la implementación de herramientas tecnológicas se hace de forma natural y sin demasiadas complicaciones. Contrario a otras más “tradicionales”, donde el miedo y el desconocimiento son la primera barrera a superar.

Para ello, es necesario elaborar un plan basado en la gestión del cambio organizacional, para organizar los recursos y preparar a las personas para la incorporación de nuevas tecnologías.

Presupuesto para el Software de Gestión

La primera pregunta cuando querés implementar tecnología es: ¿cuánto cuesta?

El acceso a un software de gestión educativa es una inversión que podés recuperar más rápido de lo que pensás, gracias a las ventajas y cambios que significa para tu gestión. Aunque, sin dudas, necesitarás destinar parte de tu presupuesto para ponerlo en marcha.

Equipos y Estructura

Dependiendo de las herramientas que quieras incorporar, es posible que los equipos disponibles no sean los más adecuados, así que tendrías que hacer actualizaciones, comprar nuevos o modificar la estructura tecnológica de la escuela.

Formación de los Responsables que Usarán el Software de Gestión

Más allá de su disposición para aceptar los cambios, el personal puede no tener los conocimientos necesarios para usar un software de gestión.

Así es que será indispensable darles formación para que puedan realizar las tareas de manera eficiente.

Software de Gestión: Consejos Clave para Implementar Tecnología en la Administración Escolar

Queda claro que la implementación de un software de gestión no es algo que ocurre de la noche a la mañana. Necesitas analizar en profundidad la situación actual y los recursos disponibles. Para ello, sugerimos algunos consejos que tomar.

1. Definí Qué Área Necesitas o Debes Priorizar

Incluso cuando se aspire a tener una escuela completamente digitalizada, se debe empezar con pequeños pasos para atender necesidades clave y luego ir avanzando.

Analiza los procesos y definí dónde se debe incorporar con urgencia alguna herramienta tecnológica. Si, por ejemplo, está siendo complicado tener en orden todos los archivos y tareas del área administrativa, un software de gestión podría ser un buen comienzo.

2. Realiza un Presupuesto de Tecnología y Prioriza Contrataciones

Para incorporar herramientas tecnológicas, tendrás que hacer una inversión y necesitarás conocer con exactitud cuál es el presupuesto disponible.

No aceptes la primera oferta. Pedí varias propuestas, revisá diferente productos y lo que ofrecen, analizá cómo podrían solucionar los problemas que tenes y preguntá por referencias o asesoría.

3. Contratar un Software de Gestión Escolar Externo (SaaS) Vs. Desarrollo Interno

Cada una de estas opciones ofrece ventajas y limitaciones. En el caso de desarrollo interno, tendrás una herramienta que atienda tus necesidades, con un equipo que trabaje en la escuela, pero pudiera tomar mucho tiempo en desarrollarse y eleva los costos para personal, por ejemplo.

Por su parte, un software externo (SaaS, o Software como Servicio) puede reducir costos y tiempo. Aunque es posible que carezca de alguna configuración que necesites, algunos sistemas ofrecen la posibilidad de personalizar herramientas.

4. Los Más Grandes no Siempre son los Mejores: Opta por las Start-Ups

En el mercado existen muchas marcas reconocidas y más antiguas, pero no dejes de revisar lo que ofrecen compañías más pequeñas y start-Ups.

Es posible que un software desarrollado por un emprendimiento te ofrezca exactamente lo que buscás; o que estén dispuestos a realizar algunos ajustes para darte un producto personalizado. Además, la comunicación con estas empresas suele ser más rápida y directa.

5. Elegí un Software de Gestión que no Requiera de Manuales Ni Tutoriales

La “usabilidad” se refiere a la facilidad de uso que tiene un programa o una página web. Es decir que los usuarios puedan interactuar de forma intuitiva, sencilla y ofrezca una experiencia agradable.

En ese sentido, asegurate de realizar pruebas para familiarizarte con el software que queres adquirir. Mientras más fácil sea el manejo, más rápido podrás implementarlo y preparar al personal para su uso.

6. Busca Personalización, Facilidad y Servicio

Algunas empresas garantizan la personalización de sus desarrollos para ajustarlos a la medida del cliente. ¿De qué sirve hacer una inversión en un programa que no va a resolver tus problemas?

Igualmente, procurá una empresa que ofrezca un buen soporte, con el que puedas contar en caso de algún inconveniente: desde una pequeña duda hasta una emergencia con la base de datos.

Otros Factores a Considerar para Implementar un Software de Gestión en tu Escuela

Uso del Software en Otras Áreas

Un programa para la gestión administrativa de la empresa, ¿sirve solo para ese tipo de tareas o puedo adaptarlo para otras áreas, como la comunicación interna, registro de alumnos, almacenamiento de datos y documentos claves, entre otras?

Software de Gestión: Almacenamiento Local vs. Almacenamiento en la Nube

¿Conviene un software en la nube o en una computadora dentro de la escuela? Cada opción tiene sus ventajas y desventajas, así como sus propios costos que es importante analizar con cuidado y detalle.

Costos adicionales

Prestar atención a las “letras pequeñas”. Algunas empresas cobran servicios como licencias de usos que se renuevan con cierta frecuencia, por almacenamiento en la nube o por soporte técnico, por ejemplo.

Conclusión

Un software de gestión administrativo y contable para escuelas, como el que ofrece AULICA, permite administrar actividades diarias y monitorear mejor los procesos.

Sin embargo, la implementación de este o cualquier otro software debe pasar por un análisis exhaustivo que permita conocer en detalle cómo implementarlo para avanzar en la transformación digital de tu escuela.

Con estos consejos, será más fácil guiarte durante la toma de decisiones.