5 Funcionalidades del Software de Aulica que te Ayudarán a Mejorar la Gestión de tu Colegio

por 26, May, 2021Administración, Blog

Un software de gestión contable como Aulica es una herramienta fundamental en la gestión escolar. De hecho, ayuda a hacer la diferencia entre una gestión normal o aceptable y una gestión que potencie y posibilite la escuela que todos sueñan en el marco del proyecto institucional.

Como todas las instituciones y organizaciones, de cualquier sector o rubro, un colegio está sujeto a los vaivenes económicos de la macroeconomía, pero también de la micro en el sentido de que los problemas que afectan a las familias, en este delicado nivel, impactan de pleno en la escuela.

Menor liquidez, reducción de la matrícula, una cartera de morosos que se intensifica y extiende en el tiempo: todos estos son problemas que más o menos afectan a las instituciones educativas por igual.

Y si bien un software de gestión contable no puede resolverlos de cuajo, sí ofrece importantes utilidades que permiten trabajar con estas cuestiones de un modo más ordenado, previsible y a largo plazo, de forma tal que el control sobre la gestión contable esté siempre del lado del colegio.

Vemos más en detalle cómo puede ayudar un software como el de Aulica.

Un software de gestión contable automatiza procesos y ofrece reportes actualizados para mantener la gestión administrativa siempre del lado del colegio, a fin de evitar desagradables sorpresas.

 

La Importancia de una Buena Gestión de tu Institución Escolar

 

¿Por qué es fundamental una buena gestión escolar en tu colegio? (Y no estamos diciendo que se haga mal, pero sí que es posible —¡y muy posible!— hacerlo mejor)

Porque cuanto mejor sea la gestión administrativa más posibilidades habrá de concretar proyectos, idear nuevos y acercar a la institución al sueño de ese proyecto institucional en que todos, equipo directivo, equipo de gestión, docentes y familias, se embarcaron llenos de expectativas.

Si hubiésemos de definir un software de estas características en pocas palabras, podríamos decir que se trata de un sistema que centraliza información de vital importancia para la gestión escolar: las cuestiones contables en relación con la gestión administrativa.

Entre sus funcionalidades se encuentra el seguimiento de pagos, reportes de tesorería (ingresos y gastos), reportes de morosidad (que permitan entender quién debe, qué debe y cuánto debe), e incluso la posibilidad de obtener reportes por familia (y no solo por estudiantes) y hasta ofrecer diversos medios de pago on line.

Conocé en Profundidad las Principales Funcionalidades del Software de Gestión de Aulica

software de gestion contable para colegios Imagen de Yanalya on Freepik Bajo licencia CCO 1.0[/caption]

 

Aulica es un sistema de gestión administrativa para escuelas sumamente completo, con una multiplicidad de funciones y alcances casi imposible de definir en un post. Y esa amplísima variedad de utilidades está concentrada en una de las primeras ventajas que ofrece:

Aulica es escalable. Es decir, es un software que se ajusta a la singularidad de cada colegio, con un soporte técnico y organizacional por detrás dispuesto a brindar las soluciones más idóneas en el caso por caso.

A continuación, haremos un recorrido por las 5 funcionalidades de Aulica que te ayudarán a marcar la diferencia en la gestión escolar.

El Software de Gestión de Aulica Permite Realizar Facturación Masiva

 

Con Aulica concentras la facturación en un único lugar. Las familias reciben en tiempo y forma lo que tienen que pagar y los plazos y vencimientos asociados a esos pagos.

Las facturas electrónicas se pueden enviar por correo a los padres y tutores. Además, ellos podrán disponer de un usuario y contraseña que les permitirá consultar las facturas y recibos a través del portal.

Entre sus muchas funcionalidades, Aulica permite la parametrización de conceptos como becas y los movimientos de cuentas corrientes con proveedores.

 

Las Cobranzas Son Mas Simples con el Software de Gestión de Aulica

 

Las gestiones de cobranza en una institución escolar no son un dato menor. Un software de gestión ofrece la posibilidad de enviar las facturas, con sus consecuente seguimiento, y ofrecer herramientas de pago, a la vez que mantiene actualizado el registro de pagos.

¿Esto qué significa?: que se obtiene información precisa y fidedigna en tiempo real acerca de las finanzas escolares.

 

Aulica cuenta con más de 40 entes de cobranza externa desarrollados para que las Instituciones puedan procesar sus cobranzas. Con algunos de ellos, tal es el caso de SIRO, las API’s desarrolladas facilitan el procesamiento de datos para que este ocurra sin tener que intercambiar archivos.

Luego resulta que integrar la facturación con las cobranzas, por ejemplo, permite un cruce permanente entre lo que debería ingresar y lo que efectivamente ingresó. De este modo, se obtiene un panorama preciso acerca de la cartera de morosos.

Morosidad

 

La morosidad en una institución escolar, ya sabemos, no es una cuestión menor y debe ser abordado de manera firme e integral. A fin de cuentas, sobre ella se carga la oportunidad o no de continuar con un proyecto institucional.

Los reportes de gestión de un software de gestión contable y administrativa para escuelas permite el cruce de información que puede dar oportunidades de mejoras:

  • ¿Dónde pagan los padres de familias?
  • ¿Hay ciertos períodos cuando la cartera de morosos aumenta?

La información concentrada permite obtener respuesta a estas y muchas otras preguntas que pueden activar los mecanismos necesarios para trabajar en pos de reducir la morosidad escolar.

Obtener reportes a un click de velocidad permite que la institución gestione la morosidad con información más certera. Estos reportes se pueden hacer por infinidad de categorías: alumnos, familia, ciclos o cursos, concepto, etcétera. Así es factible entender quiénes deben, qué deben y cuánto deben. Esa información es de muy sencillo acceso y obtención y realmente marca la diferencia respecto de las estrategias de cobranzas que se puedan implementar.

Llevar la Contabilidad de la Escuela es Simple con el Software de Gestión de Aulica

Un software de gestión contable permite el seguimiento minucioso de la contabilidad del colegio. Imagen de Senivpetro en Freepik Bajo licencia CCO 1.0[/caption]

Aulica permite concentrar la contabilidad escolar en un solo lugar con los beneficios que esto conlleva. Por un lado, se automatizan los asientos y reportes contables con lo cual el equipo administrativo queda liberado para tareas que realmente lo demanden, y además desaparecen los errores contables más comunes de los procesos manuales.

Con Aulica los libros mayor, diario y de balance se procesan con saldos y sumas automáticas. Además, el sistema registra de manera automática los asientos conforme se da el ingreso y egreso de dinero y pagos. Incluso más:

Es posible trabajar con presupuestos y hacer el seguimiento en detalle de lo planificado frente a lo ejecutado, así como obtener estimaciones en el mediano y largo plazo.

Reportes de Tesorería

 

Finalmente, dado que Áulica ha sido diseñado para la gestión diaria de una institución escolar, favorece la toma de decisiones acertadas y en contexto a partir de reportes estratégicos y en tiempo real.

En Aulica se puede conocer y trabajar con bancos, cheques y otras formas de pagos, registrar depósitos bancarios u otros movimientos entre fondos propios.

Los reportes de tesorería, que permiten ver por qué medios —o canales de pago— ingresó o egresó el dinero, dan la información necesaria para la toma de decisiones: ¿seguimos utilizando este ente de cobranza?; tenemos x cantidad de dinero en el banco: ¿la invertimos?, ¿ahorramos en moneda extranjera?

Los reportes actualizados, en tiempo real y precisos, son una herramienta poderosa para la toma de decisiones estratégicas y con visión de futuro en toda institución escolar.

Razones Importantes para Incluir un Software de Gestión en tu Escuela

 

Un software de gestión contable escolar es un modo eficaz de incluir tecnología en tu escuela para acercarla cada vez más al proyecto que convoca.

Entre las principales razones para dar lugar a este cambio estratégico, podemos mencionar:

  • Mejora de los tiempos de trabajo del equipo administrativo y contable. Ni qué hablar si se trata de una sola persona la que debe dar respuesta a una variopinta cantidad de situaciones.
  • Ofrece soluciones concretas y efectivas para reducir los índices de morosidad. Desde el envío de recordatorios de vencimientos hasta cobranzas automatizadas mediante convenios con más de 40 entes de cobranzas.
  • Disminuye el margen de error que acarrea la gestión contable manual. Incluso, el software garantiza la actualización constante del sistema con base en las políticas tributarias vigentes.
  • Posibilita el trabajo simultáneo y en Home Office. Al tratarse de un software en nube y escalable, se ajusta a los requerimientos de la institución. Solo se requiere de un dispositivo con conexión a internet y el sistema está disponible 24/7.
  • Brinda información accesible y actualizada a los padres. Las familias también pueden hacer seguimiento de su estado de pagos en la escuela, realizar pagos y otras tareas.

Conclusión

 

Incluir un software de gestión contable y administrativa escolar en tu escuela es, sin dudas, un paso de gran envergadura que marcará un antes y un después en la institución escolar.

Las funcionalidades de Áulica son muchas y tu colegio puede empezar con aquellas más básicas para, poco a poco, adentrarse en otras más específicas o de mayor alcance.

Ya se trata de un colegio con un gran equipo administrativo o una institución con menos personal no docente, en todos los casos la automatización de cierta tareas diarias se traduce en un sin números de beneficios que deja al equipo, en particular, y a la institución, en general, frente a la posibilidad de afrontar nuevos y mayores desafíos educativos y pedagógicos.

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