En la actualidad, las organizaciones escolares están deberían contar con una administración lo más cuidada y ordenada posible. En ese sentido, te invitamos a pensar juntos por qué incorporar un software de administración escolar debería ser parte del próximo proyecto institucional.

No solo para resarcir los efectos de la pandemia por covid-19 en materia económica, sino también para competir en un nicho cada vez más desafiante: el de la calidad educativa.

Una administración saneada y eficiente marca la diferencia. Es decir, una incorporación de este tipo no solo beneficia las finanzas de la institución, sino que ese beneficio impacta de lleno en la calidad del servicio educativo que se brinda.

Una buena administración escolar es un paso importante hacia las metas de calidad educativa que se propone toda institución escolar.

Conoce Todo lo que un Software de Administración Escolar Puede Hacer por tu Equipo Administrativo

La incorporación de un software de administración escolar es una herramienta de trabajo que, de manera inmediata, aporta soluciones a tareas rutinarias que requieren del cruce de información.

Esto porque se logra disminuir el error humano, pero además porque los recursos humanos pueden abocarse de lleno a aquellas tareas que demandan un sentido crítico que no podría reemplazarse con un software, cualquiera sea la naturaleza de este.

¿Cómo ayuda un software administrativo al equipo?

• Agrupa la información en reportes (según criterios como tesorería, morosidad, entre otras opciones) para aportar valor a la toma de decisiones.
• Permite realizar cálculos automáticos para disminuir los errores. Por ejemplo, intereses por mora o punitorios, incluso descuentos si estos se plantean como beneficio por pago en término, anticipado, etcétera.
• Brinda información automática para dar respuestas a los padres ante consultas cotidianas y frecuentes acerca del estado de la cuenta corriente o sobre la emisión de comprobantes online.

Razones Importantes para Contratar un Software de Administración Escolar

Si bien las razones finales habrán de ser siempre particulares y deben dar respuestas a las demandas y necesidades de la singularidad institucional, podemos anticipar que la incorporación de un sistema administrativo escolar da respuesta a una serie de situaciones y motivaciones que hacen a la gestión escolar, en general.

Veamos de qué se trata o, mejor aún, cuáles son esas razones por las que debes considerar la incorporación de un desarrollo de este tipo.

Imagen de Julia M Cameron en Pexels Bajo licencia CCO 1.0[/caption]

La incorporación de un software de esta naturaleza permite gestiones ágiles y centralizadas, favorece la toma de decisiones con información confiable, optimiza recursos y permite el trabajo con objetivos de largo plazo. ¿Cómo lo hace?

• Las tareas administrativas son más ágiles y centralizadas
• Control y seguimiento de la cartera morosa.
• Automatización de cobranzas, con la incorporación de diversos métodos de pago.
• Administración de obligaciones en relación con cuotas, becas, matrículas, etcétera.
• Gestión de proveedores y cuentas corrientes.
• Tesorería y reportes de medios de pago.
• Contabilidad (con la posibilidad de generar asientos manuales o automáticos, según los casos).

Obtenés una Visión Global de la Situación Financiera del Colegio

El acceso a reportes, siempre actualizados y disponibles de inmediato, garantiza información confiable lo que se traduce en una mejor toma de decisiones.

Es posible consultar y cruzar información en tiempo real con otras áreas, por ejemplo, con las Preinscripciones. Para ello, Aulica incluye la herramienta con la que es posible ordenar, facilitar y llevar a cabo toda la tarea al momento de la matriculación.

Además, ya no será necesario que los padres deban esperar un tiempo para que un pago se refleje en la cuenta corriente, sino que este impacta de inmediato.

Lo mismo ocurre en relación con proveedores y las cuentas corrientes que lleve la escuela: los ingresos, egresos, la emisión de facturas y demás todo queda debidamente registrado, se evita el riesgo de la pérdida de información y, sobre todo, se gana tiempo en la realización de las gestiones.

Un software de administración escolar es un desarrollo integral orientado a dar soluciones a las principales demandas de la gestión administrativa escolar.

Todos los Procesos del Área Administrativa se Sistematizan

La sistematización de los procesos administrativos, como dijimos, se traduce en un mejor aprovechamiento del tiempo y de los recursos humanos. El personal administrativo podrá ocuparse de aquellas gestiones que realmente los requieren en tanto y en cuanto las tareas repetitivas o mecánicas se generan automáticamente.

Esto también significa que disminuye el margen de error humano de las gestiones contables escolares o frente a los procesos de administración manual, por ejemplo.

Desarrollás un Flujo Más Eficiente de la Información

Los software administrativos incluyen soluciones a efectos de facilitar la comunicación, ya se trate de la emisión de facturas como recordatorios de vencimientos y otras gestiones de suma importancia en el ámbito de la administración escolar.

Imagen de Torsten Dettlaff en Pexels Bajo licencia CCO 1.0[/caption]

Asimismo, un software administrativo escolar te garantiza actualización constante y siempre al día respecto de los lineamientos impositivos vigentes. Es decir, tu administración trabajará siempre bajo las reglas y condiciones vigentes para las organizaciones educativas.

¿Un ejemplo? La incorporación de la obligatoriedad de la facturación electrónica; con el software adecuado podrás evitar cualquier error en ese sentido.

El Software de Administración Escolar Favorece el Enfoque en los Procesos más Importantes

Finalmente, es posible aseverar que un software de administración escolar permite que tu personal se enfoque en lo importante en tanto que el software se ocupará de las tareas más repetitivas. ¿Cómo es esto? Veamos un día normal:

• Abre caja con el detalle de los saldos iniciales.
• Se emiten las facturas con la posibilidad de imprimirlas o de enviarlas digitalmente.
• Se registra el ingreso de los pagos del día, por monto y forma de pago. O bien se procesa una cobranza de Mercado Pago, Rapipago u otro similar.
• Se efectúan los pagos y seguimiento de cuentas corrientes de proveedores.

Y al final del día, nuevamente, se realiza el cierre de caja y control de saldos. Tu equipo, así, puede ocuparse de planificar presupuesto, dar seguimiento a casos particulares de mora, establecer nuevos objetivos de trabajo en relación con el mediano y largo plazo e incluso para el cierre de caja cuenta con la información real para que el arqueo de la misma sea sumamente sencillo.

¿Qué Tiene que Tener un Sistema Administrativo para que Sea Verdaderamente Eficiente?

La clave de la eficiencia de un sistema administrativo está en las soluciones específicas para la tarea escolar. En ese sentido, los software de administración genéricos (también llamados) ERP son soluciones que al no ser pensadas en función de la complejidad de la administración escolar terminan trayendo nuevos problemas al equipo.

Un sistema de administración escolar eficiente debe garantizar soporte técnico, facilidad de uso y seguridad de los datos.

Otros aspectos cruciales a considerar tienen que ver con la garantía de seguridad de la información y, además, el equipo de soporte técnico que hay detrás del desarrollo.

Un software de administración escolar nunca debe sumar un problema al equipo, sino, por el contrario, ofrecer soluciones que se adecuen a la singularidad de la escuela, dar respuestas inmediatas a los problemas que se presenten (de instalación o de uso) y ofrecer garantías respecto de la salvaguarda de toda la información que allí se almacene.

En suma, de tener que resumir las condiciones de eficacia, diríamos:

• Disponibilidad en la nube.
• Automatización y masificación de procesos de cobranzas y facturación.
• Emisión de reportes fidedignos y confiables de morosidad.
• Gestión de la cuenta corriente.
• Inclusión de tesorería: ingresos, egresos, formas de pago.
• Automatización de la contabilidad.

Conclusión

Como vemos, incorporar un software de administración escolar es una estrategia que, si bien resuelve cuestiones de tipo administrativo, apunta, ante todo, a mejorar la calidad del servicio educativo que se ofrece.

En ese sentido, la adecuada administración de los recursos, la planificación de presupuestos, la gestión adecuada de la cartera de morosos son todas acciones orientadas a satisfacer la demanda educativa de la comunidad.

Con el acompañamiento adecuado y la información pertinente, estamos seguros de que podrás incorporar el software que mejor se adapte a las necesidades de tu institución escolar.

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