En la actualidad el software contable ha ganado terreno frente a la forma manual de llevar la contabilidad. Por eso su implementación es casi una obligación si tu institución pretende optimizar los procesos.

Seguramente en este momento te estás haciendo preguntas como: ¿Para qué sirve un sistema contable? ¿Qué tipos de software contables existen? ¿Cuál es el más apropiado para tu institución?

En este post te ayudamos a encontrar respuesta.

¿Para Qué Sirve Un Software Contable?

Mediante métodos sistemáticos, los software contables simplifican, organizan y facilitan las tareas contables de toda organización. Los beneficios: ahorro de tiempo y dinero en el mediano plazo.

La persona a cargo de las tareas administrativas (facturación, cobranzas, carga de facturas a proveedores, pagos, entre otros) ingresa los datos necesarios e instantáneamente el programa se ocupa de realizar todos los asientos contables de manera automática. Así es como simplifica la gestión y control de la contabilidad en tu institución.

Y si bien el software contable simplifica un sin número de tareas, se necesita de contadores con conocimiento para llevar a cabo la interpretación y el control de los datos obtenidos.

Objetivos de Un Software de Contabilidad

¿Cuáles son los objetivos principales de este tipo de programa informático? Veamos:

• Agilizar procesos
• Automatizar la contabilidad.
• Agrupar la información en reportes .
• Analizar los datos contables (históricos y presentes)
• Realizar el análisis económico y financiero de la organización.
• Realizar presupuesto con base en información fidedigna.

Primera Clasificación: Tipos de Software Contable Según los Objetivos

Ahora bien, teniendo en cuenta los principales objetivos de cualquier software contable, los 3 tipos posibles son:

De Carácter Contable

No suelen ser específicos para colegios. Ayudan a mejorar los procedimientos contables y tener un mejor control de la compañía. Permiten, por ejemplo, gestionar impuestos, controlar la tesorería y los gastos en base a presupuestos, generar informes y asientos contables automáticamente, entre otras funciones.

Específicos de Facturación

Estos software permiten el aumento de la productividad y agilizan todo lo relativo a la creación y gestión de facturas y la cobranza. Además, realizan un seguimiento de la facturación para conocer su estado en todo momento y enviarlas sin demora y de forma segura.

Un dato no menor es que estos software posibilitan estar al día en cuanto a la legislación vigente. Sin embargo, no suelen contemplar aspectos relevantes como tesorería, gestión de proveedores o automatización de la contabilidad.

Software administrativo y contable para colegios

Un software específico para instituciones educativas se caracteriza por integrar la administración escolar con la gestión contable. Es decir, permite cruzar datos de legajos y matrículas con aquellos concernientes a la situación de pagos. Además se pueden hacer rastreos por familia, gestionar becas y otras utilidades.

Este tipo de software da respuestas específicas para una institución educativa y sus necesidades.

Incluye herramientas funcionales tanto para quien posee conocimientos en sistemas de información contable, como para quien realiza la gestión de manera más intuitiva.

Los sistemas específicos para colegios deben estar alojados en la nube, ser intuitivos y flexibles, y operativizar procedimientos diarios (por ejemplo, realizar la facturación) de manera tal que la contabilidad se “arme” sola.

Entonces, ¿Qué Características Tiene Un Software Contable Específico para Escuela?

Entre las características que debe tener un sistema administrativo y contable las principales son las siguientes:

• Web: al estar alojada toda la información en la nube, se dispone de acceso a ella en cualquier momento, lugar y con cualquier dispositivo con acceso a internet.
• Específico: da respuestas específicas a las instituciones educativas y sus necesidades al integrar la administración escolar con la gestión contable.
• Multiusuario: varias personas pueden ingresar a la plataforma, cada una con su usuario y contraseña, para trabajar en paralelo al mismo tiempo.
  Permite funciones básicas: permite al personal registrar, clasificar, procesar y resumir en forma automática todas las transacciones contables de la institución.
• Se obtiene la contabilidad automáticamente: la persona a cargo de las tareas administrativas ingresa los datos manualmente y el programa realiza todos los asientos contables de manera automática.
• Permite agrupar la información en reportes: cada reporte contiene los datos almacenados en el sistema o información que se genera a medida que se trabaja con el software.
• Se pueden otorgar permisos diferenciados por tipo de usuario: los usuarios se pueden agrupar por roles y en función de las operaciones que se les permite realizar. Cada rol se caracteriza por disponer de una serie concreta de permisos.

¿Cuál Es el Software Contable Ideal para Tu Institución Escolar?

Ahora bien, seguramente te estarás preguntando cuál es la mejor opción para tu institución ya que dependiendo del funcionamiento del software y su propósito principal, existen varias alternativas que se adaptan mejor a las necesidades de cada organización.

Si bien existe un amplio abanico de programas y aplicaciones informáticas orientadas a tareas contables, un software contable específico para colegios es lo ideal ya que brinda las prestaciones más adecuadas a tu sector y tipo de actividad.

Quizás sea posible utilizar alguno de los demás tipos de software contables antes mencionados. Sin embargo, un software para instituciones educativas es el específico por las particularidades de gestión que permiten llevar a cabo.

Por ejemplo, posibilita facturar de manera masiva a todos los alumnos por igual, contemplar toda la información de un alumno en un único legajo digitalizado, planificar las deudas y poder aplicar becas, entre otros.

Es muy importante elegir el software correcto ya que si el que implementas se especializa en un segmento diferente, a mediano plazo te verás impedido en gestionar aspectos específicos de tu institución. Un software contable específico para colegios, entonces, te evitará muchos dolores de cabeza.

Conclusión

El implementar un software contable en tu institución presenta muchas ventajas como la rapidez de consulta de datos, la sistematización de tareas y su consecuente ahorro de tiempo, o la generación de informes gracias al uso correcto de los datos obtenidos.

Actualmente, existen cientos de opciones que podemos verificar y tomar en cuenta. Sin embargo, la más eficiente en todos los casos será aquella que mejor se adapte a la institución, en tanto simplifique el trabajo automatizando las tareas contables y administrativas.

Sin lugar a dudas, entonces, un software contable específico para instituciones educativas, es la mejor opción.

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