Si te estás preguntando por qué un sistema ERP genérico no es adecuado para tu institución educativa, en este artículo te damos las respuestas que necesitas para comprenderlo y encontrar mejores soluciones.

Pensemos primero

¿Qué es un Sistema ERP para Empresas y Cómo Funciona?

Un sistema ERP, o de Planificación de Recursos Empresariales, en español, es un software diseñado para regular la gestión en el ámbito empresarial. Con él se automatizan las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Un sistema ERP, o de Planificación de Recursos empresariales, en español es un software de gestión empresarial genérico, por lo que carece de utilidades específicas para el rubro educativo.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Por lo general, estos sistemas están disponibles en módulos que gestionan cada área de un negocio y automatizan procesos internos. Es decir, que se trata de un único programa con acceso a una base de datos centralizada, donde hay información de todos los procesos del negocio integrados en un único sistema.

Sistema ERP: Ejemplos de los Más Populares

Veamos cuáles son:

• SAP (sistema con mayor número de funciones y en consecuencia el más difícil de poner en práctica)
• Oracle (inicialmente una empresa de software para bases de datos)
• NetSuite (para pequeñas y medianas empresas fundamentalmente en crecimiento)
• Microsoft Dynamics GP (sistema de contabilidad financiera diseñada para PYMES)
• Epicor (para empresas medianas y grandes del sector manufacturero, distribución y venta al por menor y servicios)
• Tango (sumamente útil para comprender el circuito administrativo-contable de una organización y la documentación utilizada en ella).

Sistema ERP Genérico Vs. Software Administrativo y Contable para Colegios

Si bien tanto el sistema ERP como el software administrativo contable para colegios tienen como objetivo principal automatizar las tareas y los procesos administrativos y servir de herramienta para la gestión contable y operativa; existen tres características fundamentales que los diferencia:

• Primero, el sistema ERP es genérico. Está diseñado pensando en las necesidades administrativas y operativas de empresas, en general. Por el contrario, un software administrativo contable para colegios es específico y responde a las necesidades escolares per se. Por ejemplo: cobranzas por familia, gestión de becas, legajo de los alumnos, que un alumno delegue la facturación electrónica a su tutor.
• Segundo, un ERP es modular y no escalable. Mientras que el software para colegios es integral y acepta nuevos inputs según las necesidades que surjan en la institución. Por ejemplo, puedes organizar los legajos de cierta manera, para luego agregar funcionalidades para administrar deudas, becas y facturación; y después asientos automáticos, cobranzas y gestión de la morosidad.
• Tercero, el sistema ERP es configurable (se puede “personalizar” según las necesidades de cada empresa y procesos). Más aún, un software administrativo contable para colegios es customizable o más flexible, es decir, que se pueden configurar de manera específica según los requerimientos institucionales. Por ejemplo: intereses, medios de pago, etiquetas para diferenciar alumnos, entre otras…. para que el sistema quede diagramado según como lo necesite la Institución.

Un software administrativo contable para colegios brinda especificidad, es modular y escalable y permite el agregado de utilidades específicas para la gestión administrativa escolar.

Razones Importantes por las que No Deberías Contratar un Sistema ERP Genérico para la Administración Contable de tu Escuela

Son variadas, pero veamos las principales:

Los Sistemas ERP Pueden Tener un Bajo Porcentaje de Efectividad en tu Institución

¿La causa? Este tipo de software no se adapta completamente a las necesidades de las instituciones educativas, en tanto ha sido pensado y diseñado para el área empresarial e industrial.

Por eso no es efectivo a la hora de llevar a cabo tareas específicas del ámbito escolar como son: facturar diferentes conceptos por un mismo responsable de facturación, imprimir listas por curso, cargar legajos de alumnos, entre otros.

Un Sistema ERP Brinda Soluciones y Respuestas Genéricas

El bajo porcentaje de efectividad se relaciona con el hecho de que ERP es un sistema genérico que ofrece solo respuesta generalistas, por lo que se van a requerir ampliaciones funcionales.

En este tipo de software genéricos siempre hay casos no contemplados. Ante un inconveniente no se encuentra respuesta, si se trata de algo específico del sector. Es que un sistema ERP es poco flexible y no posee caminos alternativos para una misma tarea u operación.

En su Mayoría, No son Customizables

El sistema ERP es personalizable pero no customizable ¿Qué significa esto? El sistema es un medio diseñado para satisfacer las necesidades de los clientes en forma eficiente, genérica e inmediata (personalización).

Sin embargo, el usuario no puede modificar algo para adaptarlo a una tarea en particular (customización) y así satisfacer sus propias necesidades. Pensemos, por ejemplo, en la posibilidad de realizar listados de morosos según grupos de familiares, o en un sistema de asignación de becas.

Tampoco Suelen ser Responsivos

Al estar conformado por módulos puede suceder que carezca de algún soporte indispensable para la empresa. Por ejemplo, ¿cómo relacionar listado de alumnos con un listado de familias en relación con las nóminas de facturación?

Un software administrativo escolar es responsivo en cuanto ha sido pensado para dar respuesta a las múltiples variables que en torno a la administración contable surgen en una institución escolar.

En el área educativa, la situación es muy compleja, dado que muchas de las tareas fundamentales del área administrativa escolar no pueden ejecutarse desde un ERP por carecer de funcionalidades específicas.

Los Sistemas ERP son Cerrados y/o no Escalables

Un buen sistema de gestión es aquel que acompaña el progreso de la organización que lo implementa. Es funcional en todas las etapas de crecimiento de la organización, vale decir, que no hay necesidad de migrar a nuevos softwares por obsolescencia de los primeros.

El sistema ERP si bien posee menús modulares es un sistema integrado, un todo que no acepta nuevos inputs fuera del paquete predeterminado. Es decir, que se trata de un único programa con acceso a una base de datos centralizada.

Conclusión

Al implementar un sistema administrativo y contable en tu institución educativa es indispensable tener en cuenta las particularidades y necesidades que se presentan cotidianamente en torno a la especificidad de la gestión escolar.

Por eso un software administrativo contable para colegios es la mejor opción para solucionar todos tu problemas en cuanto a la gestión administrativa y contable: aporta especificidad, flexibilidad y escalabilidad en el marco de las instituciones escolares.

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