¿Aún no contás en tu colegio con un sistema de gestión en la nube? Es momento de evaluar las ventajas de esta implementación, de manera tal que la migración de los datos de la institución a la nube se realice de forma planificada y teniendo en cuenta todos los factores que intervienen en el proceso.

A continuación, conocerás qué es un sistema de gestión en la nube, la importancia de la migración Cloud, sus ventajas y qué se debe tener en cuenta a la hora de hacerlo. ¿Comenzamos?

Qué es un Sistema de Gestión en la Nube

Un sistema de gestión en la nube es aquel alojado en una plataforma digital especializada y desarrollada por un proveedor, el cual permite ingresar al software desde cualquier dispositivo con internet y acceder a toda la información automáticamente.

Ventajas de Contar con un Sistema de Gestión en la Nube en tu Colegio

¿Cuáles son los beneficios de implementar un sistema de gestión en la nube? Como podrás imaginar son muchos, pero conozcamos los principales que te brinda Aulica:

• Menor costo de inversión inicial: Con poco dinero es posible comenzar a trabajar con el servicio. Generalmente, cuentan con una licencia mensual.
• Información asegurada: Los datos están protegidos de todo daño físico, al encontrarse almacenados en diferentes servidores y con múltiples redundancias de equipos y conexiones.
• Mayor capacidad de almacenamiento: la capacidad de almacenamiento de información es infinita, ya que a medida que la demanda de los usuarios crece, el proveedor anexa unidades de almacenamiento sin interrumpir el servicio.
• Comodidad: se puede ingresar desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet. Esto permite que los padres ingresen desde su domicilio o que los contadores externos consulten la información necesaria desde sus oficinas y estudios.
• Múltiples usuarios: no tiene límite en cuanto cantidad de usuarios que pueden acceder al sistema. Por eso, es posible que cada institución brinde acceso a cualquier miembro de la comunidad educativa, bajo diferentes perfiles de acceso y todas las medidas de seguridad respecto de los datos necesarios.

Todo lo que Debes saber Antes de Mudarte a un Sistema de Gestión Online

¿Estás dudando en migrar la información de tu colegio a la nube? ¿No sabés realmente de qué se trata? ¿Desconocés qué considerar a la hora de implementar un cambio de esta naturaleza?

No te preocupes, a continuación proporcionamos respuestas para tus interrogantes:

¿En qué Consiste la Migración del Área Administrativa Escolar a la Nube?

En este caso, la migración consiste en transferir todos los datos del área administrativa provenientes del software de escritorio que posee el colegio a un sistema especializado de almacenamiento de información en la nube, como el que proporciona Aulica.

Photo by Firmbee.com on Unsplash Bajo Licencia CC01

Puede, incluso, que tu institución no haya usado un software específico para colegios, sino un ERP o de los llamados genéricos, o que simplemente se valiese de una tabla de excel con buenos resultados.

No importa el tamaño de la institución escolar: todas pueden beneficiarse con la inclusión de un software para escuelas en la nube.

Migrar a un software en la nube que, además, es específico para la administración y gestión escolar, es un cambio radical en cuanto a la administración escolar, que impactará de lleno en los objetivos institucionales a largo plazo. ¿Por qué lo decimos así?

Porque un sistema de gestión administrativa para escuelas permite:

• Control y seguimiento de la morosidad, en línea con la contabilidad (por ejemplo, con cálculos de intereses automáticos).
• Cobranzas automatizadas, a partir de convenios con entes de pago, botón de pago y perfil de acceso para padres.
• Administración de inscripciones, cuotas y becas.
• Registro de movimientos, egresos, cuentas corrientes, proveedores, en donde se automatiza contabilidad.

Principales Aspectos a Tener en Cuenta para la Migración a un Sistema de Gestión en la Nube

Al momento de migrar a la nube, es importante no dejar pasar ciertos aspectos que son claves para un eficiente uso del sistema. Veamos los más importantes:

Integración de Aplicaciones y Tecnologías

¿Cuentas con otros software o herramientas que ayudan en la gestión administrativa? Cuando el colegio decide migrar a la nube, es importante asegurarse de poder integrar todos los sistemas y aplicaciones, y ponerlos a trabajar en conjunto con el nuevo programa, o tener un plan de contingencia en caso de que no sea posible.

Bases de Datos Actuales

Es necesario garantizar el acceso vía web, esto es 24/7 y con cualquier dispositivo con acceso a internet, para poder revisar la información en cualquier momento. Además, y de esta forma, se mantiene siempre toda la información actualizada, en tiempo real, tal como permite el sistema de Aulica.

Seguridad

Se debe tener en cuenta que al migrar la información a la nube, la misma se encuentra alojada en servidores externos al colegio y que todo el trabajo se realiza mediante comunicaciones de red a través de internet.

Por eso, es de suma importancia la seguridad que brinde el proveedor de servicios. En ese sentido, Aulica es garantía ciento por ciento de confianza a la hora de migrar al Cloud.

El acceso 24/7 y la seguridad de los datos en la nube son dos aspectos claves e insoslayables de consideración a la hora de implementar un sistema de gestión administrativa.

Es esencial el hecho de contar, por ejemplo, con copias de seguridad automatizadas o sistemas de disaster recovery para prevenir cualquier posible contratiempo. Y es obligación de la empresa de software de proveerlo.

Compatibilidad del Sistema de Gestión de Escritorio y en La Nube

Los sistemas de gestión administrativa en la nube suelen no ser compatibles con todos los software on-premise, los cuales pueden ser bastantes cerrados en este aspecto. Es un aspecto muy importante que se debe considerar con detenimiento al momento de elegir el mejor proveedor para tu colegio.

Dado que la migración se hace por medio de datos exportados a través de excel, no importa qué tipo de características tenga el anterior sistema.

Conexión de calidad de los Usuarios

Un buen servicio en la nube como Aulica permite conexiones de calidad multiusuario. Es decir, que varias personas pueden ingresar a la plataforma, cada una con un usuario y contraseña, para trabajar en forma colaborativa.

Esto significa un modo de agilizar el trabajo, para que las tareas sean realizadas en menor tiempo, pero también es una solución de contingencia, como ocurrió con los aislamientos impuestos a raíz de la pandemia por Covid-19. ¿Está tu colegio preparado para hacerle frente al home office de manera inmediata?

Capacitación de los Usuarios

Los responsables del área administrativa no solo deben estar implicados en las distintas fases de la migración y ser consciente de las ventajas de este cambio, sino también deben recibir la formación necesaria en las nuevas herramientas Cloud para poder contar con los conocimientos y habilidades suficientes.

En ese sentido, desde Aulica ofrecemos capacitaciones personalizadas y generales con información específica sobre las funcionalidades del sistema.

El éxito de cualquier implementación depende, en la mayoría de los casos, de las capacitaciones que se ofrezcan y el acercamiento a la solución: si el equipo no se siente parte, difícilmente aprovechen al 100% la nueva herramienta.

Aulica brinda asesoramiento durante las distintas fases y procesos del cambio, así como soporte y ayuda constante durante todo el tiempo que sigas siendo cliente de la empresa.

Aulica es un Software de Gestión en la Nube Fácil de Mudar

Desde el equipo de Aulica llevamos adelante un cuidado trabajo en colaboración con cada colegio, para que todo el proceso, en general, y lo que las configuraciones que se hagan, en particular, sea lo óptimo en función del mayor aprovechamiento del software.

Nuestro equipo técnico y de soporte se ocupa de la migración, en una actitud de plena colaboración y trabajo conjunto con los colegios, porque entendemos que los protagonistas son las escuelas y sus equipos administrativos que han decidido apostar por un desarrollo como el de Aulica.

Con cada implementación de Aulica, ofrecemos nuestro conocimiento y disposición al servicio del colegio y la información que se migra, tanto como las configuraciones que se realicen, para que todo quede tal cual se lo requiere.

Photo by Brooke Cagle on Unsplash Bajo Licencia CC01

Contamos con un equipo de expertos a disposición y una basta trayectoria en el mercado de la gestión administrativa escolar a fin de encontrar las soluciones más adecuadas para la realidad de cada institución escolar.

Conclusión

Con motivo de la pandemia, contar con un software especializado en la nube se ha convertido en una necesidad para la mayor parte de los colegios. A fin de cuentas, facilitan el proceso del trabajo remoto debido a su adaptabilidad, flexibilidad, fácil conexión y uso.

Aulica es un sistema de gestión en la nube que te ofrece seguridad, acompañamiento y eficacia. No dejes de consultarnos y dar un importante paso hacia la transformación digital de tu colegio.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

Consejos para administrar tu Institución en tiempos de Pandemia

Cómo administrar un colegio de forma efectiva utilizando tecnología

Errores contables más comunes al trabajar con un sistema de administración manual en el colegio

Digitalización de la gestión de colegios y el beneficio de poder trabajar desde casa

5 claves para seleccionar un proveedor para tu colegio