Tener un sistema de facturación electrónica es esencial para tu colegio. Desde marzo de 2019 y por disposición de la AFIP, las instituciones educativas privadas con una cuota superior a $5.000 están obligadas a emitir comprobantes digitales.

Entonces, ¿Cómo elegir el mejor sistema?

Un sistema de facturación electrónica debe cumplir con algunas características básicas y estar aprobado por las autoridades. Estos son nuestros 10 consejos para elegir al ideal.

¿Qué es un Sistema de Facturación Electrónica?

Un sistema de facturación electrónica es un software o programa informático usado para generar comprobantes de pago digitales.

Este software debe tener una serie de características para hacer el trabajo de forma eficiente, así como estar alineado a las disposiciones legales y resoluciones sobre las facturas electrónicas.

Algunos software de gestión administrativa y contable cuentan con esta función de facturación electrónica integrada.

¿Cuáles son las Disposiciones de AFIP sobre la Facturación Electrónica en Colegios?

La facturación electrónica llegó a todos los colegios privados como una forma de modernizar el sistema administrativo y estandarizar este tipo de documentos.
En ese sentido:

Todos los colegios privados con una cuota superior a $5.000 deben emitir comprobantes digitales.

Existen dos formas de realizar la facturación electrónica: comprobantes emitidos en línea o por Facturador móvil, y comprobantes emitidos por Web Services (este último requiere un software para intercambiar datos entre aplicaciones)

El 31 de enero de 2021 es el plazo máximo para migrar a un sistema de facturación electrónica.

Desde 2019, en Argentina, los colegios están obligados a realizar facturación electrónica. ¿Ya sabés cuál es el sistema ideal para vos?

¿Cómo Elegir el Sistema de facturación Electrónica Perfecto para tu Colegio? Conoce 10 Claves

Si tenés que decidir cuál sistema de facturación electrónica vas a implementar en tu colegio, estas son las 10 claves que te recomendamos considerar:

1. Debe ser un Proveedor de Software de Facturación Electrónica Autorizado por la AFIP

Para que tus comprobantes digitales sean legales. Así se evita el riesgo de multas y sanciones por usar servicios no aprobados.

2. El Software de Facturación Debe Ser Fácil de Utilizar y Muy Intuitivo

Probá el software; esto te permitirá saber de primera mano cómo funciona, así como asegurarte de que sea sencillo de manejar para todo el equipo.

3. Debe Tener las Últimas Actualizaciones Dispuestas por la AFIP

La AFIP puede publicar eventualmente nuevas disposiciones respecto a la facturación electrónica. Conversá con el proveedor del sistema de facturación si están al día con esas modificaciones y en qué plazos se actualizan los cambios.

4. Todos los Procesos Deben Ser Sencillos

El sistema de facturación electrónica debe simplificar los procesos para la emisión de comprobantes electrónicos. Confirmá que los pasos a seguir sean realmente sencillos, de fácil comprensión y que agilicen las tareas administrativas.

5. El Sistema de Facturación Electrónica Debe Permitir Subir Toda la Información Necesaria de Forma Fácil y Automatizada

La emisión de factura electrónica automatizada te ahorrará tiempo y recursos en el cumplimiento de esta tarea. Además, es preciso que todas las informaciones de los pagos y comprobantes sean almacenadas en tu sistema, para que puedas consultarlos en cualquier momento.

6. El Sistema de Facturación Electrónica Debe Permitir Varios Usuarios en Simultáneo

Si varias personas pueden acceder en simultáneo, sin que esto afecte el funcionamiento del sistema, se acelera el proceso de cobranzas y emisión de facturas electrónicas.

7. Debe Ser Compatible con otros Sistemas y Poder Importar Todos los Datos

Si ya está en uso otro software de gestión administrativa, asegurate de que el nuevo tenga procesos ágiles de importación de información. Con esto ahorrarás tiempo, frente a la posibilidad de tener que hacerlo manualmente.

Revisá también la compatibilidad con diferentes sistemas operativos y formatos de archivo.

8. El Proveedor del Software de Facturación Electrónica debe Brindar Soporte Técnico y Ayudarte en Caso de Inconvenientes

Si tenés un problema con el sistema de facturación electrónica, ¿qué podés hacer? Es importante contar con el apoyo del proveedor para resolver cualquier problema técnico.

9. Las Actualizaciones y Mejoras del Sistema de Facturación Deben Ser Gratuitas

Al tratarse de actualizaciones que responden a cambios de las reglas y leyes, no se deben generar costos extra, ya que el proveedor debe garantizar que su sistema cumpla con todas las normativas vigentes.

10. Los Precios Deben ser Claros y No Tener Costos Ocultos

Acuerda términos transparentes con tu proveedor de servicio, así no tendrás sorpresas con el precio final, como gastos adicionales para poder utilizar funciones específicas como la facturación electrónica.

El sistema de facturación ideal automatiza el proceso, es fácil de usar y cumple con todas las normas vigentes en el país.

Conocé Todo lo que Podés Hacer con el Sistema de Facturación Electrónica para Colegios de Aulica

Si buscás un sistema de facturación electrónica que agilice este proceso en tu colegio, mientras cumple todos los requisitos legales, Aulica es una gran opción.

Podrás realizar Facturación electrónica masivamente (por ciclos o cursos) y también configurar distintos conceptos, todos los que use la institución, para conformar la factura. Podrás configurar diversos talonarios e inclusive distintos Puntos de Venta.

Nuestro sistema también te permite gestionar cobranzas automatizadas con más de 15 entes recaudadores o de cobranza y generar facturas electrónicas masivas, lo que representa una buena estrategia para reducir la morosidad. Además, nuestro equipo siempre está dispuesto a ayudarte y atenderte.

Para saber más, podés contactar a uno de nuestros asesores.

Conclusión

Los procesos administrativos y contables también han evolucionado gracias a la tecnología; prueba de ello es la incorporación de un sistema de facturación electrónica que te permite agilizar esta tarea, al tiempo que cumplís con las obligaciones legales impuestas en el país.

Tres consejos a la hora de elegir el software con el que trabajarás: que cumpla y se ajuste a la normativa legal vigente, que te permita automatizar la facturación y que brinde asistencia permanente del proveedor en caso de cualquier problema o avería del sistema.

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