El incumplimiento del pago mensual de la cuota es una de las situaciones que genera más preocupación en las instituciones educativas. Por este motivo es imprescindible contar con una herramienta que facilite los cobros y su seguimiento, es decir, con un sistema de cobranza digital.

Este tipo de sistemas ayudan en la gestión administrativa de la institución porque automatizan ciertas tareas rutinarias. Por ejemplo, permite enviar alertas de retraso de acuerdo con la fecha de emisión de recibos y facturas.

La cobranza es una gestión que requiere eficiencia y proactividad en por de reducir la morosidad. Se debe tener en cuenta que solo cuando el pago se realiza en tiempo y forma es posible abonar sueldos, pagar servicios y afrontar gastos imprevistos.

En este artículo te contaremos 5 razones por las cuales la cobranzas digital puede ayudar a tu institución educativa:

#1 Minimizan los errores humanos

Un software de cobranza digital ayuda a reducir los errores humanos en tanto permite que muchas tareas dejen de hacerse manualmente y pasen a ser realizadas por el sistema de manera automatizada. Por ejemplo, la emisión de facturas masivas o el registro de los asientos.

De esta forma, se evita que el personal deba realizar tareas repetitivas y tediosas. De hecho, las tareas reiterativas son precisamente las más vulnerables a un error de tipeo que no solo habrá que arreglar, sino que puede ofrecerle a la institución reportes erróneos.

Un sistema de cobranza digital automatiza varias de las tareas administrativas más repetitivas y tediosas.

Con un sistema de cobranza digital y, por tanto, un área administrativa sin errores y con estados de cuenta siempre actualizados se podrán generar reportes que muestren la situación real de la institución. Las autoridades, entonces, visualizarás el panorama financiero a partir de información fidedigna.

En el siguiente video se desarrollan los 5 problemas más frecuentes en el área administrativa de una institución educativa. Asimismo, se revela cómo una herramienta tecnológica puede ayudar a solucionarlos:

#2 Liberan el tiempo a tu equipo de trabajo para ocuparlo en otras tareas

La automatización de algunas tareas administrativas es una verdadera ayuda para el sector. Esto no solo se debe a que elimina el error humano sino a que, además, libera al personal de tareas rutinarias y de escaso valor.

Realizar la cobranza manualmente, por ejemplo, obstaculiza la recuperación de la cartera vencida, ya que el personal debe abocarse a asentar pago por pago. Además, se demoran los estados de cuenta y, ante una necesidad, se debe esperar a que los reportes se confeccionen de forma manual.

Un software que permita el cobro digital facilita una gestión de la cobranza más ordenada. Además, ese tiempo que se ahorra se puede dedicar a la gestión de las facturas que no han sido abonadas.

Este tipo de herramientas permiten automatizar, además, otras gestiones administrativas. Se pueden enviar mensajes de alerta por retraso en los pagos, documentos de respaldo como facturas y recibos y negociar deudas en abierto.

#3 Organizan los datos

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Contar con un software de cobranza digital permite que el sector administrativo organice los datos clave (como la facturación y los pagos recibidos o pendientes) en un sistema 100% actualizado.

Por lo tanto, facilita la realización de los informes necesarios para quienes piensan en el aspecto financiero de la institución educativa y deben tomar decisiones estratégicas.

Si no se cuenta con datos certeros, se puede caer en el error y realizar una mala proyección de los ingresos. En consecuencia, se podría tomar un crédito o realizar una gran compra sin contemplar la situación actual de la institución en cuanto a liquidez o erogaciones.

Un software de cobranza centraliza la información en un único lugar de acceso digital. Esto permite hacer análisis mensuales, trimestrales o del periodo que se quiera, además de segmentar la información por acciones de cobranza, por familia u otras variables de interés institucional.

#4 Eficientiza cada proceso, recordatorios de cuentas por cobrar y registros de pagos

Al contar con algunas tareas —como la generación de facturas o el proceso de cobranza— automatizadas y con reportes actualizados en tiempo real, el proceso administrativo resulta más eficiente.

Así podrás destinar más tiempo a la gestión de los pagos pendientes, tarea en la que también ayuda el sistema. Por ejemplo, un software de cobranza digital posibilita ver la deuda según el tiempo de mora: este dato real y confiable permitirá el envío de mensajes por mail o WhatsApp con el reclamo correspondiente.

La comunicación con las familias debe ser siempre asertiva. ¿Qué quiere decir esto? Que es importante focalizar el mensaje en el ofrecimiento de información concisa y de fácil comprensión, y sobre todo sin errores. Aquí se pueden incluir las facturas adeudadas, los días de atraso, los montos por cancelar y un botón de pago.

De esta forma, se le estará facilitando a la familia la opción de abonar de forma on-line en cualquier momento del día y desde cualquier lugar.

Por lo tanto, un software de cobranza digital ayuda en la vital tarea de fomentar una comunicación efectiva con las familias. Así se optimizan los tiempos de cobro, se cumplen los objetivos de la institución y disminuyen los conflictos con la comunidad educativa.

Clic to tweet: Un software de cobranza digital favorece una comunicación efectiva con las familias a partir del envío de mails y WhatsApp con el estado de cuenta actualizado y las formas de abonar las obligaciones.

#5 Optimiza la relación con la comunidad educativa

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Otra de las razones para implementar un software de cobranza digital tiene que ver con la disminución de las deudas gracias a una comunicación preventiva con familias y clientes.

Este tipo de software suele incluir funciones que permiten el envío de facturas, medios de pago o recordatorios por mail o WhatsApp. En algunos casos, el solo envío de un correo que recuerde la falta de pago será suficiente para que el padre o tutor cancele la deuda.

En otros casos, y siempre de acuerdo con el importe de la deuda y el tiempo de retraso, la institución deberá tomar medidas particulares. Por ejemplo, se puede empezar la gestión con llamados y reuniones para llegar a un acuerdo de pago.

De forma complementaria, los padres y tutores podrán acceder al detalle sobre su deuda a través de un portal del usuario. Desde allí podrán gestionar las facturas que quieren pagar generando un link o cupón de pago.

Así, el software de cobranza digital contribuye con la mejora de la comunicación entre la institución y la comunidad educativa.

Una herramienta para optimizar el vínculo con padres y tutores es el portal del usuario. Desde aquí se puede ver el propio estado de cuenta y generar la factura que se desee abonar.

Conclusión

Un sistema de cobranza digital ayuda de múltiples formas a la gestión y administración de una institución educativa. Con la automatización de algunas tareas se libera tiempo para el personal y se reducen los errores propios de las tareas repetitivas.

A su vez, se dispone de toda la información vinculada con las cobranzas organizada y actualizada, para que la institución pueda realizar un análisis financiero fiable.

Con esto en mente te invitamos a conocer Aulica, un sistema de gestión contable y administrativa pensado cien por ciento para la labor diaria de las instituciones educativas. Con Aulica podrás realizar las siguientes tareas:

• Generar de manera automatizada la facturación electrónica masiva para un mayor ahorro de tiempo.
• Ofrecer facilidades para que las familias abonen la cuota mediante el botón de pago de SIRO, Mercado Pago o Macro.
• Registrar los ingresos más rápido y sin errores gracias a la automatización del procesamiento de los cobros derivados de más de 40 entes de recaudación.
• Disfrutar de funcionalidades específicas para la gestión de la morosidad y de reportes con información detallada sobre las deudas, para que tu institución pueda realizar el seguimiento y recupero de cartera correspondiente.
• Comunicar sus deudas a familias y clientes por email y WhatsApp, para que cada quien conozca su estado de cuenta y pueda abonar a la brevedad. Esta comunicación se da de forma inmediata y es bidireccional, por lo que permite que las familias se contacten con el colegio por cualquier asunto que crean necesario.
• Ofrecer el acceso a un portal online para que las familias puedan consultar sus facturas o recibos y gestionar desde allí sus pagos mediante la generación de un link o cupón para abonar.

Todas estas herramientas ayudarán a aumentar la liquidez con la que cuenta la institución y a disminuir el índice de morosidad. A su vez, te permitirán enfatizar en el mantenimiento de los pagos al día gracias a la comunicación con padres y tutores.

Además, con Aulica podrás contar con reportes contables con los datos actualizados y reales de la institución. Esta información resulta más que relevante a la hora de tomar decisiones importantes para la institución y gestionar de manera simple y eficiente la administración escolar.

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