Actualmente, el mercado ofrece una amplia variedad de software con mayor o menor especificidad según rubros y sectores. En este post te contamos por qué un sistema de administración específico escolar es la mejor opción para la gestión de una Escuela.

Un sistema de administración escolar permite llevar la facturación, cobranzas y también tesorería, todo en un solo lugar. El caso por antonomasia: el pago de la matrícula anual se imputa de inmediato en el legajo administrativo del estudiante.

Repasemos, entonces, algunas nociones clave en torno a los softwares administrativos, en general, y un software escolar específico y desmitifiquemos algunas cuestiones que orbitan a su alrededor.

Disponer de un sistema de administración escolar específico es mucho más eficiente y efectivo de lo que puedes imaginar.

¿Qué es un Sistema de Administración?

Un sistema de administración es ante todo un conjunto de reglas y pasos ordenados para dar cuenta de los ingresos y egresos de una institución escolar. En el mercado se encuentra disponible una amplia gama de softwares que realizan automáticamente estas tareas.

La definición actual de sistema administrativo se hace en relación con un software que incluye una serie de utilidades y funciones que gestionan, organizan y operativizan las tareas administrativas y contables de las organizaciones.

Definamos Ahora un Sistema de Administración Escolar

Ahora bien, la gestión escolar supone un tipo de información y tareas que no necesariamente se consideran en otras ocasiones. Pensemos, sin ir más lejos, en la necesidad de gestionar becas u obtener reportes no ya por alumnos o por curso, sino por familias o tutores.

Un sistema de administración escolar ha sido especialmente diseñado para llevar a cabo las tareas propias de la administración escolar (seguimiento de la cartera de morosos, gestión de becas, deuda por familias, tesorería, entre otros) y las tareas contables y de presupuesto (asientos automáticos y manual, ingresos y egresos previstos y estimados, etcétera).

Entonces, a diferencia de un sistema administrativo genérico o empacado (también llamados ERP, por sus siglas en inglés) un sistema diseñado especialmente para las organizaciones escolares aporta una serie de soluciones específicas. Veamos algunas.

Qué Te Permite Hacer un Sistema de Administración Específico para Escuelas

Si tuviéramos de decir en pocas palabras que permite hacer un sistema administrativo escolar diríamos que automatiza la gestión de tareas repetitivas. ¿Y cuáles son estas? Veamos algunas:

• Controla el listado de saldos iniciales al momento de la apertura de la caja.
• Registra los pagos y medios con los que se efectivizan.
• Emisión digital y masiva de facturas.
• Programación de envíos masivos de facturas y recordatorios de vencimientos.
• Control de ingresos, egresos y formas de pago.
• Seguimiento y control de facturas y pagos a proveedores.
• Reportes desagregados de Morosidad (o deuda).
• Perfil de padres para que puedan acceder a información de relevancia.

Conoce los Principales Mitos y Verdades sobre los Sistemas de Administración

Ahora bien, se teje alrededor de los softwares de administración una suerte de manto de sospecha acerca de la conveniencia de tomar uno o no y qué características debe reunir para sumar beneficios a la gestión escolar.

Repasemos uno a uno esos mitos y entredichos para llegar a la verdad del asunto.

Un software de administración específicamente orientado a las instituciones escolares aporta especificidad y considera situaciones propias de la gestión escolar.

1. Solo las Empresas Pueden Utilizar un Sistema de Administración

Falso. Un sistema de administración compele a todas las organizaciones, incluidas las empresas y las escuelas.

Es cierto que los software genéricos o empacados se han pensado con base en las necesidades de un negocio, por extensión una empresa, pero eso no significa que solo este tipo de organizaciones necesiten administraciones eficientes o que puedan beneficiarse de un sistema automatizado.

2. El Sistema de Administración Empresarial Puede Utilizarse en el Ámbito Escolar

Falso. Contrario al punto anterior se recomienda que las instituciones escolares implementen soluciones específicas, tal como un sistema de gestión administrativa para escuelas como Aulica.

Un software administrativo específico para la gestión escolar aporta soluciones que ayudan, desde el área de cobranzas y administración, a alcanzar estándares de calidad educativos acordes con el proyecto institucional y en sintonía con la gestión educativa asumida institucionalmente.

3. El Sistema de Administración Empresarial y un Sistema de Administración Escolar Son lo Mismo

Falso. De los dos ítems anteriores se desprende por qué son distintos y la especificidad que le compete a un software de gestión administrativa y contable escolar.

Zapatero a tus zapatos y en este caso no hay dudas: la gestión administrativa y contable de una escuela requiere de un sistema especializado que responde a las peculiaridades de las organizaciones escolares.

4. El Software Administrativo Solo es Necesario en Grandes Instituciones Educativas

Falso. Uno de los rasgos que caracteriza a los sistemas de administración escolar es la escalabilidad, es decir, la posibilidad de aumentar utilidades y capacidades en función de los requerimientos de una institución dada.

Esa característica permite que puedan beneficiarse instituciones escolares de varios niveles, como escuelas pequeñas, quizá con una única persona abocada a las tareas administrativas, dispuestas a apostar por el crecimiento, el desarrollo y una educación de calidad.

5. Todos los Sistemas de Administración son Iguales

Falso. Los sistemas de administración no solo difieren entre genéricos y específicos, como ya vimos, sino que además hay otras alternativas como un software de escritorio, en la nube, por ejemplo.

Asimismo, entre las variables que distinguen un sistema de otro, conviene tener en cuenta el tipo de soporte que ofrecen: ¿es asistencia personalizada?, ¿se trata del desarrollo de un programador o es un desarrollo de una empresa con experiencia en el mercado y un equipo técnico abocado a la tarea de asistencia? ¿Podés acceder desde más de una computadora? ¿Puede utilizarlo más de una persona simultáneamente?

6. Contratar un Software de Administración Escolar es Caro

Falso. No solo puede requerir una inversión mucho menor a la que imaginas, sino que además, considerando la probable disminución de la cartera de morosos, en particular, y los resultados positivos en la gestión administrativa en general, la previsión presupuestaria y el acceso a reportes siempre actualizados, mejora la rentabilidad escolar.

7. Los Software de Administración son Difíciles de Manejar

Falso. Los softwares administrativos se construyen a partir de interfaces amigables e intuitivas. Por otro lado, los proveedores ofrecen la asistencia necesaria para acompañar al equipo en el proceso de implementación de un sistema administrativo.

Este aspecto no es un detalle menor: la conveniencia del software y las ganancias de uso están siempre supeditadas a la actitud favorable con la que el equipo administrativo y de gestión afronten el cambio propuesto. Por lo cual es importante diseñar acciones efectivas que acompañen y entusiasmen durante el proceso y asegurarse de la contratación de un software con servicio: soporte a usuarios, capacitaciones, entre los más importantes.

8. Implementar un Sistema Administrativo Lleva Mucho Tiempo

Falso. El área de desarrollo y soporte técnico se contacta con tu equipo y de manera muy sencilla y a distancias (si el software está en la nube, como es el caso de Aulica) se implementa el sistema y se asignan los perfiles a cada rol del equipo.

Un Software de Administración Hace la Gestión Administrativa de tu Colegio Más Eficiente

Más tranquilo, ¿verdad? No hay dudas acerca de los mitos que giran en torno a la implementación de un sistema administrativo y cómo con la información correcta es posible implementar aquel sistema que mejor se adecue y adapte a las necesidades de tu institución.

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¿Cómo podemos resumir esta afirmación en unas pocas palabras? En primer lugar diciendo porque se automatizan tareas rutinarias, además porque:

• Permite el control más efectivo y cercano sobre la morosidad.
• Facilita la emisión de facturas y el procesamiento de cobranzas.
• Genera los asientos de manera automática por lo cual los reportes contables están siempre actualizados.
• Organiza la información conforme las necesidades puntuales: por alumno, por cursos, por familias, entre otras.
• El acceso a través de la nube y la asignación de perfiles conforme el rol garantizan el trabajo colaborativo, aun bajo la modalidad de homeoffice, con toda la seguridad que el tratamiento de la información requiere.
  

  Un sistema de administración escolar aporta optimización de los recursos y eficiencia en la gestión al área administrativa.

Asimismo, sin importar la envergadura de la organización escolar, todas las áreas se ven beneficiadas por la reducción de errores en las tareas manuales, una mayor eficiencia en la gestión de los recursos y la posibilidad de destinar recursos humanos a tareas menos mecánicas.

Conclusión

Como hemos dicho, no hay escuela o colegio que no pueda beneficiarse de la implementación de un software o sistema de administración. Nuestra recomendación es siempre apostar por uno específico para las organizaciones escolares.

Además es importante diseñar un plan de implementación que incluya desde la elección del software adecuado hasta el consenso con todas las personas involucradas.

Y en este consenso es fundamental destellar aquellos mitos que puedan entorpecer un cambio por demás beneficioso para cualquier institución escolar: la implementación de un software de gestión administrativa escolar.

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