¿Cómo obtener mayor control sobre la situación financiera de un colegio, si no se dispone de las herramientas funcionales para ejecutar tareas específicas? Este es uno de los objetivos del sistema contable integral.

Es sabido: dependiendo de la manera en que se administre y controle el aspecto económico, se generarán ganancias o pérdidas. Luego, este factor influirá sobre la rentabilidad y por ende, sobre el avance del proyecto institucional.

Por ello, es importante adoptar un software especial que se ensamble inteligentemente a cada área involucrada, además de proporcionar funcionalidad. Conoce de qué se trata este sistema y cómo beneficiará a la institución.

Qué es un Sistema Contable Centralizado

El sistema contable integral y centralizado adopta una modalidad operativa en la cual podrás cumplir eficazmente con diversas actividades.

El sistema contable integral implica una conexión entre diversas tareas y procesos, desde el cobro hasta las recaudaciones del colegio. Conoce todo sobre esta herramienta tecnológica y mejora tu gestión.

Pero no solo se trata de abordarlas, sino de unificar cada movimiento. Podrás asentar y dar seguimientos a tus pagos, cobros, gestionar proveedores y recaudaciones de manera centralizada.

Estas labores deben generar un único proceso rápido y eficaz, desde la contabilización hasta la consolidación de la información.

La descentralización corresponde a un entorno que cuenta con información dispersa y no enfocada a problemas específicos. Un sistema contable integral en el colegio ofrece todo lo contrario.

Tienes la posibilidad de ejecutar diversas tareas de forma autónoma, flexible y sobre todo, eficiente. Está pensado para que exista una integración de todas las áreas involucradas y todos los procesos sin desperdiciar tiempo.

Aspectos que Incluye un Sistema Contable Centralizado

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El sistema contable integral posee diferentes factores a considerar, los cuales impactarán positivamente por sus beneficios y te aportarán mayor tranquilidad. Conócelos a continuación

Cobros

La morosidad es uno de los mayores problemas de las instituciones educativas, en general. Un sistema contable integral te permitirá controlar y hacer un seguimiento de morosidad. Podrás registrar el ingreso de cuotas u otros conceptos y formas de pago de cada alumno. Incluso, calcular automáticamente intereses punitorios y contar con reportes de deudas con tan solo un click.

Proveedores

Paga a tus proveedores y cuenta con los debidos procesos de facturación para que estés siempre al día en tus obligaciones. Podrás registrar las facturas y controlar las cuentas corrientes.

Una plataforma integral permite la unificación de pago con proveedores, de manera segura y sin necesidad de calcular fórmulas. Es posible una mejor gestión en los egresos porque se cuenta con información ordenada y los reportes de tesorería correctamente asentados.

Recaudaciones

El sistema contable integral, como AULICA, aporta los instrumentos necesarios para que logres recaudar los activos del colegio. Disfrutarás de cobranzas automatizadas con más de 40 entes recaudadores, desde Red Link hasta Visa, Rapipago, Pago Fácil y más. Con entes como Mercado Pago y SIRO podrás disfrutar de comisiones preferenciales. A la vez que el sistema de facturación está siempre ajustado a la normativa legal vigente.

¿Cómo Funciona un Sistema Contable Centralizado?

Este tipo de software te ofrece amplios beneficios y cuenta con gran versatilidad. Al operar con diversos módulos, genera la facilidad de ofrecer ajustes independientes más rápidos. Así ahorras tiempo en la conciliación de la información.

El sistema contable integral centralizado opera mediante varios módulos que podrás utilizar al conectarte a la nube, además de brindarte la posibilidad de ejecutar cambios independientes.

Si hablamos de una alternativa avanzada, como un sistema contable integral alojado en la nube, estarás frente a una opción de alto valor.

Solo debes conectarte a internet, lo cual genera un ahorro al no requerir dispositivos especiales ni instalación de ningún tipo.

Podrás acceder desde cualquier lugar con tu computadora, tablet o celular, con el beneficio de mantener protegida toda la información del colegio.

En la implementación del software es posible migrar los datos principales y contar con asistencia personalizada y capacitación. Este sistema te brinda un entorno amigable, comprensible para todo tu equipo y una herramienta avanzada eficaz.

Otro aspecto clave de un desarrollo de este tipo se refiere a la trazabilidad de la información. Este factor permite rastrear datos específicos o trazar un registro en una base de datos. Veamos de qué se trata.

Trazabilidad de la información y reportes

La trazabilidad es esencial para conocer el origen de cualquier movimiento y conocer la evolución o el estado de los datos. Mediante la trazabilidad es posible contar con datos confiables para la ejecución de auditorías.

La trazabilidad de la información permite que funcione a modo de espejo lo que pasa en el día a día (cobranzas, pagos, facturación) con los reportes contables. Pero, ¿qué ocurre si el personal no cuenta con una sólida experiencia contable?

Esto no es problema para AULICA. Aunque la Institución no disponga de expertos contables, podrá contar con AULICA para generar los asientos y reportes de manera automática. ¿Cómo es esto posible? Te explicamos.

Todo en AULICA se maneja desde un módulo administrativo de alta eficiencia. Así, el secretario o el personal administrativo realizan una facturación o una cobranza de manera práctica y sencilla.

Incluso es posible realizar pagos a proveedores o ejecutar algún movimiento entre fondos sin conflictos. Dado que las cuentas contables están configuradas “por detrás”, el sistema se ocupa de generar contabilidad.Luego, y en caso de ser necesario, es posible consultar este tipo de reportes.

Esto es muy importante ya que podrás visualizar cada acción contable, evaluar los procesos y ser más eficiente en la gestión contable.

¿Por Qué tu Colegio debería Contar con un Sistema Contable Centralizado?

Mientras te adaptes a los cambios y el colegio cuente con mecanismos optimizados y automáticos, podrás afrontar cualquier requerimiento mejorando los procesos contables.

Atribución: Imagen de startupstockphotos en Pixabay Bajo licencia CC0 1.0[/caption]

Pero, ¿cuáles son las razones para hacerlo de este modo? ¿Qué beneficios proporciona la tecnología actual a la institución? Te contamos.

• Aprovecha los recursos para aumentar la solvencia y la visibilidad del colegio.
• Controlá los gastos específicos, ingresos y presupuesto de cada área.
• Accedé a un cierre de caja más eficiente y controla los saldos.
• Otorgá oportunas y precisas declaraciones fiscales y ajustadas a la normativa, por caso, la facturación electrónica.
• Graficá tus datos contables para comprender de mejor forma el entorno financiero del colegio.
• Obtené resultados certeros para mejorar el desempeño del colegio a nivel contable.

¿Qué te Ofrece el Sistema Contable Centralizado de Aulica?

Aulica te brinda la mejor manera de controlar y organizar tu contabilidad: dotamos a tu colegio de un sistema contable integral y centralizado.

En Aulica cuentas con un sistema contable integral centralizado para devolver el control y organización a la Institución. Se trata de un software especial para la gestión de las tareas administrativas y contables en menor tiempo, gracias a la automatización y eficacia.

Un software como Aulica te permite gestionar las tareas diarias y obtener reportes precisos para tomar mejores decisiones. ¿Qué te ofrecemos?

• Automatización de tareas que se ejecutan manualmente, como la captura y procesamiento de datos, además de la generación de reportes financieros clave.
• Reducción de tiempo sobre actividades contables, por lo que se logra minimizar la cantidad de errores al contar con un sistema de precisión.
• Agilidad en el proceso de facturación, además de influir positivamente en las finanzas al no tener que invertir en un proceso externo.
• Procesamiento masivo de las cobranzas por entes de recaudación externa.
• Trazabilidad de la información de tesorería y facturación con reportes contables.

Conclusión

En Aulica te ofrecemos un sistema eficaz para solventar los problemas contables de forma directa y específica, y no de modo tan generalizado como el caso de los ERP (Enterprise Resource Planning).

Así podrás dirigir las acciones correctas en pro del bienestar del colegio. La idea es elevar la competitividad, contar con eficiencia dentro y fuera del colegio y posicionarse gracias a estrategias sólidas y mecanismos actualizados. ¡Conoce nuestro software, conoce Aulica!

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