La pandemia por COVID-19 y lo concreto una cuarentena por demás extendida dejan a los colegios en una difícil situación: mantener a raya la situación de morosidad de las familias, sin perder empatía ante una situación que afecta a todo el conjunto social.

La finalidad: Evitar la morosidad

Evitar la morosidad en el pago de cuotas es uno de los principales desafíos a los que se enfrenta el área administrativa de todo colegio. Para ello se suele utilizar un reglamento de pagos de cuota cuya firma es requerida al momento de ingresar a la institución.

Sin embargo, por falta de conducta de pago, en algunos casos, o por contingencias, como la actual pandemia y cuarentena, los colegios deben estar atentos a los índices de morosidad y generar estrategias adecuadas de comunicación con las familias para que la situación económica de las escuelas se vea afectada lo menos posible. Lo ideal: que esas estrategias estén incluidas en el reglamento.

El medio: Un reglamento escolar

Un medio eficaz para la gestión de los pagos escolares puede ser un reglamento escolar de pagos. Un sistema que organice a la familia en función del compromiso que han adquirido y al que habrán de honrar durante todo el período escolar.

Ese último aspecto es de suma consideración: a veces los padres de familia creen que no hay una obligación contraída con la institución que eligieron, simplemente porque el sistema educativo establece la obligatoriedad escolar.

En ese caso es muy importante mantener una comunicación efectiva, en un tono cordial a la vez que taxativo respecto de que hay una elección por parte de la familia de una institución por sobre otra, y esa elección implica la responsabilidad de los derechos y obligaciones que se acordaron al momento de la inscripción.

En ese sentido el reglamento de pagos de cuotas debe ser claro y conciso, no dejar elementos sueltos y establecer con exactitud cuáles serán los mecanismos e instrumentos que se aplicarán desde la institución para el pago de las cuotas, así como para la gestión de cobranzas sobre las cuotas pendientes.

¿Cómo hacer valer el reglamento de pagos de cuota?

Dado el carácter obligatorio de la escolaridad no es sencillo ejecutar un reglamento de pago de cuotas. Pero sí es posible diseñar un sistema de intervención ordenado y claro, incluso con algunas herramientas de autogestión como las que ofrece Aulica.

De esa manera las familias se van a sentir acompañadas. No tendrán la impresión de que solo se les exige cumplir en los pagos, sino que desde la institución escolar se contemplan todos los aspectos posibles para acompañar a las familias y estar atentas a sus necesidades.

Repasemos algunas estrategias que pueden ayudar a pensar en un reglamento de pagos de cuota para una institución escolar.

Firmas de contrato de pago de inicio

Al momento de completar la inscripción los padres o tutores deben quedar alertados de la obligación económica que contraen con la institución.

Este es además un buen momento para poner al alcance de los padres todas las alternativas de pago disponibles, incluidos los beneficios por pagos anuales, por ejemplo, si así lo hubiese estipulado la institución.

El contrato debe ser claro, legible y establecer con rigurosidad los procesos de cobranzas que se seguirán institucionalmente (las fechas de pago límite, el envío de comunicados, la frecuencia de tales comunicados, etcétera).

Brindar un servicio de calidad que sea difícil dejarlo ir

La institución escolar ofrece un servicio, como tal es importante que sea un servicio que sume un valor agregado para que los padres decidan por esa escuela en lugar de otra. En esa línea, ofrecer alternativas de pago (tarjeta de crédito, débito automático, pagos SIRO, etcétera) puede ser un elemento que las familias evalúen positivamente.

De la mano del punto anterior, generar compromiso de parte de los tutores

Las familias deben tener muy en claro que si bien la educación es un derecho universal, las escuelas de gestión privada no pueden cumplir con el servicio de calidad que se comprometieron a ofrecer si las familias no cumplen con la obligación de pago de cuota que contrajeron.

Entonces, además de la firma del contrato de pagos de cuota al momento del ingreso es muy importante generar sentido de pertenencia de manera tal que las familias, alumnos y tutores, se sientan comprometidos institucionalmente.

Exaltar las mejoras que se añoran con las aportaciones de los padres

Incluir en el reglamento de pagos de cuotas las mejoras a las que se aspira institucionalmente puede ser una buena estrategia: si los padres saben cuál es la visión institucional, van a comprender con mayor facilidad la importancia de respetar los pagos en tiempo y forma.

Genera un reglamento sólido

La clave de un reglamento de pagos de cuotas es la solidez. Y no nos referimos con esto a cuestiones formales o de estilo, incluso de escritura más o menos académica, sino a la transparencia y la previsibilidad acerca del sistema de pagos y cobros que ofrece la institución.

Esto implica, además, la rigurosidad en cuanto a cumplir lo que allí se ha pautado: respetar fechas de envío de los talones de pago, las notificaciones de cuotas pendientes, el sistema de premios y reconocimientos por pagos anticipados, si los hubiere, etcétera.

Incluye fechas exactas

Incluir las fechas de vencimiento, pero también las gestiones programadas para el cobro de cuotas. ¿Cada cuánto tiempo se enviarán notificaciones a los padres de familia? En ese caso, un sistema de gestión puede organizar y automatizar la tarea.

Posibles amonestaciones

Si se cobrarán intereses punitorios, por ejemplo, es importante dejarlo allí muy bien aclarado. Qué los padres conozcan en detalle las consecuencias de los pagos en mora.

No des cabida a malas interpretaciones

Todo debe estar explicitado. Mientras menos lugar haya a dobles interpretaciones, mejor. Es un reglamento de pagos por lo tanto debe ser conciso y estar abocado al punto. Lo mejor es establecer las obligaciones de pagos por parte de las familias y las modalidades que ofrece la institución para efectivizarlos.

Conclusión

Sin dejar de lado la situación de contingencia actual, una institución escolar de gestión privada no debe descuidar el estado de sus finanzas y en ello es fundamental mantener los índices de mora bajos.

Diseñar un reglamento de pagos de cuotas puede ser una estrategia que ayude a concientizar a las familias respecto del compromiso asumido. Se trata, en última instancia, de que se sientan parte de la institución y se establezca una alianza familia-escuela sólida y enriquecida por la confianza mutua.

El reglamento de pagos debe ser sólido, eficaz y transparente, no dar lugar a dobles interpretaciones y establecer con firmeza el cumplimiento económico que se espera por parte de las familias, respecto de la educación de los hijos.

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