4 Pasos a Seguir para utilizar Factura Electrónica

por | 13, May, 2019 | Administración, Blog

Pese a que ya existe la obligatoriedad de emitir Factura Electrónica en gran cantidad de instituciones educativas, existe también mucho desconocimiento sobre la temática.

Muchos son los interrogantes de administradores y representantes legales. Van desde el desconocimiento sobre el trámite para enlazar AFIP con un software, hasta conocer si están alcanzados o no por la resolución que define si hay que comenzar a utilizar este tipo de comprobantes.

Una consulta y problemática muy frecuente, que nos llevó a redactar esta nota, es la solicitud de prórroga a AFIP por incumplimiento de la Resolución 4291/2018. Pero, ¿Porqué se llega hasta esta instancia?

¿Qué es la Factura Electrónica?

Según AFIP la Factura Electrónica es “un comprobante digital funcional y legalmente equivalente a la factura en formato papel, que la reemplaza en la mayoría de las operaciones de quienes estén obligados u opten por su utilización”.

Permite la gestión, almacenamiento e intercambio de comprobantes por medios digitales con cualquier dispositivo con conexión a internet.

¿Cuál es el problema?

En muchas instituciones educativas las tareas administrativas diarias, como la facturación o cobro de cuotas, se realizan de forma manual. He aquí el nuevo desafío propuesto por AFIP ya que esta nueva dinámica los invita a digitalizarse.

Hay colegios que están obligados a emitir Factura Electrónica y las realizan una a una en la página de AFIP, o solicitando prórrogas porque aún no se decidieron a comenzar, o están buscando una solución que les permita automatizarlo. Entendemos que mucho se debe a no disponer de un sistema que les brinde soporte por Webservice.

Servicio web o web service es una tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre programas por medio de internet. 

La facturación electrónica, cuando se utiliza por medio de WebServices, ayuda a digitalizar todas estas tareas para lograr la eficiencia administrativa.

A continuación aclararemos cómo gestionarlo:

Ante todo, ¿Qué dice la normativa?

La normativa RG N° 4291 nos indica cuáles opciones de emisión de comprobantes Electrónicos podemos utilizar:

1- “Comprobantes emitidos en Línea” / “Facturador Móvil”: Aquellos colegios alcanzados en enero de 2019 debieron empezar a utilizar Facturación Electrónica.

2- “Comprobantes emitidos por Webservices”: A partir de Abril de 2019 los colegios alcanzados deberían haber comenzado por este medio.

En lo que respecta a Facturación Electrónica y la vinculación de AFIP funcionan de la siguiente manera:

La gestión del CAE se hace en forma automatizada, el software se comunica por medio de internet con el servidor del AFIP, procesa la solicitud del código de autorización y comunica la aprobación (el CAE), por este medio y por último, el comprobante queda validado por el CAE.

Los softwares ERP o de facturación que utilizan el método web service pueden solicitar el CAE para cada comprobante individual, o bien, realizar esta actividad en lote (masivamente) dependiendo de la necesidad del usuario.

En cambio, el método que provee AFIP para realizar comprobantes en línea, únicamente permite una factura con CAE a la vez, es decir que por cada alumno hay que repetir el proceso manual de creación.

Actualmente muchas instituciones educativas se encuentran en esta instancia, emiten cientos o miles de facturas una a una desde la web de AFIP, tarea que se volverá insostenible en el tiempo ya que requiere de gran cantidad de horas frente a una computadora en la que se pueden generar errores manuales.

Un software que permita la emisión de facturas electrónicas de forma automática puede ser la solución para ahorrar recursos y tiempo.

¿Cómo sé si estoy alcanzado?

Tal como vimos en nuestra Nota: “Conclusiones sobre la Resolución de Factura Electrónica”, tu colegio está alcanzado si cumple las siguientes condiciones:

  • Cuota igual o superior a $5.000, esto incluye todos lo niveles.
  • Si no es nivel primario o secundario, independientemente si la cuota es de $5.000 o superior.

 

¿Cuáles son los trámites que debo realizar para empezar a facturar electrónicamente por primera vez?

A continuación detallaremos todos los pasos a seguir para emitir Factura Electrónica desde
un software (web services):

  • Se realiza el trámite desde la web de AFIP por ÚNICA VEZ.
  • El usuario de AFIP con capacidad de representación de la institución deberá poseer clave fiscal NIVEL 3.

 

PROCESO

1- Ingrese a la página web de AFIP (www.afip.gob.ar) y seleccione la opción Acceso con Clave Fiscal. Luego colocar el CUIT de la institución y la clave, por último seleccionaremos INGRESAR.

 

2- Ya ingresado al menú lateral izquierdo, seleccionar la opción “Administrador de Relaciones de Clave Fiscal”.

 

3- Para que se pueda asignar un computador fiscal homologado a su Institución, con el cual dialogar con los WebServices de AFIP a la hora de facturar, deberá crear una relación siguiendo los pasos que se detallan a continuación:

Seleccione el contribuyente que corresponda al Colegio.

 

 

Haga click en el botón Nueva Relación.

Presione el botón Buscar para buscar el Servicio.

 

Presione el botón AFIP y luego seleccione WebServices

 

Se desplegará una lista de WS, seleccione el servicio “Facturación Electrónica”

 

Luego, presione el botón Buscar para seleccionar el Representante

 

En el campo CUIT/CUIL/CDI del usuario, ingrese el CUIT de sin espacios ni guiones: CUIT DE LA EMPRESA PROVEEDORA DE SOFTWARE. Si se ingresó correctamente, aparecerá el nombre de nuestra empresa al lado del CUIT.

Finalmente, presione el botón Confirmar para autorizar la delegación.

 

4. Crear un punto de ventas electrónico asociado a WebServices

Este punto detalla los pasos necesarios para crear un punto de ventas que utilice los Web Services de AFIP para facturar de manera electrónica. En el caso de que ya lo haya creado, omita este punto.

Luego de ingresar a la web de AFIP, navegue a la opción Administración de puntos de venta y domicilios y seleccione la razón social a configurar.

Luego seleccione la opción ABM de puntos de venta

Al final de la página presione el botón Agregar.

 

Como mencionamos anteriormente, los softwares administrativos que permiten emitir Factura Electrónica se presentan como una solución para los colegios.

Si se comparan los costos de incorporarlo vs el tiempo que se ahorra, siempre es una solución.

Aunque por el momento se pueda sustituir un Webservice haciendo una a una las facturas en la Web de AFIP, es insostenible en el tiempo, porque resulta sumamente engorroso para quienes deben hacerlo.

Esperamos que esta información les sea de mucha utilidad y puedan estar preparados y organizados para iniciar esta nueva digitalización que tantas soluciones traerá. Dejanos tus comentarios o dudas a continuación y te ayudamos!

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