Sabemos que una parte de las cuotas que se les cobran a los estudiantes se destina a mantener funcional la operación del colegio en el día. Esto ocurre porque el dinero recibido por parte del Estado, en aquellas instituciones que cuentan con subvenciones, se aplica a los sueldos del personal docente de las materias programáticas.

Entre los gastos de la escuela, dependiendo de si es de gestión privada con o sin aportes estatales, se encuentran los sueldos del personal y los servicios. Además, parte del presupuesto se destina a cubrir la adquisición de capital, como pueden ser los bienes muebles o la tecnología.

El presupuesto disponible repercute en la calidad de la educación que se brinda y en el bienestar de los alumnos y del resto de la comunidad educativa. Por ello, es sumamente importante garantizar una buena gestión de los pagos.

En este artículo, revisaremos algunos de los gastos básicos vinculados con la operación del colegio.

Los gastos básicos de la operación del colegio

Cuando se piensa en una institución educativa, lo primero que suele venir a la mente es su calidad académica. En general, cuesta asociar que una escuela es también una organización que debe atender sus necesidades económicas para seguir funcionando en el día a día.

De allí el énfasis que se pone en el pago de las cuotas mensuales y en la recuperación de morosos. En este sentido, el dinero resultante de estas acciones se utilizará para mantener o mejorar el servicio educativo que se brinda.

Te invitamos a ver el siguiente video, donde se aborda el tema de los gastos e ingresos en la operación de colegios:

Ahora, veamos algunos de los gastos corrientes a los que deben hacer frente las organizaciones escolares a partir de los ingresos que obtienen mediante cuotas y matrículas.

Pago de servicios

Tal como sucede en el hogar, los colegios tienen que abonar las facturas de los servicios básicos como el gas, el agua y la electricidad. A esto se le deben sumar las tasas municipales de barrido y alumbrado y los servicios de teléfono e Internet, tan necesarios en la actualidad.

También se deberá tener en cuenta si el edificio donde se dictan las clases es propio o alquilado. En el segundo caso, se deberán considerar el pago del alquiler mensual e, incluso, los gastos de contratación de un predio externo para la realización de actividades deportivas, por ejemplo.

Mejora de la infraestructura

Después de un año completo de clases, posiblemente el edificio necesite una mano de pintura para recibir a los estudiantes del próximo ciclo lectivo. Además, ¿cuántas veces escuchamos que es necesario reparar un baño, una estufa o un aire acondicionado?

Todos estos gastos pueden y deben ser previstos en el presupuesto anual, incluso aunque sean el resultado de una situación inesperada. En síntesis, es indispensable que el colegio cuente con un fondo destinado a las reparaciones en su infraestructura.

Si no se cuenta con recursos suficientes, es posible valorar opciones de acceso a créditos a fin de subsanar los inconvenientes edilicios.

Adquisición y reparación de mobiliario

Cuando se piensa en un colegio, algo más que viene de inmediato a la mente es un aula llena de mesas y sillas. Además, un escritorio para el o la docente, un pizarrón o pizarra —incluso digital, dependiendo de los recursos económicos disponibles— en la pared y algún póster con contenido educativo.

Todos estos elementos tienen un ciclo de vida definido: algunos pueden ser reparados, pero otros deberán reemplazarse oportunamente. Estos costos también tienen que ser contemplados por la institución educativa al momento de gestionar los gastos.

Compra de equipo

La pandemia por COVID-19, de forma insoslayable, impuso la necesidad de dictar las clases de forma híbrida. Para hacerlo, se volvió un requisito contar con computadoras, proyectores y software especializados en cuestiones educativas, no solo para los estudiantes sino también para los docentes.

 «A lo largo de los años, la tecnología en general y la informática en particular fueron asumiendo una mayor importancia en nuestras vidas. El ámbito educativo, en este aspecto, no es la excepción.»

La utilización de tecnología en el ámbito educativo ofrece múltiples opciones para mejorar y hacer más interesante la enseñanza. Por ejemplo, proyectar una película puede ser un buen recurso para entender mejor un hecho histórico, mientras que ver un documental permite abordar un tema de ciencias naturales.

La compra de equipos también es necesaria para el sector administrativo del colegio. Esto se debe a que contar con herramientas actualizadas es el primer paso para una mejor gestión administrativa y contable escolar.

Una opción que puede ayudar a economizar la compra de equipos para el sector administrativo es la utilización de un software contable en la nube. De esta forma, con passwords diferenciadas por perfiles de uso se puede acceder a la información del colegio desde cualquier dispositivo que cuente con acceso a Internet.

Pago de personal

El personal docente y no docente es el que le da vida al colegio. Gracias a ellos, los estudiantes reciben los contenidos, la institución se mantiene limpia y la gestión administrativa está al día, entre muchas otras tareas.

Por ello, buena parte de lo recaudado se dedica al pago de los salarios y las cargas sociales que se asumen como responsabilidad tras la contratación.

¿De qué forma se puede mejorar la gestión de gastos de operación del colegio?

Una herramienta que colabora eficazmente con la gestión de los gastos es el diseño de un presupuesto escolar. Como en cualquier presupuesto, se deberán contemplar aquí los ingresos y los egresos, fijos o extraordinarios.

La implementación de un presupuesto escolar aporta cierto margen de control sobre los gastos financieros, a fin de que se puedan proyectar mejoras a futuro. A su vez, le da a la institución un panorama sobre cómo serán sus finanzas si se mantiene un determinado patrón de cobranzas y gastos.

De esta forma, el colegio podrá definir sus objetivos en el corto y el mediano plazo. A su vez, conocer los números reales facilita la toma de decisiones y amplía las posibilidades respecto de los gastos de inversión.

Ahora bien, ante la inminencia de un gasto, se deberían pedir cotizaciones a varios proveedores para optar por la más acorde con el presupuesto del colegio. De esta forma, se logrará efectuar el desembolso necesario sin comprometer la economía de la institución.

Otra herramienta que puede ayudar en la gestión de los gastos es un sistema administrativo y contable que permita registrar las facturas de los proveedores y sus pagos.

Este sistema debe incluir la posibilidad de realizar las facturas correspondientes a los servicios que ofrece la institución y asentar las cobranzas. Asimismo, es central que permita el control y seguimiento de las facturas pendientes de pago.

De esta forma, se podrá realizar presupuestos para prever cuáles serán los gastos e ingresos que deberán afrontarse en los meses siguientes. Así, se tendrá un panorama general de la situación del colegio.

«Una herramienta de suma utilidad para la gestión de gastos es un sistema administrativo y contable especializado en instituciones educativas.»

Beneficios de una buena gestión de gastos del colegio

El principal beneficio que deriva de una buena gestión de los gastos es que la institución dispondrá de una salud económica y financiera robusta para poder afrontar la labor diaria.

Además, se podrá planificar a corto y mediano plazo y de esta forma establecer prioridades para la asignación de presupuestos. Así, podrán efectuarse solo las inversiones necesarias.

A su vez, contar con una buena gestión de gastos permitirá hacerle frente a los gastos que surjan, conociendo de dónde vienen los fondos o a dónde recurrir para asumir un crédito, si es necesario.

«El principal beneficio de una correcta gestión de los gastos es que el colegio tendrá una buena salud económica y financiera.»

Conclusiones

Una buena operación del colegio y una óptima gestión de gastos son procesos imprescindibles. Dependiendo del modo en que administre y controle su aspecto económico la institución generará ganancias o pérdidas, lo que influirá sobremanera en el proyecto institucional.

Desde Aulica te ofrecemos un sistema contable y administrativo especializado en colegios. Con él podrás realizar la gestión de proveedores, registrar las facturas y dejar asentados los pagos realizados.

A su vez, contarás con balances y reportes actualizados que ayudarán a la dirección del colegio en la toma de decisiones, en tanto le mostrarán los ingresos y egresos experimentados en los últimos meses o años, por ejemplo.

Por otra parte, como Aulica es un software en la nube disminuye la inversión que se necesitaría para equipos de escritorio. Y no solo en cuanto a la capacidad de procesamiento que requiere cada equipo, sino también a razón de su menor exigencia en términos de cantidad de computadoras.

Con Aulica podrás acceder a la información contable de la institución desde cualquier computadora, tablet o celular, en cualquier momento del día y cualquier día de la semana.

Toma la decisión correcta para el bienestar de la institución y de tu comunidad educativa. ¡No dudes en contactarnos! Nuestros asesores podrán brindarte la información que requieras sobre nuestro sistema contable y administrativo.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:
Aprendé más sobre los indicadores de gestión para colegios
Sistema Contable Online: el Complemento de Trabajo Perfecto de un Administrador o Asesor Escolar
Conocé Cómo un Sistema de Gestión Contable puede Mejorar la Contabilidad en tu Institución Educativa
5 Funcionalidades del Software de Aulica que te Ayudarán a Mejorar la Gestión de tu Colegio
8 Formas en que la Tecnología Ayuda a la Gestión Contable de tu Escuela