La gestión escolar puede ser un gran desafío para una institución educativa, pues son varias las áreas cuyos procesos deben ser tenidos en cuenta. Entre ellas hallamos el área administrativa, educativa, contable, académica, de recursos humanos y de comunicación.

En este artículo, te invitaremos a generar una guía de buenas prácticas para saber cómo actuar ante cada situación puntual vinculada con la gestión. Contar con una organización bien planificada es una excelente manera de optimizar tu rol laboral.

¿Qué implica la gestión de colegios?

En primer lugar, una buena gestión educativa debe ser una práctica situada, nunca descontextualizada. En este sentido, debe pensarse desde el inicio como un modo de resolver las necesidades de una institución específica, con su historia y sus características particulares.

Por ello, apuntamos a que cada equipo de gestión pueda desarrollar su propia guía de buenas prácticas.

De la misma manera, la gestión de colegios precisará de una distribución de las tareas que asegure la cobertura de todas las necesidades institucionales. Como no puede resultar fragmentada y abarcar solo algunas tareas y otras no, deberá dividirse en áreas para especializar las actividades.

También será necesaria una delegación permanente, pues en una gestión escolar la centralización solo genera malestar respecto del resto de la comunidad. Tarde o temprano, una práctica de este estilo ocasionaría unidireccionalidad en la toma de decisiones y dejaría problemáticas irresueltas.

La gestión escolar debe apuntar a una buena comunicación con la comunidad educativa para conocer a fondo sus necesidades y problemáticas.

¿Cómo mejorar la gestión de los colegios?

La gestión educativa ha sido materia de estudio profesional, pero también de desarrollo experiencial. Muchas de las buenas prácticas vinculadas con el ejercicio de una gestión escolar eficaz son fruto de casos concretos.

José Daniel Espinosa Rodríguez, coordinador y pedagogo ecuatoriano, nos propone algunas certezas tras reconocerlas a lo largo de su experiencia en instituciones educativas. Estos modelos pueden servirte para pensar en tu propia gestión y adaptarlos a tu institución.

Empieza por entender el entorno

Recomendamos que, en tu guía de buenas prácticas, detalles con precisión aquello que conoces sobre el contexto escolar. Recuerda revisar cada año las premisas que aquí coloques, pues los cambios que atraviese la sociedad podrían repercutir en tu toma de decisiones.
Te proponemos una serie de preguntas que pueden acompañar esta configuración de tu entorno:

• ¿Qué características tiene tu comunidad educativa?
• ¿Cómo son las familias que pertenecen a tu comunidad?
• ¿Cómo definirías a los alumnos de tu colegio? ¿Cuál es el estudiante ideal?
• ¿De qué modo está compuesto el cuerpo docente de tu escuela?
• ¿Cómo son las interacciones sociales entre los miembros de tu comunidad?
• ¿Cuáles son las costumbres que hay dentro y fuera de tu colegio?
• ¿Dónde está instalado tu colegio (barrio, instituciones cercanas, etcétera)?
• ¿Qué idiosincrasia/s puedes reconocer en tu entorno?
• ¿Cómo se configuró históricamente ese entorno?

Genera un sentido de comunidad

Las mejores experiencias en cuanto a proyectos educativos establecen que las escuelas no deben funcionar como empresas, sino como comunidades. La

educación es un derecho y, por ello, se apunta a otorgar un servicio clave, no a un fin lucrativo.
En este sentido, la meta prioritaria es una buena educación, y para ello es necesario que todos los miembros de la comunidad se sientan parte de un mismo proyecto.

La escuela debe sustentarse en una identidad común, es decir, conformar una comunidad.

En tu guía de buenas prácticas, puedes incluir una serie de premisas en pos del sentimiento de pertenencia:

• Pensar en actividades que construyan la identidad comunitaria de todos los miembros implicados: familias, alumnos, docentes, personal administrativo.
• Mantener una comunicación fluida y sincera con todas las áreas de la institución. Esto puede realizarse mediante el uso de plataformas digitales como la que ofrece Aulica.
• Rendir las cuentas de la escuela de manera transparente y accesible para todos los miembros implicados. En este sentido, Aulica también pone a disposición herramientas útiles.
• Conducir a los miembros de la comunidad hacia una mejora constante de la calidad de los aprendizajes.
• Compartir con las familias y con la sociedad los proyectos educativos
• Implicar a los docentes y al personal de la institución en la toma de decisiones: acudir a ellos como profesionales que son.

Establece metas claras

Comúnmente, los colegios cuentan con un proyecto educativo institucional donde figuran su visión y misión. Este debe ser parte de tu guía de buenas prácticas de gestión escolar, ya que retomarlo cada vez que puedas hará que no pierdas de vista tus prioridades.

Asimismo, el proyecto institucional acompañará en la gestión a los equipos escolares de docentes y directivos.

Personales

Las escuelas implican desarrollos personales específicos. Por ejemplo, cada docente planifica sus clases, cada alumno realiza sus aprendizajes, y el director y el representante legal asumen funciones bien definidas.

En este sentido, te proponemos que para cada función o rol establezcas metas claras. De esta manera, las tareas quedarán distribuidas desde el comienzo y no se generará una gestión escolar fragmentada.

Ahora bien, será necesario observar que las metas personales de cada individuo —a nivel micro— se relacionen entre sí. Solo así se podrán alcanzar las metas grupales a nivel macro.

Grupales

Como se trata de una comunidad, será necesario que existan metas grupales que se manejen a un nivel macro, de forma más holística e integrada. A ellas apuntarán las metas personales de cada sujeto.

Tener en tu guía de buenas prácticas las metas permite una planificación estratégica y saber hacia dónde direccionar la toma de decisiones.

Compartir estas metas con el resto de la comunidad fomenta una mayor sintonía en vistas a un bien común. En otras palabras, darle coherencia al proyecto educativo contribuye con una mayor calidad de los aprendizajes que se visibiliza en resultados y aprobación de las familias.

Implementa tecnología

En este tiempo de pospandemia, hemos dimensionado las ventajas que la tecnología aporta a la educación. En una guía de buenas prácticas, es un objetivo que no deberás pasar por alto.

Ahora bien, es importante tener en cuenta que los nuevos medios deben ser herramientas que faciliten las actividades de los diferentes miembros de tu comunidad, no fines en sí mismos. Por ejemplo:

• Existen software de administración escolar, como Aulica, que facilitan las tareas del área administrativa y contable.
• También puedes sumar dispositivos tecnológicos en las aulas, como proyectores, pantallas digitales o computadoras. Estas inversiones pueden formar parte de tu presupuesto escolar o bien demandar estrategias de recaudación.
• Promover el uso de aulas virtuales te permitirá diversificar el aprendizaje entre sincrónico y asincrónico.
• Puedes sumar tecnología, además, para marcar el ingreso y egreso de la institución.
• La comunicación puede optimizarse por medio de mails, aplicaciones o mensajería.

Promueve la autorregulación institucional

En los colegios, los recursos suelen ser bastante limitados, y su buena distribución resulta esencial. Sin embargo, si el control que se ejerce desde el rol de gestión no se comparte, se percibe como una imposición y genera malestar institucional. Por ello te proponemos que, en tu guía, promuevas la autorregulación institucional.

Si todos los miembros conocen en profundidad los recursos disponibles, saben hasta dónde pueden rendir y cuáles son las prioridades, seguro acompañarán las decisiones del equipo de gestión.

Estos mecanismos de autorregulación pueden ser diversos según tu comunidad educativa, tú los definirás pensándolos de manera situada:

1. Genera un protocolo de pedido de recursos que pueda analizarse a partir de un cuestionario: ¿mi pedido atiende las prioridades de este año?, ¿mi pedido atiende las metas establecidas?
2. Afianza las funciones de cada rol para que las consultas se le asignen al área correspondiente. No es necesario que todo pase por una representación legal, ya que se pueden formular respuestas para ciertas consultas desde las mismas áreas responsables.
3. Mantén una comunicación eficaz con las familias para que sepan cómo actuar en cada caso y qué importancia tiene el pago de las cuotas.
4. Promueve entre los estudiantes un rol activo, para que puedan contribuir con y participar en los distintos proyectos institucionales.

Si algo cambia, ¡adáptate!

Te aconsejamos definir ciertas pautas que habiliten la flexibilidad en tu guía de buenas prácticas de gestión escolar. Recuerda que dicha guía debe ser revisada cada año, ya que el contexto social cambia sin pausa.

En este sentido, puedes incluir algunos incisos que te permitan reaccionar ante necesidades emergentes:

• Ante emergentes edilicios, priorizar el aprendizaje de los alumnos y redistribuir los espacios en consonancia.
• Ante emergentes económicos, contar con un fondo de emergencia o planificar algún evento solidario.
• Ante emergentes legales, contar con un protocolo para diversos casos y asegurar contactos ministeriales para asesorarse debidamente.
• Ante emergentes educativos, delegar las decisiones al área directiva.
• Ante emergentes administrativos, delegar las decisiones al referente del área contable.
  

  Beneficios de mejorar la gestión en los colegios

Entre los diversos beneficios que puede ofrecer una guía de buenas prácticas de gestión de colegios, encontramos: la integración de diferentes áreas de gestión, la mejora de la calidad de los aprendizajes y la optimización de la comunicación en toda la escuela.

Asimismo, se vuelve posible un aumento de la recaudación, y una mejor distribución de los gastos y las ganancias a nivel tiempo y vínculos.

Conclusiones

Estas propuestas apuntan a pensar la gestión escolar a partir de decisiones estratégicas. Claramente implican un tiempo de planificación, pero una vez en marcha aportan beneficios, agilizan las tareas y suman experiencia para próximos años.

A medida que las personas se van acostumbrando a un proyecto claro y ordenado, se autogestionan. En este sentido, una guía te acompañará para focalizar esfuerzos y clarificar objetivos.

Si bien en las instituciones educativas suelen prevalecer los emergentes antes que las metas macro, estas no deben perderse de vista, pues son las que mejoran la calidad educativa.

Finalmente, no olvides que las nuevas tecnologías son una gran contribución para agilizar tareas, por ejemplo las de administración y contabilidad. Desde Aulica te acompañaremos para que puedas dedicarte de lleno a tareas de mayor valor humano.

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