En toda institución escolar, el equipo de gestión educativa está a cargo de los procesos, acciones y actividades vinculados con la organización y el buen funcionamiento pedagógico y académico.

La gestión escolar constituye el timón de un gran barco en el que todos los actores sociales se educan y socializan. La capacitación, el uso de la tecnología disponible, la escucha y el aprendizaje son los grandes pilares sobre los cuales se apoya un equipo de gestión consolidado.

Asimismo, administrar y utilizar eficientemente los recursos materiales, económicos, humanos y tecnológicos resulta primordial para la institución. Esto constituye, también, un gran desafío para el equipo de gestión.

El equipo debe enfocarse en unas líneas de acción correctamente evaluadas y bien planificadas. Además, debe desarrollar estrategias que aseguren una gestión institucional que contemple a todos los actores.

Las herramientas tecnológicas disponibles pueden ayudar a los equipos de gestión a agilizar múltiples tareas. En este sentido, es fundamental tener en la mira a todas las áreas implicadas: la administrativa, la social y la pedagógica.

En este artículo, abordaremos los requerimientos fundamentales para una gestión eficiente y descubriremos cómo la tecnología puede ayudarte a alcanzarla.

¿Qué conforma la gestión educativa?

La gestión educativa es un proceso complejo integrado por diferentes niveles de concreción y por distintas dimensiones. En esta oportunidad, abordaremos tres niveles de concreción:

Gestión institucional

Es la encargada de traducir las acciones particulares de cada institución para adaptarlas al contexto general. En otras palabras, hace referencia a los enfoques de orden administrativo, presupuestal, de planificación y de programación que se adoptan.

Gestión escolar

Este nivel deriva de los objetivos planteados a nivel institucional. Corresponde al ámbito de la cultura organizacional de la escuela, y está conformado por: los directivos, los docentes, las interacciones entre todos los actores, las normas, las decisiones y todos los factores que le otorgan a la institución una identidad única y particular.

Gestión pedagógica

Hace referencia a todo lo que ocurre a nivel curricular, desde la forma en que el docente implementa estrategias didácticas e instancias evaluativas hasta el vínculo con los padres y los alumnos.

Gestión administrativa y presupuestaria

La gestión administrativa y presupuestaria engloba una serie de tareas y actividades que contribuyen a utilizar de manera óptima y planificada los recursos de la institución. Todo esto con el propósito de obtener los mejores resultados y alcanzar los objetivos.

Cada uno de estos niveles de concreción de la gestión educativa depende de una correcta articulación entre las decisiones y las acciones. Su finalidad última es, en este marco, brindar una educación integral que permita la concreción de los objetivos del ideario institucional.

La gestión educativa contempla aspectos del orden de lo institucional, lo escolar y lo pedagógico.

Gracias al desarrollo tecnológico actual, el mercado ofrece programas que permiten registrar y almacenar los datos de cada nivel de gestión. De esta manera, articularlos resultará fácil y podrá hacerse de forma eficaz.

Ventajas de una correcta gestión educativa

Cuando los niveles de gestión se integran de manera coherente, las ventajas para alumnos, familias, equipo docente y para toda la institución en su conjunto son numerosas y evidentes.

Una gestión eficiente permite un mejor abordaje de los contenidos y la implementación de estrategias innovadoras para el proceso de enseñanza y aprendizaje. Además, facilita las operaciones administrativas e institucionales.

La consecuencia más clara de esta eficiencia es la satisfacción de las necesidades del alumnado. Pero igual de importantes son los beneficios que supone para la relación entre la institución y las familias y para la administración eficaz de los recursos escolares.

Cuando la gestión es oportuna, los aspectos pedagógicos, organizacionales, comunitarios y administrativos se integran en pos de una educación de calidad.

El rol de la tecnología en la optimización de la gestión educativa

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En la actualidad, el propósito de una gestión educativa de calidad se ve favorecido por el gran avance tecnológico.

El uso de plataformas y softwares permite automatizar múltiples procesos administrativos y a la vez obtener y analizar datos concretos en relación con los estudiantes y sus familias, por ejemplo.

Así, se facilitan la toma de decisiones y las intervenciones tempranas y oportunas.

La gestión educativa encuentra en la tecnología una solución para las tareas administrativas repetitivas que antes debían ser realizadas por el personal.

En todas las dimensiones del ámbito administrativo, entonces, el uso de herramientas tecnológicas ayuda a gestionar operaciones y tareas que antes llevaban mucho tiempo. Asimismo, disminuye el impacto de los posibles errores humanos.

3 estrategias fundamentales para mejorar la gestión interna escolar

A continuación, desarrollaremos tres estrategias que podrás tener en cuenta para optimizar tu gestión institucional.

#1 Mejorar la comunicación con el personal y las familias

En las escuelas, la comunicación es un hecho cotidiano que constituye un factor condicionante para el buen funcionamiento de la institución.

Las interacciones que ocurren entre directivos, docentes, alumnos y padres son de gran relevancia para el colegio. Y el equipo de gestión es el que debe garantizar intercambios fluidos y adaptados a las necesidades particulares de cada grupo.

La comunicación entre la institución y las familias, así como también dentro del equipo de gestión educativa, depende de una retroalimentación constante. Cuando la comunicación es oportuna, contribuye a una gestión eficaz. Luego, una gestión eficaz tomará medidas que mejoren cada vez más la comunicación.

Una gestión educativa eficiente promueve una comunicación fluida entre equipos, alumnos y familias. A su vez, ese estilo de comunicación efectivo contribuirá con la educación de calidad.

A partir de la comunicación entre todos los actores implicados en la institución escolar, se obtienen datos valiosos para los equipos de gestión.Tanto las necesidades que se expresan desde los hogares como las demandas de los alumnos y los docentes aportan información valiosa para las futuras decisiones de los directivos.

En este marco, la tecnología ha llegado a las instituciones para automatizar los procesos de comunicación. El correo electrónico y la mensajería instantánea favorecen interacciones ágiles y ordenadas en cuanto a la recopilación de datos.

#2 Automatizar procesos

La automatización de tareas, sobre todo de aquellas repetitivas que antes debían ser realizadas por el personal administrativo, permite destinar tiempo para gestiones de mayor importancia. Entre ellas, podemos mencionar las reuniones entre áreas o la atención de las familias.

De nuevo, una tecnología adecuada es una gran aliada. El desarrollo de sistemas informáticos ha permitido automatizar mensajes, gestionar cobranzas y hacer seguimientos puntuales sobre deudores, entre otras facilidades.

En resumen, la automatización de diversas tareas y acciones institucionales optimiza y potencia de manera directa la gestión educativa.

#3 Incorporar una plataforma de gestión escolar

Implementar una plataforma digital de gestión escolar permite automatizar una gran cantidad de procesos administrativos institucionales. Además, garantiza que el personal de administración cuente con el tiempo necesario para realizar tareas más específicas.

El software adecuado permite el monitoreo del estado de las deudas; facilita el pago de las cuotas y su registro; y administra inscripciones, cuotas y becas. Además, permite el asiento automático o manual de ingresos y egresos.

El acceso a datos de interés actualizados y disponibles desde una misma interfaz es una estrategia clave para asegurar una gran calidad educativa y el crecimiento de la institución. También lo es el poder disponer de información relevante casi en simultáneo y controlar la situación económica del establecimiento.

Conclusión

La gestión educativa es la piedra angular de toda institución: a partir de ella se asientan y se configuran todos los procesos sociales, administrativos y pedagógicos del colegio.

Por ello, es importante desarrollar una gestión eficiente que tenga a su disposición las herramientas necesarias para ofrecer una educación de calidad.

En este sentido, las herramientas tecnológicas permiten la automatización de muchas de las tareas que anteriormente eran realizadas por el personal. Con un software adecuado pueden cumplirse iguales funciones pero con una mayor eficiencia y una mejor organización de la gestión administrativa-contable escolar.

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