El Instituto San José de Baradero es uno de los que optimizó su gestión administrativa y contable con Aulica, nuestra solución para Colegios.

Conocé el problema que tenía esta institución y cómo logró solucionarlo a través de nuestra herramienta.

¿Cuál era el problema del Instituto San José de Baradero?

El problema que presentaba el Instituto era principalmente que no contaba con una base de datos centralizada. Esto impedía un fácil y rápido acceso a la información.
Era complejo y tedioso acceder a datos como los de la matrícula total y a la información de las familias. El problema se hacía especialmente evidente en el tema arancelario.

 «Antes de la implementación de Aulica el Instituto San José de Baradero invertía mucho tiempo y esfuerzo para realizar tareas diarias de seguimiento a familias y fondos del colegio.»

El caso era el mismo para los seguimientos a las familias con fines administrativos o incluso para consultar las cuentas corrientes de los alumnos. El volumen de información era tan amplio que se hacia imposible ordenarla, actualizarla y analizarla por el personal del área.

De manera tal que, los problemas se acumulaban en la gestión diaria administrativa y contable. Estos eran algunos de los desafíos diarios:

• Dificultad para poder acceder a la información de forma rápida y fácil.
• Lentitud en el seguimiento administrativo de cuestiones arancelarias.
• Complicaciones para acceder a la información de las familias.
• Problemas de ordenamiento de otros aspectos administrativos , tales como las relacionadas con los fondos (tesorería).
• Doble registración en la contabilidad porque se usaban dos softwares (uno para lo administrativo y otro para lo contable).

Herramienta que utilizaba

Tal como lo mencionamos, uno de los principales problemas que presentaba el Instituto San José de Baradero era la información descentralizada. La misma provenía especialmente de un sistema de gestión contable y otro de gestión administrativa.

«Con Aulica el colegio ahora tiene todos los datos administrativos y de fondos en un mismo lugar.»

El colegio también contaba con un sistema de cobro de aranceles, desarrollado a la medida. Este presentaba desde su desarrollo dificultades como una interfaz de usuario rudimentaria y complicada.

La herramienta no respondía a los requerimientos actuales de la gestión administrativa y contable. A su vez, cuando el desarrollador de la plataforma dejó este trabajo , el avance en las mejoras necesarias para el sistema se hacía inviable.

En el video, podés observar las herramientas fundamentales para la gestión en instituciones educativas:

¿Cuál fue el punto crítico de la situación?

El Instituto San José de Baradero cuenta con líderes en busca de la mejora continua. Por ello, notaron que era indispensable migrar los datos a una solución que los convirtiera en el activo de valor que sabían que debían aprovechar.

«Entre lo que más valora el colegio de Aulica, está el acompañamiento profesional de soporte, la oportunidad de pagos electrónicos y el acceso a toda la información en un mismo lugar.»

Es así como deciden pasar a la acción y buscar una solución tecnológica que les ayudara a transformar sus datos en el activo que podría ser. El cambio era necesario para cumplir con unas mejoras que ya tenían claramente definidas:

• Actualización con los diferentes medios de pagos electrónicos para las familias.
• Orden para hacer seguimientos a las familias.
• Control arancelario.
• Soluciones para reducir la morosidad.
• Toma decisiones centradas en datos de las familias y fondos.
• Diseño y desarrollo de estrategias de cobro.
• Seguimiento y transparencia en el manejo de los fondos.
• Optimizar la gestión de cobranza y pagos.

¿Qué necesitaba el Instituto San José de Baradero?

Lo que el Instituto San José de Baradero necesitaba era una plataforma que centralizara su base de datos. Una, que le permitiera organizar, procesar y analizar cada dato para convertirlo en información relevante sin tener que abrir más de un programa.

Además, necesitaba que esta incorporara diferentes formas de pago y que fuera amigable para los usuarios. De ese modo, podrían aprovechar la herramienta sin tener que emprender planes de capacitación engorrosos. Puntualmente, este es lo que la institución comenta:

«Como todos sabemos, contar con información es sumamente necesario al momento de tomar decisiones, para poder definir y llevar a cabo diferentes cursos de acción de acuerdo con los objetivos establecidos por parte de la organización. Por esto fue necesario contar con un sistema que nos permitiera gestionar y administrar toda esa masa de información con la que se cuenta en un establecimiento de índole educativa, para poder analizar, establecer y llevar adelante estrategias para el mejoramiento, no solo en cuestiones relacionadas a las cobranzas, sino también para conducir a un ordenamiento administrativo que permitiera control y transparencia en el manejo de los fondos”.

¿Cómo nos encontraron y cómo fue el proceso de contratación?

En el 2018 el Instituto San Jose de Baradero emprendió la búsqueda de una solución para mejorar su gestión administrativa. Comenzó con un proceso de investigación y selección de diferentes software de gestión administrativa para instituciones educativas.

Comparó varias alternativas y finalmente llegó a contactar con Aulica, a través de su presencia en la web. En el mes de Septiembre del año 2018, una vez que accedieron a la información de contacto, se estableció comunicación y nos contaron cuál era la situación en la que se encontraban.

Solicitaron presupuesto, en primer lugar para el módulo administrativo. Luego se procedió a una demostración remota sobre el funcionamiento y particularidades del sistema.

Una vez realizada la parte contractual, se procedió al proceso de implementación. En Octubre de 2018 el sistema ya estaba operativo.

Durante los primeros meses de la utilización del sistema se les acompañó en el proceso normal de adaptación e integración. Finalmente, la institución llegó a la contratación de todos los módulos que presenta Aulica.

El área de soporte técnico del sistema ayudó y brindó asesoramiento en cada etapa de la implementación. A su vez, el instituto ha destacado la rapidez y practicidad con la que se le ha respondido a cada consulta planteada al equipo de Aulica.

Esto otorgó la seguridad en el primer tiempo de uso del software, justo cuando mayor cantidad de interrogantes se pueden llegar a plantear.

¿Por qué Aulica?

Aulica fue la opción más viable para el Instituto San Jose de Baradero después de una investigación y comparación con otras soluciones del mercado. Según comentan desde el área administrativa del colegio, hay tres grandes razones para elegirnos:

• Se resuelven todas las necesidades de la Institución en cuanto a la gestión administrativa y contable.
• Mejor relación coste/servicio.
• Acompañamiento y soporte durante todas las fases de consultoría, implementación y puesta en marcha.

¿Cómo mejoró la gestión administrativa del Instituto San Jose de Baradero?

Efectivamente, el Instituto logró el objetivo de mejorar su gestión administrativa y contable. Tras varios años de uso lo que destaca la institución es lo siguiente:
Con el módulo contable agiliza la información disponible con respecto a cómo se encuentra la Institución patrimonial y financieramente.

Antes eran dos sistemas paralelos y eso complicaba las cosas. Por ejemplo, debían hacer asientos aparte, con las cuotas se hacía un solo asiento y eso podría llevar a errores o duplicaciones. Ahora pueden realizarlo de forma automática y los asientos se hacen ágilmente.

• Ya cuentan con varias formas de pago electrónicas.
• Con la implementación de Home Familia (Portal para los padres o tutores al que se ingresa sólo con el DNI) la comunicación con las familias de los alumnos es efectiva para reducir la morosidad, dado que se puede visualizar la deuda y generar el cupón de pago por la misma o realizar el pago online.
• Acceden a análisis de datos de cobranza.
• Con la planilla de caja agilizan el arqueo diario de los fondos y reducen errores como los del paso de la tarjeta.
• Acceden a la información presentada de forma práctica.
• Han mejorado la gestión de la morosidad utilizando las diversas herramientas de Aulica.

¿Qué opina este Colegio de nosotros?

En palabras del mismo colegio, esto es lo que opina de nosotros:

“Lo que más resaltamos de Aulica es el acompañamiento profesional y oportuno que se presta a nuestras dudas y requerimientos. Además, la usabilidad práctica de la herramienta, la cual hace que la gestión de nuestra Institución sea más amena y efectiva a diario.
Todo esto me parece sumamente importante;
Los instructivos me ayudan muchísimo para poder encontrar las respuestas de manera rápida. Lo que más me gusta de Aulica es su fácil utilización, cuenta con una interfaz de usuario que lo hace muy didáctico y ameno en su uso cotidiano.”

Con respecto al Servicio:

“Valoramos mucho la rapidez con la que desde el área de soporte nos brindan soluciones a los interrogantes que puedan ir surgiendo dadas las necesidades de la Institución, como así también la mejora continua en sus funciones, sus constantes capacitaciones y su manual de usuario presente en la ayuda del sistema, y en mi caso particular, la apertura a recibir sugerencias de mejora por parte de quienes utilizamos áulica de manera cotidiana.
El servicio post venta nos da la seguridad de que ante cualquier inconveniente van a tener respuesta lo más rápido posible. Es lo que más confianza nos da para seguir eligiendo a Aulica.”

¿Qué es el Instituto San José de Baradero?

El Instituto San José de Baradero es un colegio con historia en Argentina. Fue fundado en 1897 por Camila Rolón de la Congregación Hermanas Pobres Bonaerense. El colegio se ubica en la ciudad de Santiago del Baradero, perteneciente a la provincia de Buenos Aires.

Desde su creación el colegio ha entregado decenas de promociones de graduados de la preparatoria. Su permanencia se debe en gran parte a que está en búsqueda de la mejora constante.

Esa mejora no solo se da en su oferta académica, sino también en tecnologías y herramientas que optimizan su gestión y la experiencia de estudiantes y familias.

Ahora que conocés uno de nuestros casos de éxito quizás sea el momento de convertirte en uno de ellos ¡Contacta con nuestro equipo de Aulica!

Conclusiones

El Instituto San José de Baradero es un colegio con historia en Argentina que logró actualizar su gestión administrativa y contable con Aulica.

El problema que presentaba era una base de datos descentralizada que dificultaba la gestión efectiva y aumentaba la vulnerabilidad de errores humanos.

El colegio nos encontró vía web en busca de una solución tecnológica y nos eligió por la relación coste/servicio que les ofrecía nuestra plataforma. En ella encontraron la solución para la centralización de la información y gestión administrativa/contable.

El Instituto San José de Baradero afirma haber logrado su objetivo de optimización administrativa y ahora cuenta con funcionalidades que le permiten recibir pagos electrónicos, seguimiento arancelario y mejora en el recaudo de cartera.

Conocé otros de nuestros casos de éxito:

Caso de Éxito: La Inmaculada – San Juan – Aulica
Caso de éxito María Auxiliadora
Testimonio Colegio San Antonio de Mercedes (Buenos Aires)