A raíz de varias consultas recibidas es que decidimos realizar esta nota intentando aclarar algunos puntos sobre los softwares de gestión.

Para poder entender este enfoque, utilizaremos una analogía: para beber usamos diversos recipientes, pueden ser vasos y tazas, y si bien todos cumplen una función similar, hay uno específico para cada fin.

No utilizaríamos nunca un vaso para tomar un té caliente ni tampoco una taza para tomar gaseosa, a menos que, no hayamos conseguido el adecuado y por eso nos conformemos con esa opción. Con los softwares de gestión pasa lo mismo, ahondaremos el concepto a continuación.

Un software de gestión es un conjunto de sistemas de información que permite integrar diversas operaciones de una organización. Dentro de los mismos se gestionan procesos tales como: facturación, cobranzas, cuentas corrientes y contabilidad. Funciona como un sistema integrado, es un único software con acceso a una base de datos centralizada.

Las empresas tienen sistemas de gestión especializados

Un sistema con estas características, brinda soluciones existentes en áreas de gran complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Un sistema genérico sólo ofrece un bajo porcentaje de efectividad basado en respuestas generalistas, que requieren ampliaciones funcionales.

Trabajar bajo un sistema especializado es el paso lógico de las empresas, en nuestro caso los colegios, que requieren soluciones reales a sus verdaderas necesidades. Tomando como referencia la analogía de los vasos y las tazas, un sistema especializado es semejante a tomar un delicioso té caliente en una taza que permita conservar la temperatura.

Ahora bien, volviendo a las consultas que nos realizan frecuentemente, un software para colegio es específico para ese tipo de instituciones por las particularidades de gestión que acarrean:

• La posibilidad de facturar de manera masiva a todos los alumnos por igual, teniendo en cuenta por ejemplo, que la cuota es la misma.
• Planificar la deuda y poder aplicarle una beca, bonificación o descuento antes de facturar.
• La información del alumno se encuentra contemplada en un único legajo, de manera que se puede digitalizar su documentación y nunca perderla.
• Imprimir listados de cursos con los alumnos inscriptos al mismo.
• Es necesario que ciertos reportes contemplen no sólo el nombre de los alumnos si no también de los padres y/o tutores.

La problemática cuando un colegio utiliza un software genérico

A menudo se comunican con nosotros representantes legales o administradores de colegios planteando que han contratado un software genérico y que no está supliendo sus necesidades. Algunas de las problemáticas que nos manifiestan son:

• Dificultad porque ese sistema no se adapta a escuelas.
• No se pueden facturar distintos conceptos por un mismo responsable de facturación. (Cuota, matrícula, material didáctico, uniforme, etc)
• Los listados de la morosidad no se pueden emitir por familia.
• No se imprimen listados de curso.
• No se pueden contemplar las becas, o vincular a un concepto específico.

No tienen información específica vinculada a lo que realmente es importante dentro de los colegios, sus alumnos, estos softwares no permiten tener los legajos de los mismos.

Existen aún muchos más inconvenientes, sólo utilizamos los anteriores para ejemplificar que para tomar un té hay que utilizar una taza, y para gestionar una institución educativa hay que utilizar un software específico, que contemple las particularidades y necesidades que tienen los colegios.

Es por esto que un sistema administrativo y contable que dé respuestas efectivas y reales ante todo estos problemas es una inversión, ya que brinda las herramientas para solucionar realmente los problemas que tienen las instituciones educativas.

AULICA se presenta como una de las opciones para poder dar solución a todas estas problemáticas. En tu institución, ¿cómo lo solucionan hoy en día el problema de la gestión? Respondeme y conversamos.