La aplicación de técnicas empresariales para el crecimiento y la transformación digital en las instituciones educativas

por | 13, Sep, 2018 | Administración, Blog

Las instituciones educativas privadas juegan un rol importante en el desarrollo integral de profesionales y aspirantes universitarios. Tradicionalmente sus modelos de gestión escolar se orientan a lograr los estándares más altos e impactar en el medio social en el que desarrollan su actividad.

El desafío de incorporar nuevas tecnologías y herramientas digitales a la organización ocasiona una resistencia inicial en quienes llevan adelante la gestión porque consideran que esta innovación puede no estar madura y tal vez nunca se haya aplicado al ámbito educativo.

Aun así, las instituciones educativas privadas comparten similitudes con las empresas en muchos aspectos y pueden incorporar prácticas ya probadas de gestión que aumenten la eficiencia en el manejo de sus recursos: humanos, tiempo y dinero.

Existen nuevas técnicas utilizadas por el sector privado de las cuales las escuelas se pueden beneficiar.

El objetivo de estas técnicas es lograr un mayor rendimiento de los recursos. Introducen elementos innovadores – que hacen a la sostenibilidad y al desarrollo digital de la escuela – para poder responder a las nuevas realidades del contexto y sus actores.
A continuación algunas de las técnicas que pueden implementarse:

1. Aplicación de procesos digitales:

Aplicar procesos digitales en aquellas tareas manuales (que se realizan de manera repetititva) es incluir un proceso computacional en estos deberes, automatizando el traslado y procesamiento de la información para ahorrar tiempo, disminuir errores y mejorar la trazabilidad de los datos.

Estos procesos permiten optimizar la gestión y la eficiencia de la organización como un todo.

Por ejemplo, incorporar un sistema de comunicación digital entre el colegio y las familias puede transformar el tradicional cuaderno de comunicados reduciendo las impresiones y las tareas de control de lectura.

Los beneficios que se logran con la introducción de procesos digitales son la reducción de uso de recursos y la eliminación de procesos ociosos que perjudican el desempeño de la organización.

2.Reingeniería:

Esta técnica propone hacer cambios radicales en los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en costos, calidad, servicio y rapidez. Para ésto, incorpora tareas, acciones o actividades interrelacionadas que dan lugar a salidas de nuevos productos, servicios o información pero con mayor valor añadido.

Software de Gestion Administrativa para Colegios

Un ejemplo de reingeniería, es la transformación de los procesos contables tradicionales. Cuando una escuela implementa un software administrativo cambia sus procesos de registro de gastos e ingresos, la cobranza de cuotas, la facturación e implementa nuevas prácticas. Este nuevo proceso permite que se logre el mismo resultado anterior, pero con mayor eficiencia y generando valor agregado en la tarea, por ejemplo, registrando indicadores o elaborando informes de gestión.

3.Empowerment:

Se traduce como empoderamiento y consiste en que una organización le otorgue a su personal la tecnología y la información necesaria para que hagan uso de todas las herramientas de forma óptima y responsable.

Esto supone un desafío para los modelos de gestión tradicional porque descentraliza la ejecución de las tareas claves e incrementa la responsabilidad del personal que ahora debe ejecutar tareas que involucran procesos críticos. El empoderamiento se debe implementar de forma paulatina y acompañado de capacitación, herramientas y apoyo durante las primeras etapas.

4. Aplicación de procesos de Calidad Total.

Es una estrategia de gestión que implica la participación continua de todo el personal de una organización en la mejora del desarrollo, diseño, prestación y mantenimiento de los productos y servicios que ofrece. Esta técnica empresarial también se conoce como TQM (Total Quality Management) y se la denomina total porque está orientada a crear conciencia de calidad en todos los procesos de organización.

Una escuela puede certificar sus procesos bajo estándares de calidad internacional disminuyendo costos gracias a una mayor optimización en la operación. También permiten mejorar el posicionamiento en el mercado al contar con una ventaja competitiva mundialmente reconocida. Y sobre todo, incrementa la satisfacción de los clientes (familias y alumnos) que obtienen un mejor servicio.

Si bien existen técnicas más disruptivas, las cuatro listadas son las más esenciales a implementar en una escuela y su beneficio sobrepasa ampliamente al riesgo de implementarlas.

Te invitamos a que nos cuentes sobre técnicas empresariales que estén aplicando en tu institución, los desafíos y resultados que has obtenido.

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