Interpretar los estados financieros de forma correcta resulta imprescindible para conocer la situación real de la institución educativa. Solo así será posible tomar decisiones estratégicas para el corto, el mediano y el largo plazo e implementar acciones orientadas a producir respuestas eficaces.

En este sentido, los estados financieros integran reportes menores que hacen foco en diferentes aspectos específicos de la administración: balances, estados de flujo de efectivo y patrimoniales, entre otros.

La institución deberá determinar cuáles de estos informes se requieren para la toma de decisiones, a fin de recabar todos los datos necesarios y realizar un análisis y una interpretación adecuados de la situación patrimonial y del riesgo de inversión, por ejemplo.

Ahora bien, se debe tener en cuenta que los datos, por sí solos, no constituyen un informe financiero: lo realmente importante es saber leerlos.

En este artículo te contamos cómo interpretar los estados financieros de tu institución educativa a fin de lograr una gestión administrativa escolar eficaz.

Los reportes financieros, por sí mismos, no constituyen un análisis o reporte de situación. Para que se conviertan en ello, deben ser adecuadamente leídos e interpretados.

6 claves para interpretar los estados financieros con eficiencia

Los reportes financieros deben adaptarse a las necesidades y requerimientos de cada organización. En este sentido, una de las formas de personalizar estos informes es aplicar los ratios o métricas adecuadas sobre la base de las necesidades específicas de la institución.

Los reportes financieros utilizan diferentes ratios dependiendo de las necesidades de cada institución educativa y de sus metas.

De esta manera, se contará con el contexto necesario para entender mejor los datos obtenidos. No hay que olvidar que los reportes financieros brindan herramientas para la toma de decisiones en las instituciones educativas siempre que sean analizados e interpretados correctamente.

Pero ¿cómo se debe interpretar la información financiera? En el siguiente video podrás encontrar más información al respecto:

También, te invitamos a seguir leyendo este artículo para conocer 6 claves orientadas a interpretar eficazmente los estados financieros.

#1 Contar con los estados financieros completos

Para interpretar los estados financieros con eficacia, resulta indispensable contar con reportes actualizados, información correcta y datos completos. De poco servirá un reporte que muestre una parte de la información, datos erróneos o correspondientes a meses anteriores.

Para ello, será de suma utilidad emplear un software de gestión contable que recaude toda la información referida a los gastos, los ingresos y cualquier otro movimiento que realice la institución.

De esta forma, se podrán tener rápidamente los balances mensuales o los saldos, entre otros KPI.

Imagen de Goumbik en Pixabay Licencia CCO.[/caption]

#2 Aplicar un análisis vertical y horizontal

Hay dos formas de realizar un análisis financiero:

Análisis horizontal. Este tipo de análisis hace referencia a estudiar la evolución de una variable de un periodo a otro. Por ejemplo: si se quiere realizar un análisis horizontal de la morosidad en la institución educativa, se deberá comparar el índice actual de morosos con el de un trimestre o semestre anterior.

Análisis vertical. A diferencia del horizontal, el análisis vertical busca determinar qué tanto participa un rubro dentro de un total global. Este será el indicador que permita determinar qué tanto ha crecido o disminuido la participación de un aspecto específico de la administración en el funcionamiento de la institución.

Un reporte financiero completo y ágil debería tener en cuenta las dos formas de analizar la información.

#3 Aplicar los ratios adecuados

Una institución educativa, como así también cualquier empresa que quiera realizar un análisis financiero, puede medir una infinidad de ratios.

La clave está en encontrar la métrica y los indicadores específicos para la gestión de colegios, aquellos que sirvan para realizar las mediciones en relación con el contexto institucional y se orienten hacia el logro de los objetivos buscados.

Esto significa que cada centro educativo deberá seleccionar los ratios que se requieran en relación con su situación concreta y sus objetivos previamente planteados.

Ahora bien, es necesario tener en cuenta que no solo se deben seleccionar los ratios indicados, sino también interpretarlos adecuadamente. ¿Qué tipos de ratios se pueden utilizar en las instituciones educativas? Los siguientes son algunos de los más utilizados:

• Ratio de liquidez. Este índice se utiliza para comprobar si la institución tiene la capacidad para cancelar sus obligaciones a corto plazo.
• Ratio de endeudamiento. Permite conocer cómo se está operando y cuál es la solvencia del centro educativo.
• Ratio de gestión. Este ratio se utiliza para medir el nivel de actividad de la organización y la eficiencia en la gestión de sus recursos financieros.
• Ratio de rentabilidad. A través del análisis de este indicador, se puede conocer cómo contribuyen con la gestión administrativa del centro educativo el pago de la cuota mensual o la remuneración derivada de otros ingresos, como puede ser el alquiler de algunos espacios.

#4 Elaborar gráficos de tendencias

Los gráficos son una excelente herramienta para exponer los datos duros que se obtienen de los reportes y poder compararlos. También, pueden ser muy útiles para que personas no relacionadas con el área comercial o financiera entiendan bien los números de los informes.

En este caso, los gráficos de tendencia —también conocidos como líneas de mejor ajuste o líneas de regresión— se utilizan para ilustrar las tendencias de la variable que se quiere analizar y, así, representar predicciones.

Los gráficos de tendencia se pueden utilizar para ilustrar el desarrollo de una variable a lo largo de un periodo determinado.

Por ejemplo, se puede graficar la evolución de la cantidad de morosos a partir de la implementación de ciertas acciones preventivas, o bien analizar cómo se desarrolló el cupo estudiantil a lo largo de los meses de un año o a lo largo de una década.

Foto de Lukas en Pexels Licencia CCO[/caption]

#5 Realizar comparaciones

Realizar comparaciones sirve para contar con una referencia al momento de actuar. Si se quieren analizar los gastos de una institución, ¿cómo saber si se está gastando más o menos si no se posee ninguna referencia con la cual comparar?

Para ello, se puede tomar el reporte del aspecto administrativo o financiero que se quiere analizar y comparar sus números con el mismo reporte de hace un año, seis meses o tres. Así se verá si hay o no una evolución.

En este sentido, es fundamental tener acceso a datos confiables y actualizados que estén fácilmente disponibles, de forma tal que el análisis y las predicciones se realicen con certeza y aporten soluciones eficaces.

#6 Entender la organización y su entorno

Resulta fundamental entender todos los datos duros de los ratios, informes financieros y gráficos en el contexto que están atravesando la institución y la comunidad que asiste a ella.

En este sentido, debemos tener en cuenta que sin contexto los números son solo números. Los estados financieros permiten obtener información acerca de la situación económica y financiera de la empresa en un momento en particular siempre que sean adecuadamente analizados.

Por ejemplo: si se quieren analizar los ingresos de la institución, no será lo mismo hacerlo en enero, plena época de vacaciones, que en marzo. Tampoco será lo mismo si se está en medio de una pandemia, como la que vivimos en 2020, o en situación de regresar a la normalidad.

Si se contextualizan los datos correctamente, el análisis financiero nutre y enriquece con valoraciones adecuadas las decisiones futuras.

Genera tus estados financieros fácilmente con Aulica

Para acceder a estados financieros de valor, entonces, es necesario contar con datos contables actuales y reales. Y si bien recabar toda la información de manera manual es posible, el proceso demandaría mucho tiempo y no estaría exento de errores.

Por esta razón, contar con un software de gestión contable que brinde toda la información necesaria en cuestión de segundos y la organice de modo que se vuelva manejable hace la diferencia en cuanto a gestión administrativa escolar.

Áulica es un software de gestión contable integral especializado en la gestión de instituciones educativas: ofrece acceso a reportes inmediatos que permiten dar seguimiento a las métricas que cada institución necesita.

Con Áulica, podrás tener acceso a los libros diarios con el registro de ingresos y egresos y los balances de sumas y saldos. Toda esta información resulta imprescindible para implementar un análisis financiero eficaz.

Conclusión

Una correcta interpretación de los estados financieros es fundamental para poder planificar a mediano y largo plazo. Para ello, es necesario acceder al reporte de los ratios adecuados, entender la organización de la institución y el contexto en el que se desenvuelve

Un software de gestión administrativa y contable especializado en organizaciones educativas es un excelente aliado al momento de realizar los reportes financieros y su posterior análisis. Esta herramienta garantiza la confiabilidad de los datos de los reportes y agiliza su realización.

Más de 250 instituciones educativas de Argentina ya probaron Áulica ¡No dudes en contactarnos! Un asesor podrá brindarte toda la información que requieras sobre nuestro software de gestión administrativa y contable.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

7 Beneficios de Migrar a un Software de Gestión Contable para Colegios
Las ventajas de un software para colegios frente a un ERP tradicional
5 Ventajas que tienen los colegios con sistema de gestión administrativa y contable Aulica