Indicadores para la Gestion de Colegios

por | 26, Nov, 2019 | Administración, Blog

“No se puede mejorar lo que no se puede medir”.

Los indicadores son una herramienta esencial para la optimización de cualquier proceso ya que brindan la información necesaria para entender en dónde se encuentra parada la Escuela y a partir de allí, si fuere necesario, mejorar.

Son mediciones que reflejan las consecuencias de medidas tomadas en un periodo anterior dentro de una Institución Educativa. El fin es que brinden información para realizar acciones de mejoras tanto en el presente como en el futuro.

Estas mediciones se deberían realizar en los procesos críticos de las instituciones educativas, es decir, en los que afectan directamente su Propuesta de Valor. A través de estos controles es que se determina si esa área contribuye o perjudica la consecución de los objetivos institucionales. Una de las razones de ser de los indicadores es conducir a todas las áreas que conforman a un Colegio hacia una misma meta.

La medición de los indicadores no tendría sentido si no se analizan y toman acciones para mejora. Presentaremos a continuación los beneficios que presentan:

  • Son sumamente útiles para la toma de decisiones, puesto que sin información es imposible hacerlo eficientemente.
  • Sirven para conocer puntos débiles y actuar consecuentemente
  • Son de utilidad para acrecentar las fortalezas
  • Ayudan a evaluar si se están logrando los objetivos estratégicos esperados.

Estas mediciones no deberían ser, bajo ningún punto de vista, tendenciosas, es decir, calcular aspectos para que “de bien” y a su vez deben reflejar datos veraces y fiables, ya que modo contrario el análisis de la “realidad” no será correcto.

Características de los Indicadores

 

Si en la cultura institucional de un colegio no se encuentran definidos los indicadores o aún no realizan mediciones, compartiremos a continuación algunos pasos a seguir para que puedan implementarlos de manera correcta:

  1. Establecer qué se querrá medir y porqué
  2. Definir la forma de cálculo
  3. Quienes serán responsables de su medición y con qué periodicidad lo harán

Para poder contar con indicadores es imprescindible que la Institución cuente con un software que permita calcularlos automáticamente y al instante.

Los indicadores deberán tener las siguientes características:

  • Medibles: Deberán ser cuantificables
  • Entendibles: Las personas que los vean deberán poder hacer una lectura exacta de los mismos
  • Controlables: Se debe poder establecer medidas para controlarlos

¿Por qué se evita la medición?

 

La pregunta es, si los indicadores, su medición y lo que se puede realizar a través de ellos es tan positivo para las Instituciones, ¿por qué se evitan?

En líneas generales suelen existir tres principales razones:

  1. Capacitaciones: el personal de la institución no se encuentra capacitado para realizar las mediciones
  2. No se considera necesaria: Se considera que las cosas marchan bien y que por ende no son necesarias mediciones ni tampoco mejoras
  3. No se cuenta con una herramienta para calcular rápidamente los indicadores: no hay tiempo para realizar cálculos a mano y tampoco tienen un Software que lo realice automáticamente.

 

Indicadores para Colegios

 

Los colegios tienen muchas áreas por lo que los indicadores son variados. Pueden ser tanto académicos como administrativos.

Con respecto a lo primero podemos hablar de índices de rendimiento académico, de crecimiento del alumno, de conducta, inasistencia, en caso de que el colegio sea bilingüe también se podrá medir el dominio de inglés.

En lo que respecta al segundo aspecto ampliaremos un poco más en los siguientes puntos:

  • Ingresos vs Egresos: este probablemente es el indicador más frecuente. Es importante tener en cuenta con cuánto dinero se cuenta para tomar decisiones ya sean de ahorro o inversión.
  • Presupuesto: Para ir realizando las mediciones y los ajustes pertinentes, es importante contar con un presupuesto pero lo es aún más comparar con la ejecución real.
  • Ingresos por Medios de Pago: En caso de que el Colegio tenga múltiples medios de pago, es importante conocer por qué forma de pago ingresa y egresa el dinero y de esta forma poder tomar decisiones vinculadas a conocer si realmente es oportuno seguir manteniendo los que se encuentran vigente o si es necesario contratar otro.
  • Morosidad: Probablemente el más importante en lo que respecta a la rentabilidad. Entender cuál es el porcentaje de morosidad es el puntapié inicial para poder disminuirla.
  • Sueldos: En este aspecto se podría considerar sueldos vs ingresos o sueldos vs subvenciones. En el caso de escuelas privadas podrán tomar decisiones de, por ejemplo, la posibilidad del incremento de cuotas si fuera necesario. En caso de colegios subvencionados, deberán tener noción del sueldo del personal no docente y cuánto eso significa en los ingresos de la Institución.
  • Gastos e Ingresos por nivel: También resulta relevante conocer el comportamiento de cada ciclo de la institución y de esa forma poder determinar cuál es el más rentable, que ciclo genera más costos y como poder distribuir correctamente los ingresos considerando esas particularidades.

La conclusión de todo lo explicado es que es sumamente importante para las Instituciones Educativas contar con la posibilidad de realizar el cálculos de los indicadores. Es aún más relevante que no quede simplemente en la información, sino que pueda ser utilizado para mejorar.

En el entorno en el que todas las organizaciones se encuentran insertas en Argentina, es importante tener claridad e información pertinente para sobrellevar cualquier situación fuera de lo normal que pueda presentarse.

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