Las herramientas tecnológicas son parte de nuestro día a día. Apenas nos levantamos, nos fijamos si tenemos emails o Whatsapp nuevos, y ni qué hablar si los utilizamos con fines laborales.
Luego, resulta que poco a poco estas herramientas se han ido incorporando (y cada vez más) en las áreas administrativas de las organizaciones, en general, y de las instituciones educativas, en particular.
Sus funciones son variadas, pero en todos los casos ayudan a hacer las tareas de forma más ágil y eficiente.
En este artículo veremos qué son las herramientas tecnológicas y cómo se pueden incluir en el sector administrativo de un Colegio. ¿Empezamos?
¿Qué son las herramientas tecnológicas?
Se llama herramienta tecnológica a un conjunto de programas informáticos destinados a realizar una tarea de forma más fácil y rápida que la usual.
Un ejemplo de esto puede ser un procesador de texto, la app de un banco para realizar operaciones, entre muchas otras.
¿Para qué sirven las herramientas tecnológicas?
Cada herramienta tecnológica tiene una finalidad diferente. Para qué sirven dependerá de para qué fue hecha esa herramienta y con qué sentido y alcance se la implemente en la institución.
Así, se podría decir que hay herramientas con múltiples finalidades, pero todas tratan de que la labor que se realice gane en agilidad y eficacia, es decir, facilidad de uso y rapidez en los resultados.
Herramientas tecnológicas útiles para la gestión administrativa
De todas las herramientas tecnológicas que se encuentran desarrolladas hasta el momento, hay algunas que consideramos que pueden ser de especial ayuda en la gestión de cobranzas de una institución educativa. Te invitamos a leer sobre ellas:
Formulario de Google
El formulario de Google es una herramienta que permite recopilar de forma fácil información sobre el alumnado y sus familiares, hacer encuestas de satisfacción y hasta evaluar el aprendizaje de los estudiantes.
En el formulario permite programar no solo las preguntas se realizarán, sino también la forma en la que se las deberá contestar: respuesta corta, párrafo, selección múltiple, casilla de verificación, desplegable, escala lineal, cuadrícula de varias opciones, fecha y hora.
De esta forma, esta herramienta facilita y hace más rápida la recopilación de datos. Luego, permite ver un resumen de todas las respuestas o consultarlas una por una. También permite exportarlas a una hoja Excel para analizarlas o hacer gráficos.
¿Y esto cómo nos ayuda a potenciar las cobranzas? Contar con la información actualizada de la familia del alumno o de los propios alumnos (como email, número de celular o teléfono fijo) es fundamental en el éxito de una gestión que incluya ese primer contacto para solicitar un pago pendiente, por ejemplo.
El formulario de Google es una herramienta muy útil para contar con toda la información actualizada de la familia o tutor del alumno y de los propios alumnos, según el caso.
Whatsapp institucional
El Whatsapp es una aplicación que ha revolucionado la mensajería instantánea y en los últimos años es cada vez más común que las empresas la utilicen para resolver consultas o difundir sus comunicaciones.
En este sentido, la utilización de esta herramienta tecnológica en instituciones educativas puede servir para comunicar el compromiso de pago del mes o reclamos de pagos directamente al celular del familiar o tutor responsable del alumno, por ejemplo.
Mediante Whatsapp las comunicaciones de deudas se pueden hacer de forma más directa y ágil: desde el envío de los conceptos por cobrar hasta el seguimiento de una agenda de pagos en caso de que el cliente haya caído en mora.
Con la utilización de Whatsapp, la institución educativa puede comunicar las deudas y hacer los seguimientos pertinentes de las familias, clientes y tutores de forma directa y ágil.
Software de gestión de cobranzas
Un software de cobros tiene por objetivo hacer más fácil las tareas administrativas recurrentes, desde la facturación hasta el envío de recordatorios y vencimientos. Además, es una herramienta que ayuda a disminuir la morosidad en la institución.
¿Cómo lo consigue? Son varias las tareas que se pueden realizar con un software de gestión de cobranzas para mejorar la liquidez y la conducta de pagos de los clientes y tutores:
- Envía recordatorios recurrentes de vencimientos y estados de cuenta.
- Clasifica y segmenta a los morosos para que la institución pueda hacer el seguimiento correspondiente.
- Permite la autogestión de los padres y tutores para que tengan siempre al alcance de un botón de pago para cancelar sus obligaciones.
Por todo esto, un software de gestión de cobranzas puede ayudar a la institución a tener un mejor seguimiento de los pagos pendientes, bajar la morosidad y aumentar la liquidez.
Un Software de gestión de cobranza puede ayudar en las tareas recurrentes y hacer un mejor seguimiento de los pagos pendientes.
Planificación
Las herramientas tecnológicas también nos pueden ayudar en la planificación de tareas diarias. Si bien todavía hay quienes prefieren anotar todo en una agenda, hoy en día, con el trabajo a distancia se necesitan herramientas de organización que puedan ser compartidas con los compañeros del sector.
En este sentido, existen herramientas que nos ayudan a organizar el trabajo diario mediante la asignación de tareas a diferentes colaboradores. Un ejemplo de esto es la aplicación Trello o el calendario de Google.
Estas herramientas pueden ser incluidas en las instituciones educativas para la organización administrativa. De esta forma, se podrán planificar las tareas del día y dedicarle el tiempo correspondiente a las cobranzas sin dejar de lado otras responsabilidades.
Conclusión
Incorporar herramientas tecnológicas al trabajo que ocurre en el interior de una institución educativa puede brindar múltiples beneficios: desde la comunicación inmediata del Whatsapp hasta la organización entre colegas que hagan homeoffice.
Desde AULICA te acompañamos con un software de gestión administrativa y contable, especializado en las tareas y necesidades de Colegios. Esta herramienta permitirá llevar un mejor seguimiento de las cuentas deudoras y, en consecuencia, reducir los índices de morosidad.
A su vez, AULICA facilita el trabajo administrativo porque libera al personal de tareas rutinarias que por repetitivas pueden incurrir en errores. Con AULICA podrás facturar y automatizar el envío de los emails con los medios y alternativas de pago disponibles, así los reclamos ante instancias de mora.
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