La morosidad es un problema capaz de afectar a todo tipo de instituciones educativas. Quizás en algunas su impacto se revele en porcentajes más bajos que en otras, pero en definitiva es una cuestión con la que se debe lidiar en el día a día. Ahora bien, gracias al avance de la tecnología y de los medios de comunicación, las herramientas disponibles para gestionar la morosidad no son las mismas que hace unos años atrás.

Las nuevas herramientas tecnológicas aprovechan procesos de transformación digital mediante los cuales, por ejemplo, los padres pueden gestionar sus pagos sin necesidad de ir hasta una oficina de la institución.

También, se valen de la inmediatez de la comunicación para enviarle mensajes y recordatorios de pago al padre de familia o tutor referenciado como responsable ante la institución.

Y si de cobranza efectiva se trata, además de las herramientas para la gestión de la morosidad que desarrollaremos en este artículo te sugerimos tener en cuenta los siguientes consejos:

Ventajas de gestionar adecuadamente la morosidad

Una gestión de morosos eficiente tiene una única finalidad: lograr que las familias que adeudan cuotas cancelen los pagos correspondientes. En otros términos, busca convertir una cartera vencida en activos líquidos para la institución.

Para lograrlo, se puede apelar a varias herramientas: recordatorios por WhatsApp o e-mails, llamados telefónicos, entrevistas con los padres o tutores o notas en el cuaderno de los alumnos.

La institución deberá definir cuál es el medio que considera más útil y que le ofrece mejores resultados en vistas a su relación con la comunidad. Siempre, el fin de cobrar las cuotas en tiempo y forma es evitar que la deuda se extienda en el tiempo.

Recordemos que, muchas veces, el reclamo por el pago de una deuda es un tema controversial, y que no todos reaccionan ante él de la misma manera. Por ello, desde la institución se deberá encontrar una forma de reclamar el pago sin caer en conflictos o situaciones desafortunadas.

Herramientas de Aulica para la gestión de morosidad

Foto de Yan Krukov en Pexels. Licencia CCO.[/caption]

Aulica es un sistema contable y administrativo pensado especialmente para la gestión de las instituciones escolares. Por ello, cuenta con herramientas diseñadas para facilitar el trabajo que día a día pueda surgir en este tipo de organizaciones.

Con Aulica se pueden optimizar y automatizar múltiples tareas: desde la administración de inscripciones, cuotas, deudas y becas hasta la gestión de tesorería, proveedores y su cuenta corriente.

Gracias a que trabajamos en el sector desde hace años, entendemos que la morosidad es un tema importante para las organizaciones escolares. Por ello, los desarrollos escalables de Aulica cuentan con herramientas específicas que te ayudarán a controlar y dar seguimiento a los morosos a fin de achicar la deuda.

Portal de padres

Quizás ya conoces el funcionamiento de los portales de comunicación con los clientes, dado que, en los últimos años las empresas de servicios públicos, las clínicas u obras sociales y los bancos tienen los suyos.

En Aulica este portal se llama Home Familia, y desde allí se pueden gestionar diferentes acciones:

• Visualización de los conceptos por abonar.
• Obtención de la deuda pendiente de pago.
• Selección de la cuota que se quiere abonar
• Acceso a un sistema de pago online.

Cada tutor puede ingresar en el portal con su DNI y, desde allí, ver el detalle de las deudas de los alumnos que tiene a cargo. Además, una vez que ha definido qué quiere pagar, el mismo Home Familia genera los botones de pago que lo redireccionan hacia uno de los medios de pago con los que trabaja la institución.

Las opciones de pago pueden incluir efectivo —caso en el cual se genera un cupón para pagar por ventanilla en diferentes entes recaudadores (Pago Fácil, Rapipago, entre otros), o pago digital como puede ser botón de pago de SIRO, Mercado Pago o Macro Click de Pago.

Home Familia es un portal de gestión para padres donde se puede consultar deudas y generar los pagos pertinentes.

En el mismo portal, los tutores tendrán disponible la información necesaria para gestionar el pago desde el lugar más conveniente y en el momento que quieran, es decir, 24/7.

Cabe destacar que esta herramienta es muy fácil de usar y permite la autogestión en lo referido a cuestiones administrativas. Por lo tanto, agiliza y vuelve más práctico el proceso del pago. De esta forma, padres y tutores podrán gestionar la cancelación de sus deudas sin necesidad de concurrir al sector de administración.

Te invitamos a ver el siguiente video sobre cómo funciona el portal Home Familia de Aulica:

Reportes

Los reportes son una herramienta de suma importancia para cualquier empresa y las instituciones educativas no son la excepción. Existen diferentes tipos de reportes según lo que se necesite seguir: ventas, compras, balance, entre otros.

En el caso puntual de la gestión de morosidad, Aulica permite observar y descargar reportes completos y actualizados para entender cada deuda en particular. En este sentido, garantiza información confiable y en tiempo real.

Además, posibilita la obtención de reportes por mes, curso y alumno, e incluso sobre aquellas deudas que podrían pasar a instancias judiciales o están en riesgo de ser deudas prescriptas, entre muchas opciones.

Los reportes son como una foto de la institución: permiten a los equipos de gestión y administración obtener información referida a la morosidad en tiempo real. Y esto no solo posibilita la evaluación de las deudas sino también de la situación financiera de la institución en el corto y mediano plazo, a fin de generar presupuestos adecuados.

Los reportes en Aulica muestran cuánto y qué deben las familias pudiendo así tomar las acciones necesarias para gestionarla.

Los reportes sobre morosos de Aulica ofrecen la información dividida por meses, cursos, alumnos o según si están a cargo de un estudio jurídico, entre otras segmentaciones posibles.

Comunicados por medio de WhatsApp

Foto de Anton en Pexels.. Licencia CCO.[/caption]

Como señalamos, los avances en la comunicación fueron inconmensurables en los últimos años. Pasamos de la comunicación por cartas al correo electrónico, de la llamada al teléfono fijo de casa a tener cada uno un celular de uso exclusivo.

En este sentido, las instituciones pueden hacer uso de estos avances en los medios de comunicación para agilizar y simplificar el contacto con las familias. En Aulica, hemos incorporado el envío de comunicados por WhatsApp: por este medio se podrán enviar las facturas y los cupones de pago de forma fácil y rápida.

Una vez que el contacto esté agendado en el WhatsApp institucional con el número de teléfono y los códigos de área y país correctamente indicados, la información respecto de pagos, matrículas, cuotas y vencimientos estará a un “enviar” de distancia.

De esta forma, la institución podrá mantener una comunicación inmediata y fluida con la familia de cada alumno. Así, será capaz de hacer las gestiones y los reclamos necesarios para educar en cuanto al pago de las cuotas según los plazos previstos.

Automatizar envío de deudas

Sin duda, un recurso muy útil al momento de reclamar por una deuda vencida es la automatización del envío de mensajes con la solicitud del pago. En Aulica, esta funcionalidad se incluye en la herramienta Gestión de Morosos.

Desde el sistema se puede configurar el envío de recordatorios para todos los morosos sin necesidad de revisar las cuentas una por una.

La modalidad consiste en que el sistema tiene automatizado el envío de las deudas y las cobranzas que se realizan por más de 40 entes recaudadores, como: Pago Fácil, Pago mis cuentas, Red Link y Visa, entre otros.

Si no se registra el pago dentro del plazo de vigencia de la factura, el sistema podrá enviar masivamente recordatorios con el detalle de la deuda y un botón que redirecciona al padre o tutor para hacer el pago.

La herramienta puede enviar el recordatorio ni bien esté vencida la deuda o al alcanzarse cierta cantidad de días de mora. Se recomienda, siempre, hacer el reclamo desde el primer día, ya que la situación de la familia no es un dato seguro y no se sabe si no pagó por un simple olvido o por algo más grave.

En resumen, se puede hacer un reclamo por todas las deudas con un par de clics. Así, no habrá necesidad de que una persona, familia por familia, analice el estado de los pagos o inicie acciones individuales.

Aulica ha sido pensado para facilitar un trabajo que puede resultar tedioso y repetitivo y, por lo tanto, estar expuesto a un margen de error elevado. Con su herramienta de Gestión de Morosos serán más sencillos tanto el proceso del reclamo como la gestión de los pagos.

La herramienta Gestión de Morosos se puede configurar para enviar recordatorios donde se detallen la deuda y los medios de pago disponibles sin necesidad de estar mandando los mensajes individualmente.

Conclusión

La morosidad es un problema grave para cualquier institución educativa. A largo plazo puede generar, de hecho, problemas económicos y financieros severos, capaces de poner en riesgo el proyecto institucional encarado.

Por ello, hay que tratar de disminuir la cartera de morosos al máximo y reemplazarla por liquidez y solvencia gracias a una cultura de pagos ordenada y consistente.

Desde Aulica trabajamos activamente en el desarrollo de herramientas específicas para la gestión administrativa y contable de las instituciones educativas, a fin de garantizar una mejora en su gestión de la cobranza.

Pensando siempre en recursos eficientes y proactivos, a medida que avanza la tecnología vamos actualizando nuestro sistema contable y administrativo con nuevas funciones. Entre ellas, encontramos el envío de mensajes por WhatsApp, los reportes segmentados o el portal para familias.

Todas estas herramientas, sumadas a la automatización de la deuda y la cobranza, la segmentación de los morosos y el seguimiento automatizado, hacen de Aulica un sistema de trabajo orientado a bajar los índices de morosidad de cualquier institución educativa.

En Aulica contamos con más de 15 años de experiencia en el rubro y más de 300 instituciones ya utilizan nuestro sistema.

¡No dudes en contactarnos! Nuestros asesores estarán listos para solucionar cualquier duda que tengas.

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