Claves para una Gestión de Proyectos Óptima en la Escuela (Parte 1)

por 18, Mar, 2020Administración, Blog

La gestión de proyectos debe ser la piedra angular de cualquier organización que quiera mejorar y alcanzar sus objetivos de manera organizada, incluidos los colegios.

Puede parecer muy complicado, así que, para hacer las cosas más fáciles, dejamos algunas recomendaciones y consejos para conocer más de este tema y cómo puedes aplicarlo en tu escuela.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

 

Es una metodología que permite definir y planificar todas las acciones y procesos que debes completar para lograr un objetivo; así conseguirás una ejecución más organizada, medible y verificable del proyecto.

Acerca del Triángulo de Gestión de Proyectos

 

Cualquier proyecto debe tomar en cuenta tres aspectos fundamentales para asegurar su calidad:

  • Alcance: Mide el impacto que tendrá el proyecto en la comunidad.
  • Tiempo: Se debe crear un cronograma donde se asigne un plazo a cada tarea.
  • Costos: Es esencial establecer un presupuesto para calcular la inversión económica requerida y cuánto afectará los fondos disponibles.

La Gestión de Proyectos Empresarial Aplicada al Ámbito Escolar

 

Cualquier empresa u organización ejecuta proyectos constantemente y el área educativa no debe escapar de ello.
Pensá en un cambio dentro del área contable, la planificación del año escolar, las actividades por el aniversario del colegio y cualquier otra acción que represente una novedad.

Entonces, ¿por qué no hacer una ejecución de proyectos bien planificada?

Conoce las 5 Fases de la Gestión de Proyectos

 

Análisis de Viabilidad

Esta etapa inicial es ideal para evaluar si se cuenta con los recursos y el tiempo suficientes para el proyecto.
Analizá: ¿qué cambios traerá a la escuela? ¿Mejorará los procedimientos actuales? ¿Tengo suficiente presupuesto? ¿Cuántos colaboradores participarán? Tomá en cuenta el triángulo de gestión de proyectos.

Planificación

El siguiente paso es desarrollar un plan detallado, que contenga todas las tareas necesarias para alcanzar el objetivo, alineándolo con el presupuesto, recursos y colaboradores. Una recomendación es crear pequeños grupos de trabajo y asignar tareas específicas.

Si el proyecto es incorporar un software para agilizar procesos administrativos, el equipo contable puede hacer una lista de las necesidades, mientras que el equipo de tecnología investiga y prueba cuál de los disponibles en el mercado se adapta a ello.

Ejecución

Es hora de poner «manos a la obra». Recordá que en esta etapa el trabajo en equipo es el motor para implementar el proyecto.
Asegurate de que cada persona involucrada esté al tanto de sus tareas. Siguiendo con el ejemplo del software administrativo, podés ser parte de las discusiones, estar presente en las pruebas y ayudar a tomar decisiones en el camino.

Seguimiento y Control

Es importante incluir un cronograma de reuniones para conocer los avances y contratiempos que puedan acontecer, además de ejecutar revisiones periódicas del presupuesto. Esto te permitirá tomar decisiones más prácticas y, si es necesario, reajustar el plan.

Tal vez detectes, incluso, que con el software nuevo también podes solucionar problemas que no habías identificado hasta ahora.

Análisis de Resultados y Cierre del Proyecto

Es importante establecer algunos criterios de medición una vez ejecutado el proyecto.

¿Mejoró el tiempo para registrar los pagos con el nuevo software? ¿Ahora es más fácil el procedimiento para el registro de cobranzas? ¿Tenemos un archivo de pagos y cobranzas más organizado y accesible? Y así, para cada uno de los medidores que apliquen a tus objetivos.

Si todo está funcionando como lo planeaste, entonces es hora de darlo por concluido.

Conclusión

La ejecución de un proyecto educativo puede ser más fácil si se cuenta con un equipo involucrado en esa tarea. Sin embargo, la gestión del personal administrativo puede convertirse en un reto, pero ¿cuál camino tomar?

En las últimas décadas, se han desarrollado diversas metodologías para organizar y ejecutar el trabajo. Pueden dividirse en dos grandes grupos. Metodologías tradicionales, caracterizadas por la rigidez y linealidad en el proceso; y las metodologías ágiles, más dinámicas y flexibles.

En la segunda parte de este post ahondaremos un poco más sobre cada una de las metodologías de gestión de proyectos más utilizadas y que pueden ser de utilidad en el ámbito escolar.

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