La gestión de colegios implica una serie de responsabilidades con las que tenés que estar más que familiarizado. Y en un mundo que cada día cambia más rápido, no podés olvidar dos palabras clave: innovación y adaptación.

Entre las tendencias que crecen en el mundo laboral aparecen el trabajo remoto y el uso de software de gestión. Ahora que enfrentamos una situación global que ha obligado a muchos a trabajar desde casa: ¿estás preparado para que tu equipo continúe cumpliendo sus funciones?

Entonces seguí leyendo, porque vamos a contarte más sobre las ventajas de incorporar herramientas tecnológicas en tu colegio, inclusive con la posibilidad de poder trabajar desde casa, si es necesario.

¿Cómo podemos añadir tecnología a la gestión de colegios?

Incorporar nuevas tecnologías supone varios retos, desde el miedo al cambio por parte del personal, hasta contar con los recursos necesarios o garantizar un plan de capacitación adecuado para el personal.

En el caso de los colegios, un software de gestión es una excelente alternativa para automatizar tareas y hacer un mejor seguimiento remoto de la administración y finanzas de la institución, especialmente en momentos de crisis.

El software de gestión de colegios

Adaptarse a las necesidades actuales no solo implica garantizar aulas y evaluaciones a distancia para tus alumnos. Si bien la educación es el pilar fundamental, existen otras áreas clave, como la gestión administrativa y contable, que ayudan en el funcionamiento de tu escuela.

Con un software de gestión de colegios, podés automatizar, integrar y hacer un mejor seguimiento de procesos como: facturación, seguimiento de cuentas corrientes, reportes de tesorerías entre otros que, seguramente, se hacían de forma manual o dispersa.

Actualmente existen en el mercado programas robustos, que ayudan con cualquiera de las tareas administrativas, pero también son muy sencillos para manejar; además de ofrecer costos y soluciones acorde a la medida de tus necesidades.

Para implementar con éxito estas herramientas tecnológicas en tu colegio, lo primero que tenés que hacer es diseñar un proyecto y definir la metodología de trabajo que vas a seguir.

A partir de ahí, es posible hacer seguimiento e ir avanzando paso a paso, hasta tenerlo activo y con todo tu equipo preparado para usarlo.

Funciones

¿Qué esperar de un software de gestión de colegios? Eso dependerá mucho de tu proyecto y las tareas que planeás automatizar.

Eso sí, el que elijas debería cumplir algunas funciones básicas para que puedas usarlo sin problemas desde cualquier lugar. Tomá en cuenta que se encuentre en la nube y que tenga servicios de soporte, esto facilitará mucho tu trabajo y la implementación.

Por ejemplo:

• Gestión Administrativa. Control y seguimiento de morosidad; cobranzas automatizadas; administración de inscripciones, cuotas, deudas y becas; gestión de proveedores y cuenta corriente, y registro de movimientos de ingresos y egresos.
• Gestión de contabilidad. Libro diario, libro mayor y balance de sumas y saldos automáticos; asientos contables automáticos y manuales, y presupuesto de ingresos y egresos estimados para ejercicio contable y comparación con ejecución real.
• Gestión de deuda. Segmentar tu cartera de deudores, pagos y deudas de cada alumno. Y, además de conocer el estatus de las finanzas del colegio, enviar avisos y gestionar los pagos.

Beneficios

¿Cómo nos beneficia la digitalización de colegios?

Genera un menor gasto a mediano y largo plazo

En este caso, no solo de dinero, sino también de tiempo. Necesitás sólo un producto para integrar las funciones administrativas y contables, lo que además facilita muchos procedimientos: se automatizan tareas que hacen más amigable el trabajo del área administrativa.

Por otro lado, si contratás un SaaS (Software as a Service) tendrás acceso al sistema desde cualquier dispositivo con internet, sin necesidad de instalaciones de programas o de alguna estructura física, lo que demandaría más tiempo y presupuesto. Una gran ventaja, especialmente en un momento de emergencia.

Permite el trabajo desde casa 

El acceso a la tecnología ha impactado la organización del trabajo, incluido el sector educativo. Aunque no estés preparado para cambiar definitivamente tu estructura, como incorporar el conocido trabajo desde casa, esta puede ser una solución en situaciones de emergencia o imprevistos.

Con tener un dispositivo y conexión a internet, el personal puede entrar en el sistema para realizar su trabajo. Así, pensando en el futuro, al incorporar tecnología a la gestión de colegios, ya no será necesario que estén siempre en la sede del colegio.

Permite el acceso rápido a la información 

Como podés acceder de forma fácil al sistema, cualquier consulta se puede hacer de forma inmediata y sin demoras.

Además, con todas las informaciones administrativas integradas en un solo lugar, podés también revisar los documentos o registros que sean necesarios.

Es un plus que puedes ofrecer a los padres de familia

Los beneficios de una gestión de colegios digitalizada van más allá del personal y alumnos. Los padres también son beneficiados al tener acceso a alternativas como pagos en línea o monitoreo de sus cuentas pendientes, importante cuando no pueden ir hasta el colegio a hacerlo personalmente.

Conclusiones

Según los expertos, la educación del futuro promete modelos más flexibles de la mano de las herramientas tecnológicas. Al momento de emergencias o imprevistos, se hacen más visibles los beneficios que la tecnología nos puede ofrecer.

Trabajar desde casa puede ser una de las ventajas más innovadoras, así como eficientes de digitalizar tu gestión de colegios. Gracias a la incorporación de un software, tu equipo administrativo puede conectarse desde cualquier dispositivo para cumplir con sus tareas.

De esta manera, garantizás que se siga realizando el monitoreo cuentas por cobrar, cobranzas automatizadas, seguimiento de morosidad para mantener unas finanzas saludables, a pesar de las crisis y los cambios que los tiempos actuales exigen.

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