Claves y Tips para la Gestión de Cobranza en Colegios

por 22, Feb, 2021Administración, Blog

¿Qué podés hacer para mejorar la gestión de cobranza en tu colegio?

Esta tarea genera muchas dudas porque de su éxito dependen las finanzas de la institución, así como mantener a raya la temida tasa de morosidad.

El Impacto de la Morosidad en la Administración Escolar

 

Cuando los tutores no pagan sus cuotas, el colegio se ve afectado:

  • Falta de liquidez: no hay recursos para cumplir con responsabilidades, como pago de salarios y de proveedores.
  • Estructura y servicios: no se pueden pagar servicios como electricidad, internet, agua, e inclusive mantenimiento de la sede del colegio.
  • Calidad: todo esto suma para que disminuya el nivel educativo.

Una buena gestión de cobranza permite disminuir la tasa de morosidad y tener unas finanzas saludables en tu colegio.

 

Claves para Impulsar una Gestión de Cobranza Exitosa en tu Escuela

 

No todas son malas noticias; existen diversas acciones que podés implementar para lograr una óptima gestión de cobranza.

Prevení la Morosidad

 

Ningún colegio está exento a vivir esta situación. La única forma de protegerse es desarrollando estrategias para evitar y reducir la morosidad.

Por ejemplo, podés revisar el historial crediticio de la familia, ofrecer múltiples medios de pago o beneficios a los tutores que paguen puntualmente.
Te contamos más en este artículo.

El Objetivo Siempre es Cobrar

 

Para la gestión de cobranza y morosidad, es necesario conversar con los tutores para saber por qué no están realizando los pagos a tiempo.
Con este panorama claro, se puede pasar a la etapa de negociación y llegar a un acuerdo que permita percibir ese dinero que se adeuda.

Una buena gestión de cobranza ayuda a disminuir la morosidad.

La Negociación como Punto de Partida

 

Al negociar una deuda es importante no generar un ambiente de confrontación o situaciones tensas. Ambas partes deben estar conscientes de sus responsabilidades y derechos.

En este caso, podés definir algunos acuerdos como:

  • Retrasar o cambiar la fecha de pago de las cuotas
  • Fraccionar el pago en cuotas más pequeñas
  • Analizar la posibilidad de becas
  • Evitá las Suspensiones y Avisos Legales o Judiciales

Para una buena gestión de cobranza, lo ideal es llegar a acuerdos directos con los padres y tutores. De esta manera, no será necesario iniciar engorrosos procesos legales, que inclusive pueden generar más pérdidas y gastos, como honorarios de abogados, tasas, entre otros.

La negociación es una de las bases de la gestión de cobranza: el objetivo es siempre generar los mecanismos para recibir el dinero adeudado.

 

Gestión de Cobranza: Tips para Tratar con los Tutores Morosos

 

  • Analizá la disponibilidad de cada familia: revisa su historial, su realidad económica, qué medios de pago y plazos prefieren, así podrás tener en claro a qué te enfrentas y podrás tomar medidas a tiempo.
  • Controlá tus cobros: para una gestión de cobranza exitosa debes ser organizado y llevar un registro confiable de las transacciones.
  • Actuá rápido: si un tutor no realiza un pago a tiempo, comunicate inmediatamente con él para notificar el atraso y saber si es necesario negociar la deuda.
  • Identificá a los tutores deudores: no todos los tutores retrasan sus pagos por las mismas razones, ni con la misma frecuencia. Identificar estas diferencias te permitirá saber qué situaciones de morosidad vive tu colegio y definir estrategias específicas para enfrentarlas.
  • Diseñá tu proceso de gestión de cobranza: crea un plan, paso a paso. Este documento tendrá que especificar plazos, vías de contacto, condiciones para las negociaciones, documentación del proceso de cobranza, entre otros.
Establece condiciones y acuerdos con los tutores en tu proceso de gestión de cobranza.

Imagen de @mindandi en Freepik Bajo licencia CCO 1.0

¿Cómo Llevar la Gestión de Cobranza y Prevenir Tutores Morosos?

 

Si estás definiendo los próximos pasos para mejorar tu gestión de cobranza, no olvides incluir estos aspectos:

Establecé Condiciones

 

Elaborar un reglamento de pago de cuota ayuda a dejar claras las condiciones de pago entre los tutores y el colegio. Debe ser entregado a los padres para que conozcan los detalles y evitar situaciones de deuda.

Controlá los Pagos

 

Una de las claves al momento de realizar la gestión de cobranzas es la supervisión constante. De esta manera, podés saber quién está pagando al día, métodos de pago más utilizados, entre otros.

Además de llevar un control del dinero que efectivamente recibe el colegio, también sirve para saber el comportamiento y preferencias para crear estrategias de cobranza más adecuadas.

Digitalizá el Proceso de Facturación con un Software de Gestión de Cobranza

 

Un software especializado puede ser un gran aliado para tu gestión de cobranzas, ya que facilita llevar registro digital y actualizado de las facturas, agilizando su consulta.

Además, es posible programar avisos de pago o de retrasos de las cuotas, para comunicar a los padres y tutores sobre sus cuentas pendientes y los medios de pago disponibles.

También podés emitir facturas electrónicas de forma masiva y automatizada, enviar comunicados de cobranza, los pagos se reflejan inmediatamente en el sistema y podés monitorear todo el departamento administrativo en tiempo real.

  • Recurrí a estrategias de Marketing de Cobro
  • Premia a los padres que pagan al día, además de incentivar a los otros a cumplir con sus deudas.
  • Algunos ejemplos de este tipo de estrategias:
  • Descuentos por pronto pago y por pago adelantado.
  • Diversificar los medios de pago.
  • Reducción de tasas de interés.
  • Planes y paquetes de pago.
  • Entre otros.

Crear un plan, paso a paso, que guíe tu gestión de cobranza ayudará a tener claro qué hacer cuando se generan retrasos en los pagos de los tutores.

Conclusión

 

Lograr una óptima gestión de cobranza es posible. Para ello, es clave crear un plan que defina tu proceso de cobro y diseñar estrategias adecuadas que te permitan actuar ante cualquier posible escenario.

En este sentido, un software de gestión puede ser de ayuda, ya que te permite monitorear y automatizar las tareas del departamento al momento. Así podrás prevenir y reducir situaciones de morosidad que afecten el funcionamiento de tu colegio.

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