La gestión contable de los colegios en la actualidad muestra profundos cambios como consecuencia de la llegada de Internet; esto ha obligado a las instituciones a migrar hacia la automatización de esta importante gestión.

En las siguientes líneas te explicamos por qué ha llegado el momento de cambiar la forma de trabajar, y te presentamos una lista acerca de los 10 errores más comunes en la gestión contable, así como los respectivos consejos o soluciones.

Llegó el momento de cambiar la forma de trabajar en los colegios

El bienestar de la institución escolar está determinado en gran parte por el compromiso de toda la comunidad con la escuela. Sin embargo, por sabias y prudentes que sean las decisiones de los responsables de la gestión contable, podrían quedarse rezagadas en estos tiempos de bruscos cambios.

Seguramente has establecido con claridad las metas para tu colegio y tenés una clara visión de la planificación y gestión educativa. Sin embargo, ¿te has preguntado si podés alcanzar esas metas efectivamente si realizás tantas tareas de forma manual?

En cualquier caso, es importante que sepas que toda institución debe enfrentarse a cambios, bien sean planificados o lleguen de manera imprevista. Indudablemente, las nuevas tecnologías permiten dar respuesta a las necesidades de la contabilidad de los colegios.

Aunque el proceso de automatización se inicia en la década de los 60, sería al principio de los 80 que la informática permitió que toda la información contable de las empresas se ingresara en bases de datos. Actualmente, gracias a las herramientas digitales podés acceder a cualquier información con solo hacer un clic.

A continuación te presentamos algunas ventajas de la automatización de la contabilidad de un colegio.

Ventajas de la automatización de la contabilidad

• Se trata de herramientas muy fáciles de manejar.
• Te permiten ahorrar tiempo y dinero.
• Podés tener información veraz y rápida acerca de la contabilidad de la institución.
• Asegurás la información al realizar copias de seguridad.

La automatización puede constituirse en un gran reto para tu colegio; sin embargo, se trata de un proceso irreversible para el cual debés prepararte y así demostrar tu capacidad de innovación y apertura a las oportunidades que se presenten.

10 Errores comunes en la gestión contable y cómo evitarlos

1. La falta de comunicación

La eficiencia de la gestión contable está íntimamente ligada a la comunicación entre los miembros del equipo de la administración, y de estos con sus superiores.

¿Cómo resolverlo?

Las herramientas digitales permiten el flujo de la información en los procesos administrativos, mejorando y optimizando la planificación y gestión educativa.

2. No hacer copias de seguridad

Es importante llevar ordenadamente los archivos físicos y digitales; sin embargo, se corre el riesgo de pérdida de la información, lo cual podría convertirse en una pesadilla para tu colegio.

¿Cómo resolverlo?

Hoy contás con sistemas informáticos que ofrecen la ventaja adicional de que pueden hacerse tantas copias de seguridad como se desee.

3. No disponer de información actualizada de la morosidad del colegio

Cualquier gestión de la morosidad comienza con una información fidedigna y ágil.

¿Cómo resolverlo?

La implementación de tecnología de última generación te permite acceder inmediatamente al listado de morosos, facturar oportunamente y hacer recordatorios digitales de pagos.

4. Asignar presupuestos no adaptados a la realidad

La falta de planificación conduce a iniciar proyectos que terminan costando más de lo esperado, lo cual puede complicar tus funciones de representante legal.

¿Cómo resolverlo?

Se debe elaborar una estimación presupuestaria inicial y realizar un seguimiento continuo del proceso.

5. No llevar de manera exhaustiva la contabilidad del colegio

En ocasiones no se registran las pequeñas transacciones, y esto termina complicando la gestión contable del colegio.

¿Cómo resolverlo?

Todo debe contabilizarse y registrarse en su respectiva categoría para poder disponer de información fidedigna en la toma de decisiones. La automatización simplifica este trabajo.

6. No disponer a tiempo de los reportes contables

Si los superiores del colegio, ya sea la congregación, la junta de educación o la dirección general, no tienen acceso a los reportes contables en el momento en que los necesitan, se dificulta la conciliación de la información. Para la toma de decisiones es necesario disponer de todos los reportes, tales como el mayor de cuentas contables, los balances de sumas y saldos, etc.

¿Cómo resolverlo?

Un software que permita automatizar los movimientos diarios sería la solución ante esta problemática. De esta forma quienes necesitan contar con esta información podrán disponer de la misma en el momento oportuno.

7. Un mal manejo de la caja de gastos menores

Es común ver que no se mantienen registros precisos de estos gastos.

¿Cómo resolverlo?

Manejar un sistema que permita llenar un recibo para cada gasto, para que una vez que se agote el fondo, poder reponerlo a partir de la información recabada.

8. Registrar de manera incorrecta las amortizaciones de los bienes adquiridos

Algunas veces no se contabiliza correctamente la adquisición de un bien, como por ejemplo, equipos de laboratorio o de computación.

¿Cómo resolverlo?

Cada activo tiene una vida útil diferente, y esto debe tomarse en cuenta al contabilizarlo, así como la fecha en que se puso en uso.

9. Incluir en la contabilidad del ejercicio actual facturas de ejercicios anteriores

Este error es un reflejo de desorden en la manera de llevar la gestión contable, pues toda la información debe ser cuidadosamente administrada.

¿Cómo resolverlo?

Al digitalizar la contabilidad de tu escuela podrás tener la certeza de que esto ya no será un problema para vos.

10. Llevar manualmente la gestión contable

Esto trae como consecuencia que puedan presentarse errores humanos, falta de precisión y poca disponibilidad de la información.

¿Cómo resolverlo?

La automatización permitirá a tu colegio tener un sistema centralizado, así como la optimización de todos los procesos de tu gestión.

Optar por la digitalización de la gestión contable de tu colegio se traducirá en una capacidad de innovación, mejor gestión del recurso humano y mayor motivación para tu personal.

Si se trata de planificación y gestión educativa, mientras más pronto aceptes el reto, más rápido podrás familiarizarte con las oportunidades que el mundo digital puede aportarte a vos y a tu institución.