Pensar hoy en una organización educativa es pensar en una multiplicidad de áreas y equipos que la conforman y que trascienden lo meramente escolar. Con solo pasar el umbral de una escuela nos encontramos con un complejo “caleidoscopio” que le otorga un singular estilo a dicha organización.
Su cultura, su identidad, sus valores serán parte de la impronta que puedan plasmar en una imagen al momento de construir nuevas estrategias para comunicar y promoverla.
Sin duda que el principal valor de una escuela es su propuesta pedagógica, su marca distintiva, aquello que la posiciona en el mercado educativo como “la escuela o el colegio de…” tal o cual nombre, característica, estilo, etc. es eso que la hace diferente a las demás escuelas.
Y justamente, este es nuestro punto de partida, para poner en valor lo mejor que tiene la institución escolar, es necesario aplicar estrategias de Desarrollo Organizacional orientadas a la gestión de sus recursos humanos y materiales, y a la implementación de un Plan Estratégico Institucional.
Se presenta un doble desafío, la captación de nuevos alumnos por un lado y a la vez la fidelización y retención de los alumnos que forman parte de nuestra matrícula escolar por otro.
Tips para Implementar Estrategias de Desarrollo Organizacional
Para implementar un proceso de Desarrollo Organizacional en toda institucion, podemos distinguir tres momentos o etapas necesarias, las cuales podrán ser realizadas por personal idóneo de la misma organización o por consultores educativos externos, siendo en este último caso imprescindible trabajar de manera conjunta con las autoridades de la institución.
Al planificar este proceso de Desarrollo Organizacional, es recomendable asignar un tiempo estimado para cada etapa, organizar un orden de prioridades y realizar una pequeña evaluación antes de iniciar la etapa siguiente, que permita hacer los ajustes necesarios antes de continuar en este proceso de mejora.
Etapas del Proceso de Desarrollo Organizacional
1. El Diagnóstico Institucional
La etapa de diagnóstico requiere de un relevamiento de información y su posterior estudio sistemático de los puntos críticos a través de:
- Reuniones con Equipos Directivos y/o personal a cargo en la toma de decisiones (Comisiones Directivas o de Padres, Representante Legal, Autoridades competentes de la institución)
- Observación y análisis de datos e informantes claves.
- Observación de las instalaciones e infraestructura edilicia, adecuación a la normativa vigente de Escuelas Seguras.
- Análisis de la tendencia de la matrícula de alumnos que ingresan y egresan en los últimos años. desagregados por cada nivel, área, etc.
- Conocimiento de las familias que asisten a esta institución: opiniones valorativas acerca de los niveles de satisfacción de quienes forman parte de la comunidad, percepción de calidad del servicio, la fidelización.
- Entrevistas con docentes y personal administrativo. Clima laboral, compromiso del equipo, ser parte del proyecto institucional. Técnica del diálogo apreciativo.
- Conocer los niveles de satisfacción de los actuales usuarios. Análisis cuanti-cualitativo (tipo de familias que asisten, ocupación de los padres, sentido de pertenencia, identidad con la escuela)
- Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)
2. Etapa de Acuerdo y Toma de Decisiones
Una vez realizado el diagnóstico organizacional, resulta clave lograr un consenso en la toma de decisiones para los próximos pasos a seguir, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- Estrategias para definir el Plan Institucional. Plantear los 5 fundamentales de la organización. Tiempos de concreción de cada objetivo/meta. Recursos humanos, materiales, financieros, etc.
- Tener una visión, misión y objetivos estratégicos claros para comunicar (Explícitos, mensurables, significativos y comunicables)
- Evaluar el momento oportuno para comunicar a cada sector dentro y fuera de la organización.
- Mostrar coherencia entre los mensajes y la realidad, no “vender humo”.
- Potenciar las fortalezas y minimizar las debilidades. (ver FODA).
- Definir el posicionamiento de la organización o la “diferenciación competitiva” ¿En qué se diferencia “esta escuela” de las demás?:
- Propuesta académica
- Arancel competitivo,
- Ubicación geográfica,
- Infraestructura edilicia,
- Su estilo de conducción, liderazgo
- Personal docente calificado
- Otras características distintivas…
3. La Puesta en Marcha del Plan Estrategico Institucional
En esta etapa de implementación del plan estratégico institucional destacamos los siguientes ejes de trabajo:
- La matriz de la administración del tiempo. Lo urgente y lo importante. Organizar y actuar según orden de prioridades.
- Admisión de alumnos. El circuito de admisión de alumnos nuevos es “puerta de entrada al colegio”. Evaluar el sistema de recepción, visita y entrega de información relevante del proyecto pedagógico y aspectos administrativos que son de interés para los padres.
- Comunicación efectiva y proceso de cambio organizacional
- Plan de MKT estratégico de presencia en las redes sociales como parte del Plan Institucional. El impacto en las redes: Facebook, Twitter, YouTube e Instagram.
- Plan de Egresados potenciales padres o colaboradores del colegio y los mejores “aliados del MKT relacional”.
- Evaluar los procesos y los resultados. Conformar un “Comité Implementador”
- Implementar la rueda del servicio, empoderar al personal motivado en la toma de decisiones.
- Utilizar parámetros de medición. Dejar a un lado los juicios de valor o suposiciones para pasar a un enfoque basado en datos observables y medibles (análisis de datos e indicadores).
- Elaborar un informe de gestión al concluir cada etapa.
- Realizar una evaluación de seguimiento del proceso para ajustar aquello que sea necesario.
En síntesis, desarrollar una gestión de Desarrollo Organizacional implica un compromiso consensuado de todos los miembros de la organización quienes tienen que estar informados sobre la propuesta del plan estratégico que se desea aplicar con los tiempos y plazos programados.
La Diferenciación Competitiva y el Recurso Humano También son Claves al Implementar el Desarrollo Organizacional
De igual manera, destacamos la “diferenciación competitiva” como un atributo muy importante a trabajar en el diseño del plan, en este aspecto resulta un gran aporte contar con la colaboración de padres egresados que tengan una percepción positiva sobre su propia experiencia en la escuela quienes le otorgan valor a la imagen e identidad creada sobre la base de una relación de largo plazo con las familias, reforzando el vínculo familia-escuela.
Por último, destacamos la importancia del recurso humano en la creación de valor como un factor clave de la competitividad. Invertir en personas capacitadas en atención a padres, atentas a la escucha y recepción de la comunicación, responsables y autogestivas en la resolución de conflictos, brinda una gran oportunidad a la organización para dar un salto en la mejora del servicio y por ende fidelizar a los padres y alumnos en la escuela.
