Los estados financieros son reportes que dan cuenta de las estructuras económica y contable de las organizaciones, y como ya sabemos, las escuelas son organizaciones.

Un estado financiero adecuado es clave para sostener los proyectos institucionales de largo y mediano plazo. De allí que conocer las utilidades, ingresos y oportunidades de mejora de la gestión administrativa y contable no sea algo que deba quedar al azar.

En esta nota nos ocupamos de pensar qué son los estados financieros, cómo se definen y clasifican, y veremos por qué un software de Gestión contable puede ser un recurso que sume orden y transparencia, a la vez que mejore los tiempos de trabajo del equipo.

Los reportes de estados financieros cumplen funciones específicas conforme el área en la que se enfoquen: balance general, resultados, cambios patrimoniales, etcétera.

Qué son y Para Qué Sirven los Estados Financieros

Los estados financieros son la estructura económica de una organización. Es decir, dan cuenta del estado administrativo de una escuela, en este caso, a partir de la actividad económica ejecutada durante un período de tiempo.

A su vez, los estados financieros están integrados por “reportes” menores, para llamarlos de alguna manera, cada uno de los cuales hace foco en determinado aspecto de administración: balances, estados de flujos de efectivo y patrimoniales, entre otras.

Estados Financieros: Ejemplo Prácticos de una Empresa

En el mundo de los negocios, propiamente dicho, los estados financieros brindan información fidedigna y confiable a los inversores acerca de la situación patrimonial y administrativa de una empresa.

Con base en esa información, estarán en condiciones de decidir futuras inversiones, compras, ventas, entre otras operaciones.

En el caso de una institución escolar una estructura financiera solvente incide en términos de una mejor calidad educativa, con lo cual más familias estarán interesadas en el programa escolar que se ofrezca.

Si bien una organización escolar responde a un modelo de negocios distinto al de una empresa, entendida esta en término absolutamente mercantilistas, la solvencia financiera de la institución repercute directamente en la calidad del servicio educativo que ofrece y brinda.

En una empresa, por ejemplo una fábrica de zapatos o incluso en una de los llamados “unicornios digitales”, conocer en detalle activos, pasivos, cuentas patrimoniales, el flujo de efectivo y los costos de la empresa con respecto a sus utilidades, permite proyectarse a largo plazo.

Una escuela, como toda organización, puede también beneficiarse de estas prácticas y llevar su propuesta educativa a niveles sorprendentes.

La Importancia de los Estados Financieros en la Administración de tu Colegio

Entonces, ¿por qué es importante contar con estados financieros en un colegio?

Porque brindan información confiable, fidedigna y actualizada sobre la situación patrimonial de la escuela, por ejemplo. Y como siempre la información es un tipo de poder que se traduce en una mejor toma de decisiones.

Veamos algunas ventajas de los estados financieros en el ámbito de las organizaciones escolares:

• Favorecen la toma de decisiones a largo plazo. Es posible sostener proyectos de vanguardia a partir del diseño de unas estrategias contables adecuadas y medibles en el tiempo.
• Facilitan las decisiones en torno a las becas y otros beneficios disponibles. A partir de la relación costes/utilidades podrás decidir sobre ciertos beneficios económicos para las familias, por ejemplo.
• Evalúan la gestión administrativa y contable en general. Esto también aplica a los equipos y personal de gestión, no en términos punitivos, sino considerando aspectos y áreas que pueden mejorarse.
• Ofrecen una visión integral de la escuela con lo que es posible plantear cambios de fondo para corregir el rumbo donde haga falta a la vez que sostener aquellos proyectos institucionales, por ejemplo, que resultan sólidos en cuanto a la gestión y el progreso.

Cuáles son los Estados Financieros Principales

Podemos pensar los estados financieros como “las cuentas” en las que se almacena la información contable de la escuela. Si bien todas son importantes, conviene considerar algunas como principales.

Los estados financieros ofrecen información confiable para la toma de decisión a partir de la realidad contable de tu escuela.

Balance General

El balance general se confecciona al cierre del período contable. Un día fijado de antemano cuando se “saca” una foto del estado contable de la escuela: activos, pasivos y patrimonio. Esta foto al día siguiente ya se habría modificado, por lo que brinda información de contraste respecto de próximos periodos y anteriores.

Estado Financiero de Resultados

También llamado estado de pérdidas y ganancias, el estado financiero de resultados recupera información entre los costos y las ganancias, es decir, visibiliza la rentabilidad del negocio. En nuestro caso, que apuntamos a la gestión contable escolar, se trata de valorar la viabilidad del proyecto educativo que hemos asumido.

Estado de Situación Patrimonial

Por último, el estado de situación patrimonial da cuenta de los ingresos y egresos que se generaron en la escuela durante el período de tiempo considerado. Aporta información clave en cuanto refleja qué es lo que la escuela tiene, qué es lo debe y cuál es el capital neto con el que cuenta entre esas dos variables.

Analizar e Interpretar los Estados Financieros de Manera Manual

Ahora bien, el éxito de la gestión a partir de los estados financieros está supeditado a un adecuado análisis e interpretación. Los datos por sí no generan información, la información se obtiene a partir de la lectura de esos datos.

Entonces, llevar a cabo este cruce de manera manual requiere de ciertas habilidades y experticia, además de la certeza de contar con toda la información actualizada. Un error en el proceso puede conducir a valoraciones muy inadecuadas respecto de la situación financiera escolar, por ejemplo.

La primera lectura que se sugiere es en horizontal y vertical, expresado en porcentajes. Es decir, se debe considerar cada cuenta o eje de análisis sobre sí, pero también en comparación con períodos anteriores.

Por ejemplo: la cantidad de matrículas (para el próximo año académico) con respecto a la cantidad de alumnos del período es del 80%, ese dato hay que contrastarlo con el período anterior e incluso sacar los promedios entre sí.

Como un Software de Gestión Escolar puede Ayudarte a Facilitar el Análisis e Interpretación de los Estados Financieros

Como vemos, entonces, se trata de obtener datos confiables y además cruzarlos de manera tal que de ellos se obtenga información valiosa para la administración de la escuela.

En este sentido, un sistema de gestión administrativa para escuelas permite tener toda la información contable en un solo lugar y con ello garantizar resultados más confiables.

Además, no se incrementará el trabajo del equipo ni se deberá destinar a una persona de otra área a cumplir esa tarea, sino que se puede realizar todo desde el software.

Por otro lado, habrá plena certeza de que la “foto” que se obtenga esté reflejando la información absolutamente actualizada.

Un software de administración escolar está diseñado especialmente para valorar los estados financieros típicos de las instituciones.

Estos sistemas de gestión ofrecen un tipo de seguimiento pormenorizado no sólo de las tasas de morosidad y pago de cuotas de los padres de familia, sino también seguimiento de cuentas corrientes y proveedores, así como análisis cuantitativos de los movimientos por ingresos y egresos.

Conclusión

Sin duda, disponer de los estados financieros de una institución escolar es información privilegiada para el diseño de objetivos de mediano y largo plazo en torno al proyecto institucional.

Unos estados financieros saludables no ocurren por arte de magia, todo lo contrario, están supeditados al seguimiento preciso y minucioso de la gestión administrativa.

Si bien el análisis y la interpretación de los datos que esos informes y memorias revelan pueden hacerse de manera manual, un sistema administrativo escolar que automatiza la cobranza garantiza confiabilidad en los datos de los reportes y agilidad en el proceso de lectura.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

7 Beneficios de Migrar a un Software de Gestión Contable para Colegios

Las ventajas de un software para colegios frente a un ERP tradicional

5 Ventajas que tienen los colegios con sistema de gestión administrativa y contable Aulica

Cómo Idear un Plan de Capacitación para Implementar un Software en tu Colegio

5 claves para seleccionar un proveedor para tu colegio