Los Errores Más Comunes al Hacer la Factura Electrónica en Colegios

por Genwords2, Nov, 2020Administración, Blog

La emisión de factura electrónica ha simplificado un proceso absolutamente administrativo. Automatizado y más rápido, disminuye las cargas de trabajo, así como los errores comunes que se presentan al facturar manualmente.

Sin embargo, ningún sistema es infalible. Así que es importante saber cuáles son las dudas o errores que pueden ocurrir al facturar electrónicamente en los colegios, cómo identificarlos y resolverlos sin que se conviertan en un dolor de cabeza.

Aprendé a reconocer los errores más comunes al emitir una factura electrónica, así podrás resolverlos antes de que afecten la gestión administrativa.

Factura Electrónica en Colegios: Conoce los Errores Más Frecuentes que pueden Afectar la Facturación en tu Administración

Desde 2018, la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) ha impulsado el uso de factura electrónica en Argentina. En el caso de los colegios, la Resolución 4291/2018 obliga a este tipo de instituciones a adoptar la digitalización.

Pero, ¿cómo hacerlo de la manera adecuada?

Lo primero es entender que los errores al momento de generar facturas electrónicas pueden tener su origen en factores internos (del equipo administrativo o fallas del software, por ejemplo); o por factores externos (el certificado digital o el sistema de la AFIP, por caso).

Estos son los cuatro errores más comunes, que pueden ocurrir con la factura electrónica en colegios:

Datos de la Factura Electrónica y de Facturación

El ingreso de datos erróneos es el más frecuente. Las facturas electrónicas también deben cuidar los datos de identificación básicos, como número de factura, fecha, nombres, descripción, monto, forma de pago, entre otras.

Un error así puede generar discrepancias, como acreditarle una cobranza al usuario equivocado o en tus cuentas (si guardaste un método de pago diferente o en fecha diferente), hasta trabas al momento de declarar impuestos o presentar tu gestión contable.

¿Cómo evitar este error?

Poné mucha atención al salvar la información y así evitar cualquier error en los datos. Si usás un software administrativo, que permita emitir facturas electrónicas masivas, puede convertirse en tu mejor aliado, ya que se reducen los errores cometidos en las cargas individuales de facturas.

Los colegios en Argentina ahora tienen que emitir facturas electrónicas.

Problemas con el Programa y el Motor Fiscal

Cada vez más, los software en la nube están desarrollados para funcionar con una alta eficiencia. Sin embargo, las herramientas tecnológicas también pueden fallar.
Si tu software de gestión escolar presenta algún error que no te permite emitir facturas electrónicas, puede convertirse en un dolor de cabeza.

¿Cómo evitar este error?

Aprendé, junto a tu equipo, cómo usar sus funcionalidades para identificar si se trata realmente de un error del sistema o es algún procedimiento que están omitiendo.
Es clave que al elegir tu proveedor de software te asegures que ofrezca servicios de atención al cliente. De esta manera, contarás con el apoyo necesario e inmediato para el mejor uso de la herramienta.

De acuerdo con la normativa fiscal vigente, los colegios están obligados a emitir factura electrónica. ¿Ya sabés cómo evitar errores durante el proceso?

Problemas con los Servidores de AFIP

Con el aumento de emisores de factura electrónica, ha crecido también la demanda para usar la plataforma de la AFIP.

Así que es posible que, en algún momento, se sature el sistema. La misma institución ha comentado que durante la modernización o mantenimiento de sus servidores se podrían generar fallas.

De cualquier forma, recibirás un código con el error generado.

¿Cómo evitar este error?

De acuerdo con la AFIP, el organismo brinda asistencia sobre los aspectos técnicos del sistema; además podés entrar en contacto por sus canales de comunicación en caso de que necesites aclarar cualquier duda o problema.

Prepara a tu equipo para evitar los errores comunes en la facturación electrónica.

¿Cuándo se Puede Anular una Factura Electrónica de AFIP y Cuándo No?

Aunque no se recomienda anular una factura electrónica ya emitida, hay algunas excepciones, como en el caso de una venta anulada, una factura mal hecha o duplicada.
Para anularla tendrás que gestionar una nota de débito o de crédito, de acuerdo con el caso, a través de la misma página web de la AFIP.

Un Software de Gestión Administrativa Escolar es la Mejor Opción para Evitar Problemas con la Factura Electrónica en Colegios

Un software de gestión administrativa es una herramienta ideal para la emisión de facturas electrónicas masivas y evitar los errores más comunes en esta tarea.

Las fallas más frecuentes son ocasionadas por errores humanos, como en la carga de información, por lo que un software puede ayudar a optimizar este aspecto.

Además, ante la obligatoriedad del uso de factura electrónica en los colegios, es importante estar preparados con las mejores herramientas para llevar una gestión administrativa más eficiente.

Sin embargo, los beneficios de contar con un software para tu facturación electrónica masiva no se detienen aquí: con estos programas también podés hacer envíos masivos de e-mails y notificaciones a los tutores, llevar un mejor seguimiento de todo el proceso de facturación y cobranzas, revisar la morosidad, tener al día tus libros contables, entre otros.

Algunos errores relacionados con la factura electrónica dependen de vos, pero otros están relacionados con factores externos.

Conclusión

La mejor manera de evitar los errores más comunes al momento de emitir una factura electrónica es aprendiendo a reconocerlos y saber cómo actuar. Entre los más comunes están los originados por fallas humanas.

Además de tener un equipo preparado, contar con las ventajas de un software de gestión puede ayudarte a mejorar esta tarea, así como muchas otras relacionadas al departamento administrativo. De este modo, tendrás el registro contable al día y podrás realizar cualquier trámite o gestión ante las autoridades sin ningún inconveniente.