En esta nota hablaremos de un rol clave para toda institución escolar: el administrar escolar. Nos planteamos algunas preguntas en torno a las características y los alcances de su función, para ocuparnos de la sinergia indispensable entre el administrador y el representante legal.

El administrador escolar tiene su mente en dos planos: la administración de los recursos y la promoción de una institución educativa con estándares de calidad.

Definamos Primero la Administración Escolar

La administración escolar es un área fundamental para el funcionamiento de toda organización. Y como siempre decimos: las instituciones escolares son organizaciones.

En este departamento (si lo hubiese, si no en quien cumpla la tarea) recae la delicada tarea de aunar las expectativas de la calidad educativa que nos hemos propuesto como institución. Muchas veces, esto está sostenido en un ideario de valores muy sólidos, con una realidad económica que, mal que nos pese, en más de una ocasión se nos impone.

La Administración Aplicada al Ámbito Escolar

Aplicada al ámbito escolar, la administración supone el ejercicio constante de un juego equilibrado entre numerosos actores. Y esto no quiere decir que siempre la administración esté en un equipo de trabajo.

Dependiendo de la institución escolar, la cantidad de alumnos, los recursos disponibles, el tipo de financiamiento, la administración puede ir desde una única persona (un director que además se ocupa de las tareas administrativas, por ejemplo) hasta un equipo, liderado por un administrador junto con dos o tres administrativos que se ocupen de las tareas diarias.

No hay que descuidar, además, que la administración escolar implica la gestión contable y administrativa, lo que incluye unos recursos humanos de alto valor agregado, como son los docentes, y el trabajo colaborativo con las familia, quienes, a fin de cuentas, son las que dan lugar a la tarea educativa de toda escuela.

El Administrador Escolar: ¿Quién es y Qué Hace?

El administrador escolar es una persona formada en gestión de las organizaciones, administración de empresas o ciencias económicas. Alguien que se identifica con los valores institucionales y el ideario escolar y dispone de una alta capacidad de liderazgo.

A él le corresponde el diseño de objetivos de largo plazo a la vez que ocuparse de cuestiones más inmediatas del funcionamiento administrativo escolar. Deberá estar atento a los índices de morosidad ante una contingencia y, a la vez, sostener la mirada que proyecte a la institución en el decenio, por caso.

Asimismo, es muy importante reconocer el rol y función del administrador escolar y no confundirlo con otros actores como pueden ser el representante legal o el director escolar.

Cada uno de ellos desempeña una tarea clave en la gestión escolar y el éxito de la organización está en el trabajo mancomunado entre los tres, pero no en la confusión de roles. Es decir, resulta fundamental que cada área opere en sinergia con las otras sin solaparse ni desentenderse.

¿Cuál es el Rol del Administrador Escolar en el Colegio?

La noción de administrador escolar es mucho más amplia que hace algunos años, donde esta tarea quedaba en manos de alguien al que simplemente se le daba el nombre de “administrativo” y bajo quien caían una cantidad de tareas como una especie de cajón de sastre, a donde iba a parar todo aquello cuyo lugar era ambiguo, impreciso.

Hoy por hoy, la administración escolar, en general, y el rol del administrador escolar, en particular, son espacios mucho más claros y definidos, y sobre todo ponderados en la dimensión que les corresponde.

Entre los múltiples roles del administrador escolar podemos nombrar cinco. Como dijimos estos roles pueden recaer en una persona, o en un equipo en aquellas organizaciones que así lo requiere y entonces hablamos de los roles del equipo de administración.

Veamos cuáles son:

• Coordinador del área
• Gestor del presupuesto
• Mediador en conflictos
• Análisis de reportes (tesorería, morosidad, etcétera)
• Definición de Estrategias

Funciones y Roles del Administrador Escolar

Haremos a continuación un repaso por las principales funciones y roles del administrador escolar. No debemos dejar de lado, a su vez, que estas tareas pueden recaer en una persona o un equipo bajo el liderazgo de un administrador, según lo requiera el colegio en cuestión.

En suma, no se gestiona de la misma manera una institución de varios niveles, con dos turnos, que un colegio de un solo nivel y un único turno, por ejemplo.
Coordinador de área

Ya sea que se trate una única persona que desempeña varias funciones, entre ellas la de administrador, o bien que la institución cuente con un administrador y algunos administrativos, la administración de un colegio es un área clave.

Le corresponde al administrador escolar tomar decisiones muy concretas: administrar con base en lo devengado o en percibido, estar al tanto de los cambios en AFIP, mantenerse al día con cuestiones de las obras sociales, gestionar un presupuesto a largo plazo, entre otras.

Los administradores escolares llevan adelante tareas de planificación y están formados en áreas específicas de gestión de las organizaciones.

Gestor del presupuesto

Toda institución organiza sus finanzas con base en un presupuesto (y si tu escuela no lo hace, te sugerimos que consideres incluir la gestión presupuestaria como una de tus prioridades para el próximo año).

Al administrador escolar, le corresponde, entonces, organizar y gestionar ese presupuesto del mejor modo posible. Y este mejor modo incluye mantener información actualizada de forma tal que las otras áreas (dirección, el representante legal, gestión contable, por caso) tengan acceso a información confiable y siempre disponible.

En este sentido, los software de gestión administrativa y contable son una herramienta de gran ayuda para mantener la información actualizada y siempre disponible.

Mediador de conflictos

Sin duda alguna, el mayor conflicto al que debe hacer frente el administrador escolar son las condiciones de morosidad y la inscripción de alumnos para el año lectivo siguiente.

Si bien, el banco o la matrícula escolar no se le niega a nadie, y aún en morosidad prolongada durante el año lectivo, el niño o joven sigue siendo estudiante de la escuela, ¿qué hacer con la matrícula del año próximo? Sin dudas una situación morosidad demás delicada y que requiere de atención caso por caso.

Es tarea del administrador escolar, en general, y del área, en particular, resolver algunas cuestiones que, dinero mediante, pueden provocar roces: situaciones con los docentes, dónde se depositan los haberes, explicar a los padres las razones por las que ya no se aceptan pagos en efectivo en la institución, entre los más comunes.

Análisis de reportes

Una de las principales tareas del administrador escolar es el seguimiento de reportes: los gastos corrientes, los índices de morosidad, incluso, qué lugares de pagos prefieren las familias y en ese sentido con cuál seguir operando o no. También, los movimientos de tesorería, medición de liquidez, reportes contables: balances de sumas y saldos, mayor de cuentas contables .

El seguimiento atento de los reportes incide en la toma de decisiones: ¿qué pasa con los patrones de pago?, ¿en que época aumentan ciertos gastos?, ¿qué presupuesto hay que considerar para la calefacción durante el invierno? y un largo etcétera.

Definición de estrategias

La organización escolar opera sobre cuatro pilares:

• El consenso sobre el propósito (en relación con un ideario y el PEI).
• La distinción de la causa (en relación con el área de ingerencia, en este caso la administración escolar).
• El reporte a una estructura (el representante legal, el equipo directivo, el cuerpo docente y las familias son las otras partes del andamio).
• La definición de unos procesos más o menos móviles que se acerquen a los objetivos propuestos (con base en el proyecto institucional, por ejemplo).

Al administrador escolar le corresponde, entonces, hacer pie en esos pilares con la vista puesta en los recursos económicos de la escuela. Unos recursos que deben ser administrados con base en un proyecto institucional y donde la gestión de cobranzas es clave en las posibilidades que se presentan a futuro.

El administrador escolar debe llevar adelante tareas de planificación, organización, dirección, control y evaluación de los presupuestos diseñados.

Acerca de las Funciones del Equipo del Administrador Escolar

Ahora bien, si de un equipo se trata, no hay dudas de que el rol clave del administrador escolar es el rol de liderazgo que tome frente al equipo.

La capacidad de motivar, proponer estándares de calidad que se cumplan, estar atento a las dificultades que surjan en el interior del equipo y prestar atención a las dificultades de cada uno de los recursos humanos que lo integran son aspectos a considerar.

El Vínculo entre el Administrador Escolar y el Representante Legal

Finalmente, y como planteamos al principio, el administrador escolar responde, a su vez, a un equipo mucho mayor cuya cabeza indiscutible es el representante legal. Si el administrador lleva una gestión ordenada y planificada del presupuesto escolar, gana toda la escuela.

Y sobre todo, quien más se beneficia —desde el rol que le corresponde, claro está— es el representante legal: el acceso a información siempre actualizada, la disponibilidad de unos recursos ordenados, el seguimiento de los objetivos a largo plazo le permitirán tomar decisiones siempre en contexto y enmarcadas en la realidad institucional.

Conclusión

Sin confundir roles ni tareas, la función del administrador escolar es clave en toda institución. Ya se trate de una persona o de un equipo, su capacidad de liderazgo, así como las habilidades de gestión, organización y planificación marcan la diferencia en el rumbo de la institución escolar.

La administración de una institución escolar es una pieza clave entre la gestión contable y la dirección pedagógica.

Las tres áreas responden al representante legal. Cada una de ellas por separado nada dice, pero la correcta sinergia, sin duda, llevará a tu escuela al próximo nivel.

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