¿Por qué cuestan tanto los cambios en las Instituciones Educativas? esta pregunta suele estar vinculada a la dificultad de “tangibilizar” algunas inversiones. Al menos esto sucede con mucha frecuencia cuando se está decidiendo optar por un software.

Es más fácil ver el dinero que va a “salir” todos los meses pagando una licencia, antes que el beneficio de incorporar uno que permita simplificar los procesos diarios. Hay casos en los que la decisión depende meramente del precio en vez de los servicios ofrecidos. En el corto plazo se puede ver el ahorro, pero en el largo plazo se empiezan a ver “los hilos” de la cuestión. De repente el software no está implementado, o al primer inconveniente no encuentran respuesta, tampoco logran encontrar los reportes necesarios y ante cualquier cambio en el entorno (por ejemplo Resoluciones de AFIP) se encuentran nuevamente ante la necesidad de un software que se adapte a las circunstancias. Acá es donde se entiende el famoso dicho “lo barato sale caro”.

Toda esta introducción es importante al momento de entender que un software que permita gestionar eficientemente la administración del colegio es una inversión.

Ahora bien, ¿por qué necesita invertir en software un colegio? Porque permite que sean más rentables aquellos colegios que suelen encontrarse con los ingresos justos. No es magia, sólo se trata de encontrar la información que permita tomar las decisiones correctas en el momento indicado. Todo se trata de optimización de recursos.

Invertir en un software para la gestión repercute en el mediano y largo plazo. Nadie decide invertir en un sistema para que funcione sólo el primer semestre. Es por esto que es muy importante que la herramienta que se vaya a utilizar se adapte a los cambios y al crecimiento que experimente el colegio, y ante todo, que sea flexible ante los cambios en el entorno.

¿Por qué es importante que el colegio invierta en software? en esta instancia hablaremos de las personas involucradas: administrativos, representantes legales y padres. Cada uno de ellos con problemas distintos pero que se relacionan entre sí y sobretodo ¡en el software!

Los padres tienen la obligación de ir al colegio a abonar la cuota. Todo los meses deben hacerlo, los que son responsables la abonan del 1 al 10. Algunos de ellos, muy ocupados, entran a trabajar a las 08 y salen a las 18, el hecho de tener que acercarse al colegio a abonar suele resultarles tedioso porque implica pedir horas en el trabajo. Es más, en algunas oportunidades, si su hijo perdió el comprobante, sólo harán cola para retirarlo y poder abonar en otra instancia ¿no sería mejor para ellos poder consultar esta información desde el hogar? ¿no sería aún mejor poder abonar desde su casa o en el Rapipago de la esquina del trabajo? Un software le dá al colegio la posibilidad de contratar entes de cobranza y al padre le permite consultar sus deudas o imprimir sus cupones desde su hogar.

Los Representantes Legales, por su parte, son los que se encargan de tomar decisiones. Es por esto que necesitan entender qué es lo que ingresa, que es lo que sale, cuál es la morosidad, que parte de eso es probable que se cobre, qué nivel insume más recursos, cuál es más rentable, entre muchas cosas más. Ellos necesitan saber con qué recursos cuentan y en qué momento, para poder gestionarlos de manera efectiva. También necesitan información real para tomar decisiones que afectan al presente y que permiten estimaciones a futuro. Esta información con este detalle es posible obtenerla de un software administrativo moderno y con compromiso constante de innovación.

Los Administrativos del colegio son, sin embargo, aquellos que reciben la peor parte. Son ellos quienes están todos los días trabajando con herramientas que no les permiten cumplir con sus tareas como quisieran: desde la complicación de perder la información importante, no poder obtener reportes que sean realmente útiles, no poder consultar la cuenta corriente de los padres, hasta el hecho de tener que estar trabajando en excels paralelos porque no logran obtener la información necesaria ¡ni hablar si tienen que facturar de manera electrónica en AFIP uno por uno a los 700 padres! Ellos son quienes reciben las quejas de los padres y frustraciones por no poder dar respuestas rápidas a sus superiores. Son ellos a quienes les afecta en su operatoria diaria el no contar con un software actualizado o, en el peor de los casos, no tener ningún software en el que apoyarse.

Es por esto que un sistema administrativo y contable que dé respuestas efectivas y reales ante todo estos problemas es una inversión, ya que brinda las herramientas para que se destine un porcentaje del dinero obteniendo ganancias por la optimización de recursos. Es decir, permite que los colegios se ahorren errores, tiempo y dinero.

AULICA se presenta como una de las opciones para poder dar solución a todas estas problemáticas. En tu institución, ¿cómo lo solucionan hoy en día? Respondeme y conversamos.