Devengado y Percibido: ¿Qué Criterio Debería Operar la Gestión Contable de tu Colegio?

por 9, Nov, 2020Administración, Blog

Usar el criterio de lo devengado frente al de lo percibido siempre genera dudas para la gestión administrativa y contable de un colegio. Esto se debe a que son dos términos con alcances diferenciados en los registros financieros. Por lo tanto, pueden generar disparidad en el modo de administrar los fondos de la institución.

¿Cuál es mejor? ¿Cuál debo usar? Vamos por partes:

¿Qué es mejor usar en mi contabilidad: lo devengado o lo percibido? Aprendé en este artículo las diferencias y cómo pueden afectar tu gestión administrativa.

 

La Importancia de lo Devengado y Percibido para los Ejercicios Económicos de tu Colegio

 

¿Cuál es el momento de registrar un ingreso: en la facturación o al momento de la cobranza? Conocer mejor los términos de devengado y percibido puede ayudarte a saber cuál criterio usar, según el momento de la transacción y con cuál concepto debes dejarlo asentado en tu contabilidad.

También, es importante para organizar tus cuentas, definir tu presupuesto y planificar de una forma más eficiente.
Empecemos por Conocer las Diferencias Entre Devengado y Percibido

Qué es Devengado

 

Se refiere a registrar la transacción económica (venta o cobro de servicio, por ejemplo) en el momento en que es realizada, aunque se vaya a recibir el pago en el futuro.

Qué es Percibido

 

Este concepto indica que el registro es realizado en el momento en el que se recibe o se “percibe” el dinero y está disponible para su uso.

Ejemplos de Devengado y Percibido en Contabilidad

 

Para visualizar mejor la diferencia entre devengado y percibido, vamos a revisar algunas situaciones de tu colegio:

  • Registras las mensualidades como devengadas cuando se genera la factura, aunque los padres las pagarán más adelante. En este caso, son cuentas por cobrar. Cuando el pago es realizado, se descuenta de esta categoría (cuentas por cobrar) y se aumenta en el efectivo disponible (percibido).
  • También, puede darse en el orden inverso y percibir el dinero antes de realizar un servicio. Por ejemplo, cuando un tutor abona la cuota de inscripción de un alumno por adelantado (percibido), pero se realiza el registro del alumno en un momento posterior a ese pago (devengado).
  • El devengado te permite planificar para el futuro: en el período escolar X, se inscribieron 100 alumnos, por lo que recibiré mensualmente un pago X que me permite elaborar un presupuesto usando esa cifra de base.
  • Por su parte, al momento del cobro de la cuota, sabés cuántos tutores efectivamente pagaron (percibido), y qué dinero tenés disponible en caja para cumplir con las obligaciones y compararlo con lo facturado (devengado).

¿Cómo afecta lo devengado y percibido a la gestión escolar?

No conocer la diferencia entre lo devengado y lo percibido acarrea riesgos para tu gestión administrativa y contable, así que es importante saber elegir bien el criterio que usarás.

¿Qué Criterio Debería Aplicar para la Gestión Contable de Tu Institución? ¿Devengado o Percibido?

 

De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), así como a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las resoluciones técnicas del Consejo Profesional de Ciencias Económicas, en Argentina se debe utilizar el concepto de lo devengado para el registro contable de las organizaciones.

Si bien algunas instituciones insisten en trabajar con lo percibido, uno de los beneficios de trabajar por lo devengado es regirse por las normas vigentes. Esto permite uniformizar la presentación de registros contables, hacerlos comparables y garantizar una mayor transparencia.

Sin embargo, el impacto de usar lo devengado sobre lo percibido va mucho más allá de cumplir el aspecto legal.

Cuáles Son los Riesgos de No Conocer la Diferencia Entre Devengado y Percibido

 

Como se puede observar, estos conceptos cambian la perspectiva en la gestión administrativa, por lo que es necesario tenerlos claros para hacer los registros en los libros contables adecuadamente.

En cualquier caso, registrar según lo devengado resalta como la opción más práctica para llevar la contabilidad. Veamos algunos casos:

  • Cuentas por cobrar. Si registrás el ingreso al momento de la facturación, podés definir estrategias para disminuir la morosidad y garantizar que los tutores paguen sus cuotas a tiempo. De esta manera, evitás la acumulación de deuda y que el colegio tenga problemas de liquidez.
  • Organización y planificación. Al operar con lo devengado, llevás control de todos los movimientos contables con antelación (en tanto derechos u obligaciones contraídas), y con ello es posible la planificación del presupuesto a más largo plazo.
  • Uso inadecuado de recursos. Si el estimado de presupuesto (por lo devengado) es mayor a lo que recibís (lo percibido), es posible que te quedes sin dinero o se generen nuevas deudas. Así que, de nuevo, es importante crear tus estrategias para evitar la morosidad.
  • Problemas de impuestos. No saber declarar los impuestos cuando devengás o cuando percibís, genera desajustes contables que se convierten en errores al momento de la declaración y pueden generar multas o sanciones. Si lo hacés al devengar, estará más claro el valor por impuestos que tenés que declarar en el siguiente período.
  • Análisis de los resultados errados. Si considerás lo devengado, sin comparar con lo percibido, podrías obtener unos resultados positivos (en términos de la demanda), pero que no se reflejan en una buena liquidez (si los tutores no realizaron los pagos correspondientes en tiempo y forma, por ejemplo).
  • Ingresos y gastos. Hacer los asientos desde lo devengado ayuda a estimar de forma más precisa el dinero que tendremos disponible en un plazo determinado, a la vez que permite una mejor organización de esos recursos a futuro.
  • Trabajar por lo Percibido. Además de ir en contra de la norma, si solo registrás las cobranzas, no será posible dimensionar la deuda que efectivamente tiene la institución.

A la hora de usar lo devengado y lo percibido, toma en cuenta las regulaciones y recomendaciones oficiales para llevar tu contabilidad según las normas vigentes.

 

¿Por Qué Aulica Trabaja Sobre el Criterio de lo Devengado?

 

Aulica sigue las recomendaciones de los entes reguladores en materia contable, así que nuestro sistema está diseñado para trabajar sobre lo devengado.

Gracias a la automatización de tareas que te ofrece nuestro software de gestión escolar, podrás organizar los archivos en un solo lugar y registrar eficientemente todas las transacciones realizadas por tu colegio sin problemas ni retrasos.

Además, desde que registras tus asientos, podrás consultar en cualquier momento los reportes contables de tu colegio, en tiempo real y actualizados, solo conectándote a tu cuenta desde cualquier dispositivo con Internet.

 Es importante revisar la normativa vigente a la hora de diseñar criterios para las categorías de devengado y percibido.

Conclusión

 

Una gestión administrativa eficiente depende de muchos aspectos que abarcan desde conocer las diferencias y beneficios entre lo devengado y percibido, hasta la decisión de un software de gestión administrativa o una contaduría manual.

Como te contamos, cada uno de esos conceptos tiene sus implicaciones en el registro contable de tu colegio y son un elemento clave en la gestión administrativa.

Cada país tiene sus propias normas respecto al uso de devengado y percibido al momento de presentar los informes financieros de las organizaciones, así que tenés que estar consciente de ello, a efectos de evitar cualquier sanción.

Si implementás un software de gestión escolar, conversa con tu proveedor para garantizar que el sistema esté adecuado a tus necesidades y a la normativa vigente.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

Beneficios de trabajar por lo Devengado

10 Errores comunes en la gestión contable de colegios y cómo evitarlos

Consejos para administrar tu Institución en tiempos de Pandemia

Cómo administrar un colegio de forma efectiva utilizando tecnología

La gestión de la morosidad a través de un software ahora es posible

 

0 comentarios

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *