Devengado y Percibido: ¿Qué Criterio Debería Operar la Gestión Contable de tu Colegio?

por Genwords9, Nov, 2020Administración, Blog

Devengado y percibido son dos conceptos propios del mundo de la contabilidad que ayudan a establecer el flujo de dinero que tendrá una institución educativa. Con esta información, se facilita la realización de un análisis financiero en el mediano plazo.

Sin embargo, para saber cuál de las dos operaciones deberá emplearse conviene preguntarse primero:

¿Se registra el ingreso de efectivo cuando se factura?
¿La cobranza es posterior a la fecha de emisión del comprobante?
¿Se registra la cobranza al momento de percibir el pago?

Según las respuestas a dichas preguntas será necesario percibir o devengar los fondos. Ambos conceptos, y las operaciones que implican, son sumamente útiles tanto para pequeñas instituciones como grandes centros educativos.

En este artículo descubrirás qué significa cada concepto y en qué situaciones conviene utilizarlos.

¿Qué es mejor usar en mi contabilidad: lo devengado o lo percibido? Aprendé en este artículo las diferencias y cómo pueden afectar tu gestión administrativa.

La Importancia de lo Devengado y Percibido para los Ejercicios Económicos de tu Colegio

¿Cuál es el momento de registrar un ingreso: en la facturación o al momento de la cobranza? Conocer mejor los términos de devengado y percibido puede ayudarte a saber cuál criterio usar, según el momento de la transacción y con cuál concepto debes dejarlo asentado en tu contabilidad.

También, es importante para organizar tus cuentas, definir tu presupuesto y planificar de una forma más eficiente.
Empecemos por Conocer las Diferencias Entre Devengado y Percibido

¿Qué es Devengado?

El concepto de devengado hace referencia al registro de una transacción económica (venta o cobro de servicio, por ejemplo) en el momento en que se realiza, pese a que el pago derivado de ella se vaya a percibir en el futuro.

¿Qué es Percibido?

Este concepto indica que el registro de una transacción económica se realiza en el momento en que se recibe el dinero que de ella deriva. En otras palabras, en el momento en que el pago está disponible para su uso.

Principales diferencias entre devengado y percibido

No es lo mismo facturar un servicio que cobrarlo. Quizás esto parece una obviedad, pero en esta situación es que entran en juego los conceptos de devengado y percibido.

A su vez, esa misma diferencia es la que distingue lo económico de lo financiero. La importancia de dicha diferencia radica en que, de no entenderla, podrían generarse problemas administrativos, en el flujo de caja y hasta inconvenientes impositivos.

En este sentido, la obligación con AFIP —el ente recaudador nacional— se genera al momento de emisión del comprobante, y deberá pagarse o compensarse según la situación fiscal del contribuyente. Vale la aclaración, que la gran mayoría de los Colegios son IVA Exentos, por lo que no están alcanzados por esto.

Entonces, el registro será devengado en el momento en que se facture a las familias, aunque dicha instancia no necesariamente coincida con la recepción del pago. En cambio, el pago se percibe cuando se concreta, efectivamente, el compromiso asumido.

La diferencia entre estos dos conceptos es la que marcará los movimientos de caja. Así, permitirá elaborar un flujo de fondos realista y acorde con la situación económica de la institución educativa.

La diferencia entre lo devengado y lo percibido es la que distingue el análisis económico y el análisis financiero de cualquier organización.

Ejemplos de Devengado y Percibido en Contabilidad

Para visualizar mejor la diferencia entre devengado y percibido, vamos a revisar algunas situaciones de tu colegio:

Registras las mensualidades como devengadas cuando se genera la factura, aunque los padres las pagarán más adelante. En este caso, son cuentas por cobrar. Cuando el pago es realizado, se descuenta de esta categoría (cuentas por cobrar) y se aumenta en el efectivo disponible (percibido).
También, puede darse en el orden inverso y percibir el dinero antes de realizar un servicio. Por ejemplo, cuando un tutor abona la cuota de inscripción de un alumno por adelantado (percibido), pero se realiza el registro del alumno en un momento posterior a ese pago (devengado).
El devengado te permite planificar para el futuro: en el período escolar X, se inscribieron 100 alumnos, por lo que recibiré mensualmente un pago X que me permite elaborar un presupuesto usando esa cifra de base.
Por su parte, al momento del cobro de la cuota, sabés cuántos tutores efectivamente pagaron (percibido), y qué dinero tenés disponible en caja para cumplir con las obligaciones y compararlo con lo facturado (devengado).

¿Cómo afecta lo devengado y percibido a la gestión escolar?

No conocer la diferencia entre lo devengado y lo percibido acarrea riesgos para tu gestión administrativa y contable, así que es importante saber elegir bien el criterio que usarás.

Importancia de lo devengado y percibido para los ejercicios económicos de tu colegio

Como vimos, reconocer la diferencia entre devengado y percibido ayuda a analizar de forma correcta el flujo de caja. Permite saber, por ejemplo, qué se cobró por adelantado y cuáles serán los ingresos estimados para el instituto educativo en un periodo determinado.

Esta información resulta de vital importancia para la administración mensual. En este sentido, permite conocer el estado de las cuentas en un momento en particular y prever qué cantidad de dinero debería ingresar.

De esta forma, el centro educativo sabrá determinar qué gastos puede afrontar, efectivamente, de forma mensual. Además, podrá identificar qué inversiones será capaz de realizar a mediano y largo plazo.

¿Cómo contabilizar el devengado y percibido?

Los conceptos devengados y percibidos se ven en los estados contables, particularmente en el estado balance y en el estado de flujo en efectivo. El primero refleja todos los ingresos y los gastos propios de un ejercicio fiscal, es decir, todos los conceptos devengados (más allá de si se cobraron o pagaron realmente).

En el segundo, el estado de flujo de efectivo, se mostrarán los movimientos de los activos líquidos propios del período fiscal en que se realizaron. Aquí figurarán, entonces, solo las operaciones efectivamente pagadas, no las que están pendientes.

En resumen, los conceptos devengados se utilizan en la contabilidad de las instituciones educativas, mientras que lo percibido suele aplicarse más al sector financiero.

Esto se debe a que los conceptos percibidos pueden servir para hacer proyecciones y analizar si habrá sobrantes o faltantes de fondos.

Los conceptos devengados y percibidos se ven en el estado balance y en el estado de flujo en efectivo, respectivamente.

¿Qué Criterio Debería Aplicar para la Gestión Contable de Tu Institución? ¿Devengado o Percibido?

De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), así como a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las resoluciones técnicas del Consejo Profesional de Ciencias Económicas, en Argentina se debe utilizar el concepto de lo devengado para el registro contable de las organizaciones.

Si bien algunas instituciones insisten en trabajar con lo percibido, uno de los beneficios de trabajar por lo devengado es regirse por las normas vigentes. Esto permite uniformizar la presentación de registros contables, hacerlos comparables y garantizar una mayor transparencia.

Sin embargo, el impacto de usar lo devengado sobre lo percibido va mucho más allá de cumplir el aspecto legal.

¿Cuáles Son los Riesgos de No Conocer la Diferencia Entre Devengado y Percibido?

Como se puede observar, estos conceptos cambian la perspectiva en la gestión administrativa, por lo que es necesario tenerlos claros para hacer los registros en los libros contables adecuadamente.

En cualquier caso, registrar según lo devengado resalta como la opción más práctica para llevar la contabilidad. Veamos algunos casos:

Cuentas por cobrar. Si registrás el ingreso al momento de la facturación, podés definir estrategias para disminuir la morosidad y garantizar que los tutores paguen sus cuotas a tiempo. De esta manera, evitás la acumulación de deuda y que el colegio tenga problemas de liquidez.
Organización y planificación. Al operar con lo devengado, llevás control de todos los movimientos contables con antelación (en tanto derechos u obligaciones contraídas), y con ello es posible la planificación del presupuesto a más largo plazo.
Uso inadecuado de recursos. Si el estimado de presupuesto (por lo devengado) es mayor a lo que recibís (lo percibido), es posible que te quedes sin dinero o se generen nuevas deudas. Así que, de nuevo, es importante crear tus estrategias para evitar la morosidad.
Problemas de impuestos. No saber declarar los impuestos cuando devengás o cuando percibís, genera desajustes contables que se convierten en errores al momento de la declaración y pueden generar multas o sanciones. Si lo hacés al devengar, estará más claro el valor por impuestos que tenés que declarar en el siguiente período.
Análisis de los resultados errados. Si considerás lo devengado, sin comparar con lo percibido, podrías obtener unos resultados positivos (en términos de la demanda), pero que no se reflejan en una buena liquidez (si los tutores no realizaron los pagos correspondientes en tiempo y forma, por ejemplo).
Ingresos y gastos. Hacer los asientos desde lo devengado ayuda a estimar de forma más precisa el dinero que tendremos disponible en un plazo determinado, a la vez que permite una mejor organización de esos recursos a futuro.
Trabajar por lo Percibido. Además de ir en contra de la norma, si solo registrás las cobranzas, no será posible dimensionar la deuda que efectivamente tiene la institución.

A la hora de usar lo devengado y lo percibido, toma en cuenta las regulaciones y recomendaciones oficiales para llevar tu contabilidad según las normas vigentes.

¿Por Qué Aulica Trabaja Sobre el Criterio de lo Devengado?

En Aulica seguimos las recomendaciones de los entes reguladores en materia contable, así que nuestro sistema está diseñado para trabajar sobre lo devengado.

Gracias a la automatización de tareas que posibilita nuestro software de gestión escolar, podrás organizar los archivos de tu institución en un solo lugar. Así, serás capaz de registrar eficientemente todas las transacciones realizadas por tu institución sin problemas ni retrasos.

Además, desde que registres tus asientos podrás consultar en cualquier momento los reportes contables de tu institución, actualizados y en tiempo real. Solo deberás conectarte a tu cuenta desde cualquier dispositivo con Internet.

Es importante revisar la normativa vigente a la hora de diseñar criterios para las categorías de devengado y percibido.

Conclusión

Comprender los conceptos de devengado y percibido le permitirá al equipo administrativo de tu institución saber en qué situación económica se encuentra y cómo mantener una salud financiera positiva. A su vez, le permitirá conocer la liquidez en caja y lo que queda pendiente de cobro.

La utilización de estos conceptos ayuda en la planificación estratégica impositiva y contable. Ambos son herramientas ágiles para decidir sobre las inversiones a largo plazo o sobre la conveniencia de contraer un préstamo, ya que permiten estimar los ingresos de un período determinado.

Desde Aulica podemos ayudarte a llevar una gestión administrativa y contable más ordenada, dado que nuestro sistema se diseñó especialmente para las necesidades que tienen los centros educativos.

Con Aulica podrás generar facturas, asentar la cobranza y llevar un libro de contabilidad para el ejercicio contable. Esto te garantizará una mejor organización, ya que podrás controlar en tiempo real todos los movimientos vinculados con las cuentas por pagar o por cobrar que tenga la institución.

El sistema te permitirá ver los conceptos devengados y percibidos de una forma sencilla y bien ordenada. Asimismo, los reportes actualizados con información 100% confiable posibilitarán que las autoridades de la institución hagan análisis económicos y financieros realistas y con proyección a futuro.

Más de 300 Colegios en toda Argentina ya confiaron en Aulica. ¡No dudes en contactarnos por cualquier consulta! Nuestros asesores podrán brindarte toda la información que requieras.