Los mayores desafíos a la hora de gestionar el personal administrativo

por | 11, Dic, 2019 | Administración, Blog

Estar al frente del personal administrativo implica también conocer los retos a los que este equipo se enfrenta.

En este artículo te hablamos del aspecto humano de las instituciones educativas, pues reconocerlo resulta fundamental para llevar adelante una buena gestión. Luego, abordamos los desafíos del personal ante la transformación digital, que en estos tiempos, es esencial en los colegios.

El aspecto humano de las organizaciones

 

Los colegios privados tienen como fin último la educación y el desarrollo integral de los estudiantes, pero son también organizaciones que esperan obtener una estabilidad económica.

Por otra parte, pensar en el aspecto humano de una institución educativa nos conduce a reflexionar acerca de la cuota de responsabilidad que tiene tanto en el logro de los objetivos profesionales como en la satisfacción del personal administrativo.

En ese sentido, todo colegio debe fomentar el desarrollo de su personal administrativo hacia aquello que le caracteriza, que le es propio, representa su bienestar y está orientado por sus valores.

Cuando un individuo ingresa a una organización es movido por una motivación económica: desea alcanzar los medios de su supervivencia; además, pretende desarrollarse profesionalmente. A partir de entonces desplegará todas sus aptitudes y cualidades para recibir su salario.

En lo que a la organización se refiere, cuando esta es consciente de que su propio valor, depende también del desarrollo del potencial de sus miembros, favorece que su personal administrativo alcance sus metas, en medio de un ambiente laboral óptimo.

En la construcción de este ambiente se debe potenciar y fortalecer el sentido de trabajo en equipo y de colaboración entre el personal. Y también es necesario que se favorezca el desarrollo de la creatividad, y se dé valor a las nuevas ideas cuando estas se presenten.

Cuando se detectan áreas que deben ser reforzadas o que representan un reto profesional, el personal administrativo debe percibir la disposición de la institución a ayudarles.

Esto genera un sentimiento de lealtad hacia el colegio y refuerza la identificación institucional. Indudablemente, es posible consolidar relaciones laborales positivas y constructivas entre el personal y sus superiores.

En tiempos en que la transformación digital es prioridad para todas las organizaciones, la sincronía entre la satisfacción de las necesidades individuales y el alcance de los objetivos institucionales, exige también el compromiso del colegio con la formación del personal administrativo en esta área del conocimiento prioritaria para la organización.

Desafíos del personal ante la transformación digital

 

Quienes están al frente de la administración de un colegio deben ser gestores de la transformación digital de la institución. La digitalización llegó a los colegios para quedarse, y lo más conveniente es verla como una oportunidad de renovación y cambio.

El personal administrativo debe tener claro que esta transformación, entendida como el proceso mediante el cual se incorporan a la institución nuevas tecnologías y procedimientos digitales para hacerla más eficiente; trae consigo una reorganización tanto del procesamiento de datos como del equipamiento que ellos constituyen.

En este sentido, deben enfrentarse a una serie de desafíos, retos y dificultades. Para superarlos, deberán contar con el apoyo institucional.
A continuación encontrarás una lista con los desafíos a los que se enfrenta el personal ante la transformación digital.

     1.Miedo o resistencia al cambio

Esta es seguramente la mayor traba ante la transformación digital y generalmente obedece a sentimientos de inseguridad ante la posibilidad de salir de la zona de confort.

Si bien se trata de una reacción humana muy normal y frecuente, también puede constituir la causa del fracaso durante la implementación de softwares de gestión administrativa y contable.

Para apoyar a tu personal administrativo es imprescindible que lo informés acerca de los pasos y la finalidad de la transformación. Tené en cuenta que ellos serán los usuarios y deben estar preparados.

Por otra parte, vos debés ser un líder digital; con esto queremos decir que debés predicar con el ejemplo. Sé empático y ponete en lugar de quienes deben llevar adelante el cambio y obtendrás una mejor panorámica de la situación. Además, si dominás la herramienta, podrás enseñar a otros.

      2. Analfabetismo digital

Asegurate que el software elegido sea amigable y que el proveedor te garantice la capacitación de tus empleados. No todos los miembros del personal administrativo son nativos digitales, y enfrentarse a la tecnología puede ser muy estresante para muchos, lo que los llevaría a hacer resistencia o a rechazarla.

Lo recomendable es que todos reciban un buen proceso de inducción en el que logren ver a la herramienta digital como una aliada que facilitará su trabajo.

     3. Dificultad de adaptación

En ocasiones los empleados están muy acostumbrados a las herramientas tecnológicas que manejan y no quieren cambiarlas, sin darse cuenta de que ya están obsoletas.

La dificultad de adaptación en ocasiones se origina cuando la impresión inicial del nuevo software no es fluida o resulta confusa, lo cual pudiera llevar al fracaso el proceso de transformación digital.

Este desafío puede ser superado por los empleados administrativos cuando entienden que la nueva plataforma llega para simplificar las cosas, y no para complicarlas.

    4. Necesidad de pensar «fuera de la caja»

Muchas veces es importante desarrollar una forma de pensamiento que replantee la transformación digital sin hacer juicios prematuros, explorando ideas que hasta ese momento no se habían contemplado y buscando soluciones innovadoras.

Estas soluciones originales requieren cierto nivel de conocimiento del entorno digital, pero una vez que este se alcanza, la propuesta de ideas creativas puede resultar altamente motivante para el empleado y beneficiosa para el colegio.

La gestión eficiente del personal administrativo de un colegio es siempre un desafío para quienes están al frente de este equipo.

Las nuevas tecnologías han determinado una nueva forma de trabajar, pues si ya en el ámbito privado todos estamos conectados desde nuestros dispositivos móviles, las implicaciones de estos cambios también deben implementarse en las organizaciones.
Indudablemente, una transformación digital trae consigo un gran cambio a la cultura institucional y no basta con tomar desde la administración la decisión de automatizar los procesos.

En Aulica sabemos que se trata de un importante reto, y para que puedas llevarlo adelante de manera exitosa te garantizamos la capacitación del personal administrativo y el acompañamiento en cada fase del proceso.

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