Las decisiones financieras están relacionadas con la adquisición de recursos para poder lograr ciertas metas en relación con los objetivos de la institución educativa. Tales ingresos pueden ser producto de la gestión de cobranzas que haga la organización o del acceso al crédito que se tenga.

Es así que los administradores institucionales tendrán que evaluar si es factible solventar los proyectos con el cobro de las cuotas mensuales. O si se deberán tomar un préstamo, por ejemplo.

La inversión puede ser edilicia, de capital de trabajo, o para cubrir cualquier otra necesidad que tenga la institución. Lo importante es definir de qué forma se solventarán los gastos y cómo mantenerse ajustados a un presupuesto realista y confiable.

Si te interesa saber más sobre qué tener en cuenta para tomar decisiones adecuadas, te sugerimos que veas el siguiente video y sigas con la lectura de nuestro artículo:

#1 Conocer los datos contables

Para tomar cualquier tipo de decisión financiera, es fundamental conocer los estados de las cuentas de la institución. Ver cuáles son las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar y el balance general, es un mínimo imprescindible.

En este sentido, gestionar una institución escolar (cualquiera sea su tamaño) sera similar a encarar una compra personal. Antes de hacerla, nos fijamos en el banco si tenemos efectivo, si tenemos que pagar otras cosas y cuándo volveremos a cobrar.

En una institución educativa es parecido, pero más complejo, ya que se deberán considerar diversos tipos de cuentas, indicadores y reportes. Entonces, contar con dicha información actualizada y en tiempo real permitirá pensar a futuro la situación financiera del centro educativo, con un nivel de certeza mayor.

Nunca puede ser una actitud responsable o saludable tomar decisiones financieras sin conocer los datos contables.

Cabe destacar que los reportes son solo números, lo interesante es el análisis de quien los lee y los puede poner en relación con otros indicadores o con el contexto de la comunidad educativa.

La interpretación de los reportes financieros será de gran ayuda al momento de tomar decisiones estratégicas y de largo plazo. Para contar con dicha información, se puede trabajar con sistemas contables como el de Aulica, ya que facilitan el trabajo al automatizar los reportes contables y de cobranzas.

Así, se evitan aquellas tareas que se realizaban de manera manual y que podían resultar muy tediosas y conducir a errores de almacenamiento.

La automatización de los procesos rutinarios permite que el equipo administrativo disponga de un tiempo de mayor calidad para ocuparse de asuntos que requieran de sus habilidades y estrategias profesionales.

Además, la automatización asegura la confiabilidad a los datos con los que se trabaja; disminuye el riesgo de tomar decisiones fuera de contexto y con repercusiones negativas para la institución.

El sistema levanta la información y la presenta en reportes según lo requerido:

• Libro diario, libro mayor y balance de sumas y saldos automáticos.
• Presupuesto de ingresos y egresos estimados para ejercicio contable y comparación con ejecución real.

De esta forma, Aulica contribuye a la toma de decisiones financieras acertadas con reportes de información actualizada y disponibles en tiempo real. Este es un recurso clave en toda estrategia organizacional.

Resulta importantísimo para la toma de decisiones financieras, contar con los estados de las cuentas actualizados de la institución educativa.

#2 Establecer objetivos claros

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Contar con metas a corto, mediano y largo plazo hará que toda la organización trabaje para alcanzar los objetivos propuestos. Sabiendo cuál es el propósito que se quiere lograr, es más fácil orientar las acciones en favor de metas mayores.

Las metas de corto plazo, por lo general, son medibles y parecidas a los objetivos. Por el contrario, las metas de mediano plazo y largo plazo se caracterizan por ser intangibles y menos fáciles de medir.

Las metas de una institución educativa pueden ser muy variadas. Pueden ir desde aumentar el cupo de alumnos o bajar los índices de morosidad, hasta iniciar alguna modificación edilicia.

Para las metas que son financieras se pueden establecer índices de medición que ayuden a cuantificar los logros. Las siguientes son ejemplos de algunas de las más utilizadas:

• Índice de rotación de cuentas por cobrar (ICC). Este es el índice que mide la eficiencia de cobranza que tiene la institución. Cuanto más alto sea el índice de rotación de cuentas, mejor es el trabajo del sector administrativo para cobrar a padres y tutores.
• Margen de beneficio bruto. Esta métrica muestra cuánto se tiene de ganancias por cada peso cobrado en las cuotas de los alumnos.
• Margen de beneficio neto. Parecido al índice anterior, en vez de contabilizar la ganancia por cada peso cobrado, se realiza por el beneficio total.
• Rentabilidad neta sobre la inversión. Esta métrica permite saber la relación entre lo invertido y el beneficio que se obtuvo a partir de dicha inversión.

Por lo tanto, las decisiones financieras también deben tomarse en consecuencia de las metas y métricas que se haya propuesto la institución para el ejercicio contable anual.

La institución debe tener metas a corto, mediano y largo plazo. Luego, las decisiones financieras se tomarán teniendo en cuenta el cumplimiento de tales metas.

#3 Hacer acopio de información

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Por acopio de información hacemos referencia a disponer de la mayor cantidad de información acerca de los objetivos que tiene la institución y analizar para identificar con qué alternativas se cuenta.

Por ejemplo, si la meta es realizar una modificación edilicia, se tendrá que hablar con varios proveedores, contar con diferentes presupuestos y ver qué alternativas más o menos económicas se pueden conseguir.

De esta forma, se reducen los riesgos al momento de tomar una decisión financiera y se contemplan la mayor parte de las situaciones que se pueden derivar de los distintos escenarios.

El acopio de información hace referencia a recolectar la mayor cantidad de datos que puedan servir para tomar decisiones y valorar alternativas.

#4 Evitar precipitarse

Como ya vimos, la toma de decisiones financieras conlleva una gran cantidad de trabajo previo:

• Análisis de datos contables
• Establecimiento de objetivos claros
• Recolección de información de valor
• Diseño y planteo de alternativas posibles

Por lo tanto, no es una actividad que pueda tomarse a la ligera ni que pueda resolverse en pocos minutos. Las decisiones precipitadas pueden llevar a grandes errores y esto implica, en líneas generales, pérdida del capital financiero de la institución educativa.

En este sentido, es imprescindible no tomar decisiones precipitadas o con poco respaldo, analizar todos los datos contables disponibles y contar con diferentes opciones según los escenarios que se puedan presentar.

Una tarea que puede servir al momento de definir esto es establecer los pros y contras de tomar una u otra decisión financiera. De esta forma, el equipo se obliga a analizar cada detalle hasta llegar a la mejor opción.

#5 Ser racional

Al tomar una decisión financiera puede suceder que la administración de la institución o el encargado se deje llevar por la emoción del momento, por la ilusión o, simplemente, por el estado de ánimo.

Al igual que al momento de tomar una decisión estratégica, las elecciones financieras deben hacerse de manera racional: contrastando documentos con los estados contables y, en consecuencia, con el contexto de la coyuntura.

Las finanzas tienen la particularidad de permitirnos pensar cómo será la economía de la institución en unos meses, con y sin el desembolso de la inversión que se quiera hacer o teniendo en cuenta diferentes variables.

Por ejemplo, ¿qué pasaría si se logra bajar el índice de morosidad de la institución? ¿Qué pasaría si se ahorra en cierto gasto? ¿Y si se aumenta la cuota cierto %?

Quien toma las decisiones financieras tiene que estar en condiciones de hacer ese tipo de proyecciones para asegurarse que está conduciendo las finanzas institucionales por el buen camino y que los siguientes meses no significarán problemas económicos o falta de liquidez.

#6 Aprender de los errores

Si bien el dicho dice “errar es humano”, debemos tener en cuenta y aprender de cada situación en la que las decisiones no salen como lo esperábamos. Así, no repetiremos esas experiencias en el futuro.

En este sentido, debemos considerar los errores financieros como instancias de las que aprender. Sin embargo, es normal que en las instituciones las experiencias de lo sucedido se vayan con las personas que lo vivieron.

Por ello, en la gestión administrativa escolar resulta de muy buen criterio implementar un sistema de archivos que no solo almacene los documentos de las decisiones que se tomaron y sus resultados, sino que además permita obtener información de valor a partir de esos datos.

De esa forma, las gestiones venideras podrán contar con la experiencia de quienes estuvieron trabajando antes en la institución.

Conclusión

Las decisiones financieras son vitales para la salud económica de toda institución educativa, como para cualquier empresa o, incluso, en relación con las finanzas personales, en general. Por ello, antes de tomar cualquier decisión se recomienda:

• Tener en cuenta todos los datos contables
• Identificar las metas que se quieren lograr
• Saber cuáles son las alternativas y sus costos
• Evitar precipitarse o tomar decisiones sin haberlas pensado bien
• Tener en cuenta los errores ya cometidos para no repetirlos

Desde Aulica podemos ayudarte en el proceso de toma de decisiones financieras, con sistema de gestión administrativa para escuelas, que optimiza la gestión de tu colegio y provee reportes contables actualizados en tiempo real.

En las decisiones financieras acertadas, los reportes pueden ser el primer paso de análisis. Allí podrás ver los ingresos, las cuotas pendientes de pago, los balances, entre muchos otros datos.

Además, nuestro software contable y administrativo está pensado especialmente para la administración escolar. Por ello, Aulica colabora en la gestión administrativa de manera simple y eficiente.

¡No dudes en consultarnos! Uno de los asesores de nuestro equipo podrá brindarte toda la información que necesites.

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