Minimizar la tasa de morosidad del colegio, aumentar su rentabilidad y sustentabilidad financiera, son solo algunas tareas que debes ejecutar a través de una contabilidad integral efectiva.

Pero manejar toda la información contable del colegio requiere herramientas y estrategias que ofrezcan unificación y procesos amigables. Esto implica la adopción de sistemas tecnológicos avanzados que faciliten el trabajo.

Además, es preciso tomar en cuenta cada área involucrada a fin de optimizar los factores involucrados en la contabilidad. De llevar a cabo estas acciones con éxito podrás disfrutar de amplias ventajas, las cuales te explicamos a continuación.

¿Qué es la Contabilidad Integral?

En primer lugar, la contabilidad responde a una serie de procesos dirigidos al análisis y presentación de informes financieros en la institución.

La contabilidad integral implica una conexión entre diversas tareas y procesos: desde el análisis hasta la elaboración y presentación de informes financieros en el colegio.

El objetivo es poder medir las variables para determinar el estado en que se encuentran las finanzas. Esto es crucial para garantizar un equilibrio económico, diseñar estrategias sólidas y alcanzar objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Con la contabilidad integral nos referimos a este proceso, a la vez que conectando eficazmente las actividades a nivel global dentro del colegio: tareas de evaluación y consolidación que lleven a una gestión más eficiente.

Se trata de unificar, evitar una desvinculación entre el equipo administrativo, optimizar las finanzas y seleccionar las inversiones de prioridad.

Ítems que Incluye la Contabilidad Integral

Para llevar la contabilidad integral de manera efectiva, debes conocer los elementos indispensables y presentes en este proceso.

Libros Diarios

En la contabilidad integral se parte de documentos que incluyen las operaciones enteras administrativas. Hablamos del libro contable o libro diario que abarca los asientos contables del colegio.

Su función es mantener un balance organizado cronológicamente reflejando ingresos y egresos. La automatización te ofrece, por ejemplo, la generación instantánea del libro diario.

En lugar de hacerlo manualmente, podrás obtenerlo sin necesidad siquiera de saber de contabilidad. Todos estos elementos son clave para la disminución de errores y mayor rapidez.

Inventario

El inventario es el registro de bienes existentes en el colegio. En el documento se apuntan los bienes finales o materiales pertenecientes al colegio. Estos bienes representan parte de los activos de la institución.

Al llevar una contabilidad integral efectiva y bajo un sistema contable automatizado, podrás obtener mayor control y un balance detallado de tus bienes de uso.

Encontrá rápidamente cualquier artículo, donde podrás ver los saldos al comienzo del ejercicio, costos y más.

Balance

Conocido también como balance contable, es una herramienta que ofrece información financiera en un tiempo determinado. Se actualiza al menos una vez al año y se compone de tres elementos:

• Activo
• Pasivo
• Patrimonio neto

Con un software que automatice la contabilidad podrás obtener instantáneamente este reporte e incluso exportarlo a Excel o descargar para luego imprimir y contar con datos confiables.

Presenta tus balances a tiempo estando totalmente seguro de que tu balance refleja la realidad contable.

Estados Financieros

La contabilidad integral también utiliza el recurso de los estados financieros. Este reúne información financiera y patrimonial, para conocer la solvencia del colegio. Estos también podrán ser obtenidos automáticamente, si tu sistema automatiza contabilidad.

Reporte Contable

Llamado también Reporte Financiero, te permite transformar los datos brutos en información legible para saber el estado económico del colegio.

Rastrear un dato o trazar un registro de la información contable es esencial para conocer lo que ocurre a diario en los reportes contables. La trazabilidad funciona a modo de espejo, mostrándote datos concretos y confiables.

Esto implicará que se automatice la generación de asientos contables directamente de la operatividad diaria.

Ventajas de Llevar la Contabilidad Integral

La contabilidad integral posee diversos beneficios para el colegio. Esta te permitirá mejorar la gestión y administración de los recursos tanto financieros como humanos.

La contabilidad integral suma ventajas para el colegio y para las familias: agiliza el proceso de facturación y automatiza las tareas contables de manera más simple.

Además, una correcta implementación y la lectura adecuada ofrecen información de valor para invertir en el momento ideal y apostar por una educación de calidad, conforme el PEI.

Atribución: Photo by Giorgio Tomassetti on Unsplash Bajo licencia CC0 1.0[/caption]

Así podrás proyectarte a nivel económico y no tomar decisiones apresuradas que afecten el presupuesto. Además, un tipo de contabilidad integral aporta beneficios en otras áreas y situaciones:

• Se obtiene mayor rendimiento, ya que se reduce el tiempo de ejecución y la cantidad de errores manuales.
• Automatiza las tareas contables, típicamente ejecutadas de manera manual, tal como la generación de reportes financieros, entre otros.
• Agiliza el proceso de facturación: aminora costos en su desarrollo con las aplicaciones electrónicas.
• Representa los datos contables mediante gráficos para comprender mejor la situación financiera.
• Cuenta con trazabilidad de la información y disminución de errores.
• Controla los egresos, ingresos y presupuesto de cada departamento, a fin de lograr un registro activo de los recursos.

Problemas que Puede Enfrentar tu Colegio por no Llevar la Contabilidad Integrada

Al llevar una gestión eficiente en la contabilidad integral podrás evitar una serie de eventos negativos tanto para el colegio como para los propios padres o tutores. Te contamos.

• Datos sin unificación y desorganización para implementar estrategias de mejora en la gestión contable.
• Pérdidas de tiempo valioso y desgaste del personal en tareas manuales y tediosas.
• Padres de familia y tutores morosos y ausencia de proyección sobre las inversiones futuras por no contar con información precisa y oportuna.
• Desactualización en los procesos y herramientas tecnológicas, con lo cual corres el riesgo de quedar por detrás de las demandas de inmediatez de muchas necesidades actuales.

La Automatización con un Sistema es la Clave para Llevar la Contabilidad Integral

Actualizarse y contar con las herramientas adecuadas, aquellas que flexibilicen las tareas y optimicen el tiempo, es indispensable en la contabilidad integral. Este proceso es más eficaz porque, por ejemplo, automatiza tus asientos contables.

Contar con automatización al ejecutar la contabilidad integral es un plus que te ayudará a ahorrar tiempo y simplificar las tareas.

Un sistema que te permita organizar todos tus datos, además de aportar precisión y menos rango de errores es la clave del éxito. Ahora bien, ¿cuentas con un software especial para llevar a cabo todas las actividades necesarias?

Atribución: Photo by Laurent Peignault on Unsplash Bajo licencia CC0 1.0[/caption]

Aulica representa el avance que requiere tu colegio, no solo en el ámbito contable. Te brindamos un sistema completo de gestión administrativa para escuelas, la herramienta ideal para simplificar tu contabilidad y presupuestos.

Conclusión

La evolución sobre la contabilidad integral es la principal ventaja para el colegio: se trata de una nueva forma de trabajo, más eficiente y menos agotadora.

¿Ya conocés Aulica? Representamos un software efectivo que solventará tus asientos contables, ingresos, egresos estimados para ejercicio contable y comparación con ejecución real.

Además, obtendrás reportes rápidos y precisos de forma automática para la toma de decisiones estratégicas. Cuenta con una contabilidad generada automáticamente en base a distintas configuraciones.

Obtené rapidez para presentar los balances a tiempo y tener la plena seguridad de que estos reflejen la realidad contable de la empresa. Descubrí todo el potencial que proveemos y avanzá en la gestión de tu colegio con Aulica.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

Aprendé más sobre los indicadores de gestión para colegios

Sistema Contable Online: el Complemento de Trabajo Perfecto de un Administrador o Asesor Escolar

Conocé Cómo un Sistema de Gestión Contable puede Mejorar la Contabilidad en tu Institución Educativa

5 Funcionalidades del Software de Aulica que te Ayudarán a Mejorar la Gestión de tu Colegio

8 Formas en que la Tecnología Ayuda a la Gestión Contable de tu Escuela