En la actualidad, la administración de una institución educativa, sea cual fuere su tamaño, requiere confiabilidad en los datos que maneja. Entre las razones que lo justifican figura, sin dudas, que solo los datos confiables pueden dar apoyo a los equipos de gestión en la toma de decisiones estratégicas.

Si los datos no están actualizados o no se puede disponer de ellos cuando se los necesita, aumenta el riesgo de tomar decisiones fuera de contexto y con resultados negativos para la institución.

Y cuando hablamos de resultados negativos, no nos referimos solo a los que impactan a nivel económico. En definitiva, un colegio apuesta por un proyecto educativo que va mucho más allá de los resultados de un ejercicio.

La palabra confiabilidad es una constante en las instituciones escolares. Padres, familias, alumnos, equipos docentes y equipos de gestión educativa confían en un proyecto educativo común. Desde la administración escolar, entonces, es necesario acompañar esa confianza con datos seguros, veraces y actualizados, que realmente le aporten información de valor a quien debe tomar decisiones.

En este post nos ocuparemos de algunas estrategias pensadas para garantizar la confiabilidad en los datos. Además, repasaremos por qué es importante disponer de datos actualizados y seguros.

Desarrollar una visión integral de la administración escolar es una manera eficiente de aportarle información de valor al equipo de gestión en favor del proyecto institucional.

Factores clave para definir la confiabilidad de los datos

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¿Qué determina que unos datos sean confiables mientras que otros no? Para responder a este interrogante, podemos preguntarnos primero qué son los datos, cómo se obtienen, cuáles son datos de importancia y cuáles resultan accesorios.

La business intelligence (BI, por sus siglas en inglés) es el área de los negocios que se vale de los desarrollos vinculados con la inteligencia artificial para un mayor y mejor aprovechamiento de los datos disponibles.

Un estudio de Cisco Systems dimensiona el crecimiento continuado del consumo y el tráfico mundial de datos, con cifras cercanas a los 400 exabytes mensuales pronosticadas para el 2022. Vale decir que la estrategia a nivel mundial es la lectura de los datos.

La inteligencia empresarial también puede aplicarse en las administraciones escolares. Con la implementación adecuada de los últimos softwares desarrollados, esta área puede disponer de datos confiables y apoyar la gestión pedagógica con información de valor.

El impacto de la confiabilidad de los datos en la comunidad educativa

En nuestro mundo actual, contamos con información al alcance de la mano. Todo ocurre a menos de un clic de distancia, y cuesta pensar en aspectos de nuestra vida diaria en los que la tecnología no esté presente de algún modo.

Los reportes confiables desde la administración son un factor de suma importancia para enfrentar contingencias. Asimismo, resultan indispensables frente a la necesidad de hacer cambios en la gestión pedagógica, por ejemplo.

En síntesis, los reportes confiables avalan un tipo de administración integral que posibilita una mirada a largo plazo y un seguimiento mediante KPI y métricas.

Entonces, la confiabilidad de los datos reporta beneficios para la toma de decisiones estratégicas y a largo plazo, pero también es un plus de valor para las decisiones más operativas.
Principales problemas de confiabilidad de los datos en los colegios

La falta de confiabilidad de los datos trae aparejados algunos problemas, sobre todo en relación con las finanzas institucionales. Por ejemplo:

• Dificultad para tomar decisiones estratégicas, en tanto no se dispone de información adecuada para resolver el problema actual y se corre el riesgo de causar uno mayor.
• Aumento de costos entre áreas por la repetición de tareas vinculadas con la información, lo cual entorpece y lentifica la gestión administrativa.
• Problemas de liquidez institucional.
• Incremento de la cartera de morosos.
• Dificultad para dar seguimiento a las cuentas corrientes.

6 claves para mejorar la confiabilidad de los datos

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Para evitar los problemas que atañen a la falta de confianza en los datos, te dejamos 6 recomendaciones para tener en cuenta. También podrás aplicarlas para prevenir los problemas que puedan surgir por reportes desactualizados o inoportunos.

Los expertos en BI hablan de volumen, veracidad, velocidad y variedad para definir el valor de un dato.

#1 Hacer el seguimiento de los estados financieros

Conocer los estados financieros es una estrategia clave en relación con los datos. En este sentido, se debe conocer cuáles son los gastos fijos, qué ingresa habitualmente y bajo qué concepto se erogan imprevistos.

La gestión contable escolar es un aspecto insoslayable a la hora de pensar en un proyecto educativo innovador que apueste por una educación de calidad.

#2 Mantener actualizados los registros

Como dijimos, los registros actualizados aportan datos de valor en tanto permiten conocer el estado real de las finanzas institucionales o de la liquidez de caja. Se evita, así, lidiar con información repetida o con el extravío de los informes minutos antes de una reunión.

Además, se debe mantener al día la información concerniente a la asignación de becas, así como también los datos personales y de contacto de alumnos, familias y tutores.

Con el software adecuado, estos registros no solo estarán siempre actualizados, sino que además se podrá obtener información cruzada que dé respuesta a una situación concreta y eventual.

#3 Elaborar informes, reportes y análisis

Además, si de elaborar informes se trata, la administración escolar obtiene reportes de manera simple y rápida, con base en distintos “filtros” que se pueden aplicar, según las necesidades del momento.

Obtener la información necesaria, en el momento preciso y con datos 100% actualizados no tiene por qué ser un problema. De hecho, los reportes e informes podrán consultarse rápidamente en cualquier momento, porque son fáciles de emitir y fáciles de interpretar.

Ya sabemos que lo que no se mide no se puede controlar, y aquello que no se controla tampoco se puede gestionar. Esa frase, atribuida a Peter Drucke, pone en evidencia la necesidad de seguir de cerca las decisiones que se toman a fin de valorar resultados y acciones futuras.

#4 Llevar la contabilidad al día

Dejar el asiento contable de los pagos que ingresan, así como también de los pagos destinados a proveedores, servicios y demás, es fundamental para garantizar la confiabilidad de los datos.
En aspectos tan importantes como la contabilidad integral, tu gestión no puede depender de tareas manuales. Dada la cantidad de movimientos que tiene una institución educativa, la contabilidad debe ser automática.

Es decir, Balance de sumas y saldos, Estados de resultados, Mayor de cuentas contables, por ejemplo, debería ser información de consulta rápida.

De la misma manera, la trazabilidad y coherencia entre los registros contables y lo que día a día sucede en la Administración es fundamental para mantener una gestión administrativa y contable escolar ordenada y confiable.

#5 Incrementar la eficiencia

Un software administrativo contable específico para escuelas permite optimizar los tiempos de trabajo del personal, con lo cual se gana eficiencia a nivel institucional.

Aquellas tareas que antes se realizaban de manera manual ahora estarán automatizadas. Así, el equipo podrá disponer de una mayor cantidad de tiempo para los casos cuya resolución requiere de otras habilidades y estrategias.

El empleo de un software adecuado permite, por ejemplo, la automatización de la planificación contable mensual. Se trata de una solución ágil que aporta eficiencia en la administración de los recursos.

#6 Realizar auditoría interna

Finalmente, y con poco esfuerzo, el área administrativa podrá someter sus procesos a una auditoría interna a fin de detectar las fallas y poder subsanarlas a la brevedad.

Un software que incorpora esta funcionalidad es capaz de mostrar datos reales y transparentes sobre el día a día de la administración escolar.

Un software administrativo y contable confiable y específico para escuelas garantiza la seguridad de los datos y aumenta la eficiencia de la gestión.

El detalle con el que lo hace, así como la facilidad que ofrece para obtener reportes, permite detectar y resolver a tiempo cualquier inconsistencia que pudiera surgir. En este sentido, siempre lo más importante es mantener la salud financiera de la institución.

Conclusión

Sin duda, las tareas administrativas y contables pueden aportar datos confiables para la gestión educativa a partir de la implementación de un software específico y con la estrategia de trabajo adecuada.

La confiabilidad de los datos no es un aspecto menor, ya que en muchos casos dependerá de ella la toma de decisiones estratégicas. Por lo tanto, es fundamental que los datos aporten valor.

Ahora bien, ¿qué hace que un dato sea de valor, o cómo sumarles confiabilidad? Los datos deben ser veraces, veloces, variados y presentarse en cantidad. Esto es, deben estar disponibles en todo momento y actualizados, a fin de que puedan ser empleados para dar respuestas inmediatas a las contingencias que se presenten.

En Aulica ponemos a tu disposición un software administrativo y contable especialmente diseñado para escuelas. Aulica brinda, desde un solo lugar, el acceso a datos confiables, seguros, automatizados y siempre actualizados.

Gracias a nuestro software, te será posible llevar adelante la gestión administrativa, la contabilidad y el presupuesto de tu institución escolar. ¡No dudes en contactarnos!

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