Las asociaciones educativas religiosas que tienen a su cargo numerosos colegios, tiene asimismo numerosos inconvenientes. En esta nota desarrollaremos uno vinculado a la unificación de la contabilidad.

¿Por qué es importante consolidar la información contable de todos los colegios y obras? Para poder realizar un análisis completo, procederemos a introducirnos en la temática. La contabilidad se encarga del registro de todas las operaciones de una Institución, a través de la clasificación, análisis y resumen de actividades en un periodo determinado.

La contabilidad es una herramienta que evidencia la realidad financiera y económica de una organización. La misma representa aspectos que son comunes a cualquier organización: ingresos y egresos, activos y pasivos y patrimonios. En síntesis, se utiliza para el registro de los movimientos diarios que afectan económicamente a esta organización y que producen información financiera. La contabilidad es primordial para el control tanto interno como externo.

Para que ésta información sea de utilidad debe reunir algunas características, debe representar fielmente los hechos económicos de la empresa. La contabilidad, por lo tanto, permite y conduce a tener información resumida en reportes que resultan de suma utilidad para tomar decisiones eficientes. El principal objetivo es permitir que los decisores puedan realizar estimaciones a futuro basándose en información previa.

Es por esto que es de suma importancia que la información sea fiable. La fiabilidad se refiere a la “capacidad de una información de expresar, con el máximo rigor posible, las características básicas y condiciones de los hechos reflejados”.

Cómo influye la Consolidación Contable en la toma de decisión global

La Consolidación Contable es la técnica que pretende dar a conocer la situación patrimonial de una única entidad económica formada por varias Instituciones. Representa la imagen fiel del patrimonio, situación financiera y los resultados de un grupo de Instituciones, como si se tratase de una sola. Lo anterior se consigue formulando reportes unificados, particularmente un Balance de Situación y una Cuenta de Resultados consolidados.

El 80% de los colegios privados en Argentina pertenecen a Congregaciones, Arzobispados y Asociaciones educativas. Esto quiere decir que las mismas tienen responsabilidad frente a los entes fiscalizadores sobre las Instituciones miembros. Entonces, ¿no sería de suma utilidad conocer en detalle cuál es la realidad contable de cada una de ellas?

Comentábamos anteriormente que la contabilidad nos brinda información de suma utilidad para la toma de decisiones, ¿no sería aún más funcional cuando es necesario conocer la economía de cada colegio miembro para distribuir recursos?

Independientemente de la obligatoriedad de presentar balances unificados, la consolidación de la información contable es sumamente importante para la gestión. La centralización misma tiene múltiples beneficios, no se trata solo de “cumplir”, más bien del valor que genera para una asociación el trabajar con información unificada.

Las diferencias de nivel económico de los colegios distribuidos por todo el territorio nacional en las diversas provincias, puede ser subsanadas en parte por la política que se adopte respecto a la distribución de los “recursos” de una asociación educativa religiosa. Es por esto que uno de los beneficios que otorga este tipo de gestión es el manejo eficiente de los recursos. Para poder realizarlo es necesario conocer la realidad contable, tanto de los colegios, como de la congregación mediante información centralizada. Sin estos datos difícilmente se pueda ser más efectivo en la distribución de los recursos.

La precisión de la información recibida es otro de los aspectos a considerar cuando los balances globales a realizar son manuales. Cuando no existe ninguna herramienta que emita automáticamente los reportes requeridos, los mismos pueden contener errores o no reflejar del todo la realidad. Es por esto que se sugiere disminuir el “error humano” y que, en la medida de lo posible, ésta consolidación de la información sea realizada de manera automática. La información es fiable cuando está libre de errores materiales y está libre de sesgos. Esto permite que los usuarios puedan confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar.

Una verdadera integridad en la contabilidad se logra cuando la información financiera contiene de forma completa, todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa ¿como poder tomar una decisión efectiva si no cuento con este tipo de información? Si la misma es fiable los usuarios internos y externos podrán utilizar los informes que emite la contabilidad para tomar decisiones que pueden tener importantes repercusiones en la congregación, arzobispado o asociación como así también en sus colegios.

Otro criterio de importancia en la gestión centralizada de la contabilidad es la inmediatez. Es de suma importancia para las personas que se encargan de la toma de decisiones el tener la información disponible en el momento necesario. El hecho de que se demore en recibir la información pertinente repercute de manera negativa en la gestión que se debe manejar de manera centralizada ¿Cómo puedo tomar medidas correctivas o preventivas si no tengo la información cuando la necesito? he aquí la importancia de la inmediatez.

Es común para los decisores encontrarse con estas problemáticas al momento de presentar balance, inclusive al momento de la toma de decisión. Es por esto que la consolidación contable de todas las obras mediante un software no sólo es importante sino necesaria para tener la economía de la congregación, arzobispado o asociación organizada. Disminuye errores, tiempo, trabajo manual y optimiza la toma de decisión.

Algunas congregaciones y Arzobispados dieron el salto a la optimización con AULICA. Entre ellos: Salesianos, María Auxiliadora, Esclavas, Carmelitas y Arz. Mercedes – Luján.

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