En la actualidad, si una escuela quiere organizar eventos escolares es necesario combinar algunas estrategias del marketing con el uso de plataformas digitales. Estos eventos favorecen la unión de la comunidad escolar. Veremos qué tipos hay y cómo organizarlos de manera exitosa.

El poder de una comunidad escolar unida

Los centros educativos tienen la obligación de favorecer un ambiente de integración real entre los miembros de la escuela. En este sentido, los eventos escolares son una excelente estrategia para beneficiar la socialización y la participación de los actores de la comunidad institucional.

Ya han quedado atrás los tiempos en que las funciones de la escuela y de la familia estaban totalmente delimitadas. Está a la vista la imperiosa necesidad de generar tiempos y espacios de encuentro, pues ambas instancias tienen la responsabilidad compartida de favorecer el desarrollo de los niños y jóvenes, y de formar ciudadanos.

Si solo la acción conjunta de ambos agentes permite cumplir con los objetivos educativos y responder a las demandas de la sociedad, es necesario plantearse cuáles estrategias permiten esa unión de la comunidad escolar. Definitivamente, los eventos escolares constituyen un privilegiado tiempo y espacio de encuentro.

En el nuevo escenario educativo, fuertemente demandante de calidad, los eventos escolares, si se dan positivamente, pueden ser un importante espacio de aprendizaje para los estudiantes y favorecer los procesos de participación de familiares y tutores; todo esto tiene además el valor agregado de mejorar el clima escolar.

Tipos de eventos escolares

Sin importar qué eventos escolares estés programando llevar a cabo en tu colegio, tené en cuenta que siempre será necesario que haya compromiso, dedicación, conocimiento de lo que se hace y un trabajo en equipo muy bien coordinado.

Por pequeño que sea el evento es importante cuidar todos los detalles, considerar los factores involucrados, establecer objetivos y decidir de manera asertiva.

A continuación te presentamos los tipos de eventos escolares que se realizan con mayor frecuencia.

Eventos académicos

Sus objetivos principales son transmitir conocimientos acerca de un tema de interés y enriquecer la formación integral de los estudiantes. Normalmente se dirigen a los alumnos, pero también podríamos incluir aquí los eventos de capacitación para los docentes.
En esta categoría se incluyen: ferias y exposiciones científicas, conferencias, foros, mesas de debate, talleres, seminarios.

Eventos deportivos

Se caracterizan por el enorme atractivo que ofrecen. Posiblemente se trate de esa cuota de incertidumbre respecto al resultado propia de los deportes o al suspenso que se les asocia, lo cierto es que provocan excitación, disfrute y representan una excelente oportunidad de socialización en la escuela.

Dependiendo del objetivo del encuentro, se clasifican en eventos de exhibición, como los juegos amistosos, y los de competición, aquellos donde se disputa un campeonato.

Eventos culturales

Estos eventos escolares permiten difundir la cultura, los valores, las creencias o las tradiciones de una sociedad. Fomentan la tolerancia y la integración. Se incluyen aquí los actos culturales, conmemoraciones, obras de teatro, conciertos, muestras de arte, exposiciones, concursos, entre otros.

Eventos sociales

Generalmente se trata de fiestas que se llevan a cabo para celebrar algún acontecimiento. Por ejemplo: inicio y cierre del año escolar, fiestas patrias, aniversarios de la institución, bailes, fiestas de graduación.

¿Cómo organizar eventos escolares exitosos?

El éxito de los eventos escolares está muy relacionado con la organización y con la difusión. Para esto, las prácticas de marketing digital constituyen una poderosa estrategia, así como el uso de herramientas digitales orientadas a favorecer la comunicación entre todos los miembros de la comunidad educativa.

En la organización de los distintos tipos de eventos escolares hay 4 momentos bien definidos: planificación, ejecución, puesta en escena y evaluación. Veamos a continuación algunos tips que debés tener en cuenta en cada etapa.

Planificación

Definí tu objetivo, ¿qué querés lograr con la realización de este evento? Luego, debés saber cuáles son tus recursos materiales y humanos, establecer una estructura organizacional, delegar responsabilidades y organizar grupos de trabajo.

Estos grupos se encargarán de elaborar un presupuesto, buscar patrocinantes, hacer el boceto del póster y de las actividades a desarrollarse en el evento, además de un cronograma que debe seguirse con rigurosidad. Para contar con el apoyo de voluntarios, las plataformas digitales utilizadas para la comunicación institucional serán de gran ayuda.

Ejecución

En esta etapa la supervisión y la coordinación de las actividades es fundamental, tanto como el liderazgo de quien esté al frente del evento. Es el momento de promocionarlo mediante los medios digitales usados para la comunicación institucional.

Los equipos asignados deben reunir los objetos necesarios, como medallas, certificados, premios, etc. y lo referente a la puesta en escena, como la música, los recursos audiovisuales y el maestro de ceremonia. También deben encargarse de la decoración, asegurarse de contar con las fotos y vídeos, y contratar las comidas y bebidas.

Puesta en escena

Es fundamental que el día del evento todos los organizadores se encuentren desde muy temprano en el lugar y que estén identificados para que los participantes puedan recurrir a ellos si es necesario. Además, debe haber carteles informativos y un punto de registro y recepción.
Se requiere hacer pruebas de sonido con antelación, y que el maestro de ceremonias tenga claro el propósito del evento y cuente con la información necesaria sobre este.

Evaluación

Una evaluación en retrospectiva por todos los miembros del equipo permitirá hacerlo mejor la próxima vez. Es muy importante agradecer a quienes estuvieron involucrados en el proceso.

Los eventos escolares exitosos requieren de innovación y creatividad. Si se tienen claros los objetivos, se trabaja de manera coordinada y se logra involucrar a la comunidad, especialmente mediante las herramientas digitales usadas para la comunicación escolar, todo fluirá convenientemente.

Estas herramientas permiten que las familias reciban mensajes del colegio en tiempo real, y se motiven a involucrarse en todo el proceso, desde la logística de los diferentes tipos de eventos escolares hasta la asistencia. Se trata de espacios digitales atractivos e informativos, que construyen una comunidad educativa más global.