En un mundo con un giro cada vez más marcado hacia la digitalización y la inteligencia artificial, impera el uso de tecnología, dotada de herramientas útiles, por ejemplo, para la cobranza digital.

En este contexto, los equipos financieros requieren buenas estrategias y estricta organización para afrontar una nueva dinámica. La manera de lograrlo eficientemente es mediante una gestión de cobro remota, predecible y efectiva.

Se trata de mejorar los procesos operativos, de forma tal que se operativizan los instrumentos actuales para proveer un servicio de calidad. Contar con un sistema que provea integración de datos, flexibilidad, entre otros, es parte de la estrategia necesaria.

¿Qué es la cobranza digital?

La cobranza digital abarca todas las actividades de transformación y automatización en los procesos de cobro de un colegio. El enfoque es contar con una gestión de cobranza integrada para recuperar la deuda mediante el uso de herramientas tecnológicas.

Actualmente, aquellos colegios sin aporte estatal (y cuando tienen la posibilidad) se limitan a elevar los valores de las cuotas, pero una morosidad de más del 30% y los compromisos con proveedores reducen las posibilidades de inversión.

Además, el tema inflacionario de una u otra manera afecta el pago de servicios, entre otros. Todos estos elementos repercuten en la operatividad del colegio, y afecta a estudiantes, docentes y padres.

Por ello, frente a esta problemática, el objetivo fundamental responde a la necesidad de transformar, lo más rápido posible, las cuentas por cobrar en liquidez. Asimismo, es necesario hacerlo de una manera eficiente, práctica, adaptada a los nuevos tiempos y contando con instrumentos modernos.

¿A qué nos referimos? Existen sistemas contables, plataformas especiales no solo de recaudación, sino de control y gestión.

Sus ventajas no están basadas en eliminar la morosidad, sino en proveer una mejor experiencia de gestión, con herramientas concretas que la institución puede poner en práctica y de esa forma disminuir cada vez más la morosidad.

Gracias a la automatización, los miembros del equipo podrán ejecutar tareas de mayor relevancia. Es decir, contarán con más tiempo de calidad, exonerados de actividades tediosas y repetitivas.

Hoy es posible alcanzar las metas de recaudación mediante la tecnología. Pero es importante implementar un software sólido, el cual potenciará al equipo administrativo, haciendo que este pueda utilizar más eficientemente el tiempo.

Por supuesto, es necesario tomar en cuenta la gestión de cobro, cuyo fundamento se encuentra en diversas estrategias para recaudar los fondos. Una gestión que motive a los padres y tutores a cumplir con sus obligaciones financieras y límites convenidos.

A continuación, conocerás el funcionamiento de la cobranza digital de un sistema contable. Te explicamos todo.

¿Cómo funciona la cobranza digital en un Sistema Contable?

La cobranza digital está conformada por diversos procesos claves en el funcionamiento del sistema contable. Te contamos.

Reportes de Deudores

¿Sabes toda la información valiosa y provechosa que se puede obtener mediante un sistema de cobranza digital eficiente? El reporte de deudores brinda una herramienta efectiva para que conozcas la deuda de los padres.

El reporte ofrece una visión clara mediante una fácil lectura de datos. Podrás obtener información mensual, familiar o de cada alumno cuando quieras.

Estos datos te ayudarán a realizar un seguimiento de la morosidad. Conocer quiénes deben y qué deben es importante para poder realizar gestiones que, efectivamente, se traduzcan en una disminución de la morosidad.

Los reportes cumplen su misión cuando se los lee, se los analiza y se implementan acciones orientadas a resultados.

El sistema también brinda acceso a un portal para padres.Estos podrán acceder con su perfil y conocer su estado de cuentas, opciones de pagos electrónicos, entre otros medios de pago.

El acceso a una pasarela de pagos incluida en la interfaz mediante un botón de pago es una herramienta muy efectiva a la hora de disminuir la morosidad. La posibilidad de saldar una deuda en el momento es siempre una estrategia preventiva.

Implementar un software de gestión administrativa y contable para escuelas es una forma sana, efectiva, profesional y práctica de optimizar la gestión de cobranzas.

Generación y Envío Automático de Facturas

La cobranza digital es tan funcional que evita retrasos al proveerte de herramientas eficaces. Por ejemplo, la creación y envío automatizado de las facturas a los padres.

El entorno vanguardista de una plataforma como Aulica brinda funcionalidad, agilidad en los procesos y menos estrés al equipo de trabajo.

Padres y tutores reciben todos los meses los comprobantes para realizar el pago. Y este es el primer paso para disminuir la morosidad corriente. En conjunto con otras herramientas, contribuye a formar el hábito del pago en tiempo en  comunidad escolar.

Integraciones con entes de cobranza externos

El sistema de cobranza digital, o entes de recaudación externa, cuenta con un factor de gran importancia: la implementación de cobro externo. Útil para la gestión de cobranzas, es un gran aporte sobre la reducción de la morosidad a fin de mes.

Esta representa el 1% de deuda de la cuota al final de un periodo, significando el monto que no se pudo cobrar el día último del mes. Para el colegio, el hecho de estar integrado con sistemas de cobranza externos minimiza significativamente la mora.

Y hablamos de una reducción entre 15% y 35% hasta solo la mitad de la morosidad corriente mediante la implementación del sistema. Hablando de resultados a corto plazo, es posible notar adelantos de pago de familias.

Esto se traduce en una morosidad de fin de mes, la cual, antes del sistema era equivalente a la mora de alrededor de dos meses. ¿Ves cómo ayuda contar con un medio actualizado de cobranza digital?

En Aulica te ofrecemos una plataforma contable y administrativa para mejorar la gestión del colegio y alcanzar los objetivos.

¿Cómo la cobranza digital disminuye la morosidad mensual?

¿Quieres saber cómo disminuir la morosidad mensual del colegio? Primero, analiza el historial de crédito de las familias.

Es esencial brindar a los padres o tutores la oportunidad de contar con beneficios por ser buen pagador. Por ejemplo, la cobranza digital ayuda en el proceso de rebajas o descuentos en las cuotas mensuales.

Además, garantiza la emisión de las facturas en tiempo y forma y el envío de recordatorios con vencimientos y alternativas de pago.

Conclusión

La cobranza digital es parte de la nueva era, cuando los procesos deben responder a las exigencias de los padres. Pero también, a las necesidades del equipo administrativo.

Mientras el colegio cuente con una gestión actualizada y dotada de las mejores herramientas, la cobranza se ejecutará con mayor rapidez y eficiencia. En Aulica cuentas con herramientas para acceder a una cobranza digital integrada y eficaz.

Te brindamos una plataforma funcional contable y administrativa para mantener a tu equipo unificado, reducir la morosidad e incrementar la rentabilidad del colegio.

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