A menudo oímos algunas frases como “no alcanza el presupuesto” “aún tenemos que decidir cuál será el presupuesto” o “lo veremos cuando tengamos definido el presupuesto”, pero, ¿de qué se trata todo esto?

Se entiende por presupuesto al conjunto de ingresos y egresos que una institución prevé para un período determinado. El mismo determina el uso y los objetivos que se le otorgará a cada partida o gasto, así como también las previsiones a largo plazo de los fondos disponibles (ingresos). El presupuesto en sí mismo es una proyección de los estados financieros futuros en base a estimaciones que suelen calcularse considerando comportamientos contables anteriores.

Es, sin duda, una herramienta importantísima de gestión ya que permite definir qué monto de dinero se puede destinar a tal o cual cosa. De esta manera cada área involucrada sabe que cuenta con un monto determinado para poder realizar sus tareas.

Realizar presupuestos es muy valioso para los colegios ya que la administración cuenta con una herramienta para el cumplimiento de los objetivos que se han propuesto. Los beneficios que se pueden destacar son los siguientes:

• Eficiencia: optimización de recursos
• Control en actividades cotidianas
• Reducción de incertidumbre tanto como para los que conforman cada área como así también para los administradores
• Mejora continua 

Armar un presupuesto carece de importancia si no existe una comparación con la ejecución real del mismo, es decir, si realmente no se va controlando cómo se van utilizando los recursos a medida que se avanza en el periodo.

Ahora bien ¿cómo controlo qué cada área esté utilizando los recursos que debería? Los mecanismos dependen de cada uno de los responsables administrativos, pero es importante contar con una herramienta que permita realizar estas validaciones. Un software contable que posibilite comparar el presupuesto realizado con la realidad contable es la solución para tener la información exacta y realizar los ajustes pertinentes en caso de que fuera necesario.

Para que ésta herramienta sea realmente útil, es necesario que el presupuesto se realice en base a información REAL. Mencionamos anteriormente que la forma eficiente de presupuestar en en base a lo “histórico”, es decir, tomando como referencia los movimientos de las cuentas contables de ingresos y egresos asociadas a esos presupuestos.

Es importante que el colegio tenga esta información, que conozca cómo fueron sus movimientos de ingresos y egresos y cómo estos impactaron en la contabilidad. El “histórico” es sumamente importante para hacer un presupuesto acorde, que no sea sobreestimado ya que no se estaría haciendo uso eficiente de los recursos, ni tampoco debajo de la línea de lo necesario, ya que traería descontentos y no se podría cumplir con los objetivos planteados.

Es ya conocido que los recursos económicos para el normal funcionamiento de las instituciones educativas son una condición indispensable para proporcionar una educación de calidad y efectuar las acciones que promuevan el desarrollo y aprendizaje de los niños.

Los recursos económicos son necesarios para la operativa diaria de los colegios: atención de las necesidades relacionadas con servicios, recursos materiales e infraestructura, tanto para los alumnos como para el personal. Teniendo en cuenta que los colegios cuentan con recursos escasos, es necesario tomar decisiones eficientes para distribuirlos de manera correcta y optimizar su uso. La herramienta para lograrlo es el presupuesto.

AULICA es un software administrativo y contable que cuenta con una herramienta que permite presupuestar distintas cuentas contables y comparar lo que estimamos con la ejecución real ¿Tu colegio cuenta con un software que permita presupuestar? Contanos en los comentarios.