Un buen software contable es un aliado indiscutible en la gestión de los colegios privados. La globalización de la economía, los constantes cambios tecnológicos y la necesidad de las instituciones educativas de ser competitivas y estar a la vanguardia requieren de una efectiva administración de recursos.

Veamos a continuación cómo cuidar el dinero del colegio mediante la efectiva implementación de herramientas de contabilidad electrónica.

Software contable, ¿qué es y por qué lo necesitás en la escuela?

La gestión administrativa de un colegio abarca una serie de procesos que incluyen la planificación, organización, ejecución y control de los recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos de la institución.

Es cierto que las innovaciones tecnológicas marcan pauta en el mundo contemporáneo, y que las escuelas siempre desean ofrecer ventajas que la hagan más competitiva; pero más allá de la moda, la implementación de programas informáticos está en íntima relación con la necesidad de integrar los departamentos y los procesos que se desarrollan, tales como:

Manejo de las finanzas.

Facturación y cobro de las cuotas.

Gestión de la morosidad.

Gestiones bancarias.

Contabilidad y administración.

Manejo de gastos.

Pagos de impuestos.

El colegio es una organización, de modo que la rentabilidad está asociada al buen servicio y a la gestión eficiente, tanto como a la calidad académica. Todos estos procesos se pueden llevar sin problemas con un software contable. Veamos de qué se trata.

Qué es un software contable

Un software contable es un programa desarrollado con la finalidad de optimizar la gestión administrativa y contable, y se caracteriza por estar diseñado en función de las necesidades particulares de las instituciones educativas.

Este tipo de herramientas ofrece la posibilidad de realizar las gestiones de ingresos y egresos, permite una visión de los diversos reportes contables: libros diario y mayor, así como el balance de sumas y saldos.

De igual modo, con un software contable podés emitir las facturas y enviarlas a tiempo a los encargados del pago de las cuotas; respecto a las cobranzas, también es posible automatizarlas mediante la incorporación de una amplia variedad de entes recaudadores, lo cual puede ser parte de tu política de gestión de la morosidad.

Ventajas de contar con un software contable

Otras ventajas de contar con un software contable es la posibilidad de administrar las inscripciones, el pago de las cuotas mensuales y los sistemas de becas. En cuanto al manejo de las deudas de la institución, podés gestionar los proveedores y otros egresos.

Las tareas que en algún momento pudieron ser repetitivas y que estaban expuestas a los errores humanos, se realizan ahora con rapidez y eficacia, lo cual se traduce en un ahorro de recursos. En un mundo globalizado, los colegios también debían beneficiarse de las ventajas de la tecnología, y esto es ya un hecho.

A la hora de contratar un software contable, es importante que te asegures de la flexibilidad del sistema, y de que se adapte a las necesidades reales de tu institución.

Otros aspectos que debés contemplar son la seguridad y la facilidad que debe ofrecer este software para migrar los datos de tu colegio, así como la capacitación del personal, la asistencia y el acompañamiento en el proceso.

¿Cómo cuidar el dinero del colegio con herramientas de contabilidad electrónica?

La compleja sociedad contemporánea ha determinado que la administración de las empresas exitosas requiere del acopio de los recursos materiales y humanos; los centros educativos no son una excepción en este sentido. Cuidar el dinero del colegio no es otra cosa que llevar adelante una eficiente gestión contable y financiera.

Como sabés, la gestión privada de la educación argentina abarca los colegios confesionales, entre ellos católicos pertenecientes a congregaciones o parroquiales, y los laicos. En algunos casos, los sueldos de los docentes corren por cuenta del Estado, mientras que en otros, la institución debe asumir la totalidad de los gastos.

En ambos escenarios, es imprescindible contar con un sistema automático que permita gestionar el dinero recaudado por las cuotas, que es siempre una cantidad importante y, en definitiva, es también el motor que pone en marcha a la institución.
A continuación veremos cómo un software contable te permite cuidar el dinero de tu colegio:

Ahorro de tiempo y de dinero

Cuando se automatizan las operaciones administrativas, hay una franca disminución de gastos y de tiempo. Se calcula que el tiempo de las gestiones contables y administrativas se reduce hasta en un 90%. Esto favorece el ambiente de trabajo, mejora la identificación con la institución y el desarrollo de la capacidad creativa del recurso humano.

Posibilidad de contar con información actualizada

Todas las decisiones que se toman desde la gestión administrativa necesitan contar con datos reales y actualizados. El acceso rápido y eficaz a la información contable es garantía de que se toman las decisiones correctas para aumentar la rentabilidad de la institución.

Seguridad y confiabilidad de los datos

Los sistemas de contabilidad electrónica funcionan a partir del almacenamiento seguro y centralizado de los datos de la institución. Un software contable asegura que los datos sean accesibles para las distintas instancias administrativas y que la información esté unificada, ya que todas las actualizaciones se realizan a nivel global.

Imagen y competitividad de la institución

Los colegios conocen la necesidad de ser competitivos; en consecuencia, se esmeran en estar al día en materia tecnológica. De cara a los padres, el uso de un software contable eleva el nivel de profesionalismo del centro educativo.

Para concluir, vemos cómo un software contable permite estandarizar los procesos de la gestión de una institución escolar. La funcionalidad de estas herramientas de contabilidad electrónica queda demostrada, ya que realizan automáticamente los cálculos contables, se evitan los errores humanos y se agiliza el trabajo administrativo.

Si vos aspiras a un manejo eficiente de los recursos, el uso de un software contable y la automatización de la cobranza son señales inequívocas de la innovación y el desarrollo del colegio.