La gestión de cobranzas en colegios es clave ineludible del proyecto institucional que se sigue. Y es, sin dudas, una de las cuestiones más críticas desde la administración contable: ¿cómo cobrar y reducir los índices de mora de los padres de familia?

En esta nota te contamos cuáles son los principales tipos de morosos a los que se pueden enfrentar tu colegio y el equipo administrativo, y cómo hacerle frente a la situación con algunas estrategias específicas según el caso.

La gestión de cobranzas de la escuela es un aspecto clave para darle continuidad al proyecto educativo institucional que se ha ofrecido a los padres y familias que nos eligen.

Cobranzas en Colegios: Primero Definamos que es un Moroso

Ahora bien, ¿a qué se llama moroso desde la gestión de las organizaciones y en los sistemas de información contable? Una persona se considera morosa cuando no cumple con el pago convenido en los plazos fijados de antemano.

¿Te suena familiar la definición? Todos sabemos que la gestión de cobranzas en colegios es un área sensible porque hay que tratar con índices de morosidad elevados.

Como ejemplo extremo, pensemos que durante el aislamiento impuesto por la pandemia de COVID-19 las tasas de morosidad en los colegios llegaron hasta el 80%, en algunos casos.

¿Pero todos los padres y tutores enfrentan la situación de mora de la misma manera?

Conoce los Tipos de Tutores Morosos Más Comunes que Afectan las Cobranzas en los Colegios

Las situaciones por las que las familias pueden caer en mora son múltiples. Conviene siempre, entonces, tener en claro que la mora de los padres y tutores debe tratarse de manera personalizada y analizar caso por caso.

Aun así es posible definir algunas situaciones de falta de pago (o tipos de tutores morosos) a las que se les debe hacer frente desde la gestión de cobranzas. Con base en esa tipología es posible, entonces, enfocar algunas estrategias orientadas a resolver situaciones que por comunes no se deben normalizar.

Te proponemos un repaso por los tipos de tutores o padres morosos más frecuentes. ¿Vamos?

Morosos Casuales

Los morosos casuales son aquellos padres que eventualmente han incurrido en mora, pero que en general tienen una conducta de pago ordenada. Se trata de ver con ellos qué ha ocurrido para que no cumplan en una ocasión en particular.

Puede ser que un imprevisto familiar, una contingencia laboral o una situación puntual (como no disponer del efectivo en el momento) los haya llevado a retrasar el pago. En general, son padres que respetan los plazos de pago y responden con rapidez a las notificaciones que se les envíen.

Morosos Intencionales

Los morosos intencionales son aquellos tutores que a sabiendas de que deben hacer el pago prefieren “tirar de la cuerda” y demorarlo lo más posible. Es decir, requieren de un seguimiento de cobranzas muy atento y marcado, en tanto que “no pagan porque no quieren”.

Frente a ese grupo de morosos conviene pensar algunas estrategias anticipatorias: ofrecer descuentos por pagos anticipados o algún tipo de beneficio donde sientan que son ellos quienes tienen el control.

Identificar el tipo de tutor o padre de familia moroso es una estrategia que aumenta la eficacia de la gestión de cobranzas en colegios.

Morosos Negligentes

A diferencia de los intencionales, los padres morosos negligentes son aquellos que tienen voluntad de pago, pero no prestan atención a las obligaciones contraídas. Podríamos decir que son descuidados en la administración de sus propias finanzas.

Suele ocurrir que utilizan el dinero de la cuota escolar para hacer frente a gastos imprevistos, por ejemplo.

En general, no es la falta de liquidez lo que les impide hacer los pagos, sino no prestar la debida atención. Ofrecer débitos automáticos u otro tipo de pagos automatizados es una buena estrategia para este tipo de morosidad.

Morosos Circunstanciales

Los padres de familia que entran en esta categoría son aquellos que a modo de castigo faltan a su obligación de pago. De alguna manera entienden que hay una contraprestación que no han recibido y por ello demoran el pago.

No hay duda de que, con este tipo de morosidad, lo que marca la diferencia para las cobranzas en colegios es la comunicación, la capacidad de diálogo y sobre todo hacer que el tutor se sienta escuchado.

Morosos despreocupados

Los morosos despreocupados son similares a los negligentes, pero a diferencia de estos no usan el dinero para otros pagos. Simplemente olvidan que deben pagar: cuentan con el dinero, tienen voluntad de pago, pero no están atentos a las fechas y vencimientos.

Los recordatorios antes del vencimiento y el ofrecimiento de diversas opciones de pago son dos estrategias que funcionan muy bien en estos casos, sin dudas.

Morosos Insumisos

Este grupo de morosos apunta a la justicia misma de lo que se les cobra. No solo pagan tarde, sino que además creen que lo que se les cobra no es lo que corresponde. Sin dudas, se trata de un grupo con el que la gestión de cobranzas plantea mayores desafíos y frente a quienes hay que estar muy atentos.

Con este grupo, en particular, también es importante apelar al diálogo y sobretodo contar con cuentas corrientes ordenadas para poder ofrecer la información necesaria en tiempo y forma.

Morosos Crónicos

Los morosos crónicos son aquellos tutores que siempre pagan tarde. Probablemente también podamos categorizarlas en alguno de los grupos anteriores. Sin embargo, la seña particular de este grupo es que, pase lo que pase, tienen una conducta de mora permanente y sostenida en el tiempo.

Cobranzas en Colegios: Estrategias para Abordar a Tutores Morosos

Si bien, como hemos visto, cada tipo de moroso requiere de unas acciones más o menos definidas, es posible pensar algunas estrategias comunes que luego se deberán revisar en el caso por caso.

Es posible clasificar los tipos de mora que afectan las cobranzas en colegios y decidir a partir de ello las acciones más adecuadas.

No olvides que la gestión de cobranzas de tu escuela es un aspecto fundamental para la consecución de cualquier objetivo de mediano y largo plazo. Y en ese sentido, se deben procurar mantener unos índices de mora lo más bajo posible.

Vemos juntos algunas estrategias comunes.

Contacto Inmediato con el Padre o Tutor

La comunicación es la clave, siempre. Lo primero ante un incumplimiento en los pagos es tomar contacto con el tutor o padre de familia.

Esto puede ser mediante el envío de una primera notificación que recuerde el vencimiento ya cumplido y que lo invite a tomar contacto con la institución de manera inmediata, para encontrar juntos una salida.

Descubre qué Tipo de Moroso Es

El paso que sigue es identificar el tipo de mora: ¿es un moroso negligente o un moroso casual? ¿Siempre incurre en mora o la eventualidad de una contingencia lo ha llevado a retrasar el pago?

¿Hay voluntad de pago o actúa con desinterés ante los llamados de la escuela?

De hecho, debemos preguntarnos ante la gestión de la deuda: ¿es desinterés en tanto falta de voluntad de pago lo que manifiesta el tutor, o está enojado frente a alguna situación puntual?

Fija una Nueva Fecha de Pago

Una vez que has tomado contacto con el tutor, ofrece una fecha de pago alternativa. Señala la importancia institucional de mantener sus obligaciones al día y la voluntad del colegio respecto de atender a situaciones especiales.

Seguí Comunicado y en Contacto Permanente

El éxito de una buena gestión de mora está en la continuidad de los procesos. No agotes la instancia en una única comunicación. Mantente en contacto permanente con las familias y da seguimiento a cada uno de los plazos que se ofrecen y se acuerdan.

Realizá Acciones contra los Tutores o Padres Morosos que No Responden

Cuando te enfrentes a situaciones de falta de respuesta es importante tomar acciones concretas. Para esto, revisá siempre el acuerdo de pago que se convino al ingresar a la institución.

Los padres deben saber que aún cuando la educación de sus hijos está garantizada por el Estado, ellos asumieron un compromiso con la institución. De allí la importancia de que todo esté debidamente explicitado en el reglamento de pago de cuotas.

Creá Acciones Preventivas

Por último y como sucede en todos los órdenes: la mejor defensa es un buen ataque. Es decir, organizá la gestión de cobranza de tu colegio en función de medidas y acciones preventivas de manera tal que te anticipes a la mora casual, pero también a los morosos crónicos.

Te proponemos algunas opciones a considerar:

• Ampliá las opciones de pago disponibles. Ofrecé billeteras virtuales (SIRO, BAPRO, entre otros), pago por ventanilla, débitos automáticos.
• Brindá beneficios por pago anticipado. Reducciones en la matrícula, algún obsequio o detalle de merchandising, incluso una suscripción a la revista escolar, por ejemplo.
• Gestioná los comunicados a través de un software especializado. Es posible programar el envío de recordatorios de pago antes de las fechas de vencimiento y luego otros comunicados según los plazos ya cumplidos.
• Tené disponibles distintos tipos de notas según el tiempo de mora. Usá comunicados diversificados según los plazos y los tipos de morosidad que presenten los padres de tu colegio.

Conclusión

A lo largo de esta nota hemos clasificado los principales tipos de padres morosos con los que te podés topar en la gestión de cobro de cuotas y matrículas para tu escuela.

Hemos hecho un recorrido acerca de los principales tipos y hemos pensado algunas estrategias que ayudan a reducir los índices de morosidad.

Nos ocupamos, entonces, de analizar:

• Tipos de padres o tutores morosos
• Algunas estrategias de abordaje
• Acciones para abordar la gestión de cobranzas en colegios.

Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:

Ley de Financiamiento Educativo: 3 Claves a 15 Años de su Sanción

Los Principales Desafíos de la Comunicación entre los Colegios y su Comunidad

Factores que Influirán en el Financiamiento Educativo Post Pandemia

Los Medios de Pago disminuyen la Morosidad

Comparativa entre Entes de Cobranza: Conoce los Pros y Contras