En otras oportunidades hemos hablado sobre la importancia que tiene la centralización de la contabilidad en las Asociaciones Religiosas, como así también el beneficio que las mismas pueden otorgar a sus colegios mediante la contratación de un software administrativo y contable.

En Argentina, muchas Asociaciones Religiosas ya han optado por la contratación de un software que les permita obtener de manera unificada los reportes contables de cada una de sus Obras. De esta manera pueden conocer cuál es la realidad económica de toda la Congregación, como así también realizar los controles periódicos de manera individual sobre la economía de los colegios, comunidades, casas de ejercicio, oratorios, etc.

Esta fue la opción elegida por la “Congregación de Hijas de María Auxiliadora – Nuestra Señora del Santo Rosario” al optar por el Centralizador Contable de AULICA. Antes de comenzar a desarrollar como fue el proceso, vamos a entender cómo está compuesta la Congregación. La misma tiene 14 Colegios distribuidos en 12 provincias y 6 Obras dedicadas a servicios espirituales.

¿Cómo fue el proceso?

La Congregación manifestó la necesidad de contar con reportes contables unificados, es por esto que decidieron contratar el Centralizador Contable. Para poder lograrlo fue necesario implementar el módulo contable en cada una de las Obras y Colegios, lo que les permitió emitir reportes tales como: libro mayor, libro diario y balance de sumas y saldos. También, pudieron consultar el Estado de Resultado y Estado de Situación Patrimonial y realizar presupuestos de ingresos y egresos estimados para ejercicio contable y compararlos con la ejecución real.

El Centralizador Contable incorpora la información de cada uno de los Colegios y Obras permitiendo a la Inspectoría de la Congregación emitir los mismos reportes, pero de manera global, es decir, centralizada.

Una vez resuelto este desafío, la Congregación identificó otra problemática vinculada a la unificación de los procesos. Si bien cada colegio debía cargar la información contable era mucho más sencillo si se automatizaba.

Les resultaba mejor que los “paso a paso” realizados por los colegios fueran los mismos, es por esto que, progresivamente, los colegios fueron contratando el Módulo Administrativo. Esto resultó (y sigue resultando) beneficioso para los Colegios ya que cuentan con los medios para mejorar la gestión. Algunas de las herramientas que brinda éste módulo son las siguientes: facturación masiva, cobranzas automatizadas con entes de recaudación, informes y reportes que permiten disminuir la morosidad, cuentas corrientes de alumnos organizadas, entre otras.

María Auxiliadora hoy en día

La Congregación cuenta con los dos módulos implementados en cada Colegio y el Centralizador en el Economato de la Casa Inspectorial. La gestión diaria se maneja desde el módulo administrativo y la contabilidad se obtiene de manera automática. Los Colegios lograron optimizar la gestión mediante diversos reportes que facilitan la toma de decisión eficiente, funcionalidades que permiten aumentar la recaudación y, consecuentemente, disminuir la morosidad y optimizar recursos (tiempo y dinero). Por su parte la Congregación, puede ingresar en cualquier momento a cada una de las Obras y consultar los reportes contables como también obtenerlos de manera centralizada, sin tener que estar esperando el envío de la información ni realizar procesos manuales.

Una vez por año se reúnen los Administradores de los Colegios y los miembros del Economato con AULICA, para analizar las conclusiones sobre el desempeño del Software. De esta manera pueden realizar consultas y conocer los nuevos proyectos que tiene la Empresa.

La experiencia de María Auxiliadora no finaliza en esa etapa, sino que sigue siendo de mejora continua. Es el deseo del equipo de AULICA brindar las herramientas para ayudar en este desafío: desde las actualizaciones en la misma plataforma hasta el acompañamiento y asesoría.

“Siempre hemos recibido del equipo de AULICA la mejor disponibilidad para encontrar medios alternativos y así poder mejorar día a día esta herramienta de información que tan vital es para cualquier organización.”
Cra Elizabeth Simon
Oficina Contable – Ma. Auxiliadora del Rosario

La experiencia contada por sus protagonistas

Ante la necesidad de contar con información consolidada de toda la congregación, para la toma de decisiones, como así también para confeccionar los estados contables, se contactó al equipo de AULICA durante el año 2014, con la idea inicial de lograr un sistema centralizador, manteniendo el sistema vigente de las contabilidades locales.

Se le pidió a la gente de AULICA en una primera instancia lograr adaptar nuestra forma de trabajo, para poder incluirla en una base centralizadora de la plataforma. Eso llevó tiempo de organizar y programar con el referente de la empresa, quien escuchó nuestras necesidades e inquietudes y luego las elevó al equipo de sistema para ver la forma de lograrlo, consiguiendo el resultado buscado en 3 meses.

Tomando como experiencia el nuevo sistema, y viendo los grandes beneficios que se podían obtener, no solo a nivel Administración Central, sino en la posibilidad de realizar un cambio más profundo en las administraciones locales, se decidió a nivel institución adoptar el módulo contable de AULICA , como único sistema de registro para todas las casas de la congregación (colegios y comunidades de hermanas) .De esta forma en el año 2016 se capacitó y se procedió a la migración al nuevo sistema. Esto trajo grandes beneficios porque se podía tener acceso al sistema desde cualquier computadora, subsanándose el problema del sistema local, la información se obtenía diariamente, ya que es una modalidad online. Se podían corregir errores de imputación cuando se detectaban, sin tener que esperar recibir toda la información compactada a fin de mes como era nuestro sistema anterior. También se podía habilitar distintos usuarios para que pudiesen tener acceso a esa información, con lo cual facilitó el control interno, permitió un trabajo más exacto en la preparación de auditorías, permitió que las Hermanas que debían tomar decisiones, pudiesen entrar a cada contabilidad local y obtener de allí en forma actualizada, el estado de las finanzas de los colegios y comunidades.

Como lo único que nos quedaba a esta altura, era el sistema de cobranza que era un sistema local, creado para todos nuestros colegios, de donde se obtenía la información de cobranza diaria, y esa información era la que se cargaba en asientos contables en el módulo contable de AULICA, es que el año pasado, se creyó conveniente, para mejorar nuestras herramientas de control interno, también adoptar como único sistema de cobro, el módulo administrativo que ofrecía la plataforma AULICA. De esta forma nos aseguramos que el circuito administrativo de cada colegio cumpla con el principio de resguardo de la información, es seguro, es cerrado, propiciando a una mayor transparencia en la gestión de cada casa.

Tenemos algunos puntos en los cuales debemos adaptar el sistema por nuestra modalidad de gestión, pero siempre hemos recibido del equipo del a platafoma la mejor disponibilidad y medios para encontrar medios alternativos y así poder mejorar día a día esta herramienta de información que tan vital es hoy en en día para cualquier organización.